没有出纳会计该怎么做账：小型企业与初创公司的账务处理指南
对于许多小型企业、初创公司或个体工商户而言，受限于预算和人力，往往难以配备专职的出纳和会计岗位。这种“一岗多能”甚至“一人兼多岗”的情况在实践中非常普遍。当企业没有专职出纳，甚至会计也需要处理部分出纳职责时，如何确保账务处理的规范性、准确性与安全性，成为一个亟待解决的问题。
本文将围绕【没有出纳会计该怎么做账】这一核心问题，为您提供一份详细、具体且具有实操性的指南，帮助您在资源有限的情况下，依然能够有效管理企业的财务。
为何没有出纳会计会带来挑战？
在讨论如何做账之前，我们首先需要理解没有专职出纳和会计所带来的主要挑战和风险：
岗位职责混淆，内部控制薄弱： 出纳负责现金、银行收付与保管，会计负责账务处理与核算。两者分离是基本的内部控制要求。如果一人兼任，舞弊和错误发生的风险将大大增加。 资金安全隐患： 现金和银行存款的保管与记录由同一人负责，容易出现挪用资金、私自交易等行为，且难以被及时发现。 账务准确性降低： 在缺乏有效监督和交叉核对的情况下，会计在处理自身经手的收付款业务时，可能因疏忽或舞弊导致账实不符。 效率低下： 会计需要花费额外的时间处理出纳事务，分散了其在核心核算工作上的精力，影响整体工作效率。 审计难度增加： 外部审计或内部检查时，由于缺乏独立记录和交叉验证，会增加审计的难度和成本。核心原则：风险控制与职责分离（有限条件下）
既然无法实现完全的职责分离，那么在“没有出纳会计”的条件下，我们必须最大限度地引入替代性的风险控制措施，并尝试在有限的人力范围内进行职责划分。
核心理念： 即使无法做到人与人的分离，也要做到事与事的分离，并辅以制度、流程和技术手段的监督。
具体操作：没有出纳会计该怎么做账？
一、明确资金管理职责与流程 1. 现金管理（若有少量现金收付）严格限制现金收付： 尽量减少现金交易，鼓励通过银行转账、移动支付等方式进行，以降低现金管理风险。
设立备用金制度： 对于小额日常开支，可设立一定额度的备用金。由指定人员（通常是业务负责人或非会计人员）负责保管和报销。
备用金领用与报销： 每次领用和报销都需填写《备用金领用单》和《费用报销单》，并附原始凭证，经授权人（如企业法人或总经理）签字审批。 定期盘点： 负责备用金保管的人员需定期（如每周或每月）与会计进行备用金盘点，核对现金余额和支出凭证。收款与付款凭证： 无论是现金收款还是付款，都必须及时开具或取得合规的收款收据或付款凭证（如发票、收据）。
2. 银行存款管理网银权限分离： 这是最关键的一环。
操作员： 由负责银行转账的实际操作人员担任，仅拥有制单、查询权限。 复核员/授权员： 由企业法人或另一位高级管理人员担任，拥有复核、授权支付的权限。绝不能与操作员为同一人。 财务软件对接： 如果财务软件支持，可以实现银行流水自动导入，减少手动录入错误。银行对账： 每月必须由会计或授权负责人进行银行对账。 将银行流水与企业账簿记录进行核对，确保账实相符，发现并处理未达账项。
资金调拨审批： 任何大额资金的内部调拨或对外支付，都必须经过严格的审批流程，由授权人签字同意。
3. 支付与收款流程所有支付凭证： 每一笔支出都必须有对应的原始凭证，如发票、合同、报销单等。凭证上需有经办人、审核人、批准人的完整签字链。
收款凭证： 收到款项时，无论现金还是银行转账，都应及时开具或取得收款凭证，并记录收入来源。
报销制度： 建立规范的费用报销制度，明确报销流程、所需凭证、审批权限和报销时限。报销单上必须附有原始发票和经手人、证明人、审批人的签字。
二、会计角色的职责与风险控制在这种情况下，会计承担了大部分核算和一部分资金管理的职责。因此，会计的自律和风险意识至关重要。
1. 会计的日常职责审核原始凭证： 会计在做账前，必须严格审核所有原始凭证的真实性、合法性、完整性和合理性。对于不符合规定的凭证，有权拒绝入账。
编制记账凭证： 根据审核无误的原始凭证，编制会计分录，生成记账凭证。
登记账簿： 根据记账凭证，逐笔登记总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账。
现金日记账和银行存款日记账： 在没有专职出纳的情况下，这两个账簿的登记通常由会计完成。但切记：日记账与银行对账单、现金盘点表需要定期核对。编制财务报表： 定期编制资产负债表、利润表、现金流量表等财务报表，并向企业负责人汇报。
税务申报： 按照税务法规，按时进行各项税务申报。
2. 会计的风险防范措施 定期向负责人汇报： 至少每月向企业负责人汇报资金收支情况、银行存款余额、现金余额、应收应付账款等关键财务数据。 交叉审核： 尽可能寻求外部支持或内部“临时”授权人进行交叉审核。例如，由企业法人或另一位了解业务的负责人定期抽查原始凭证、银行流水、费用报销单。 明细账与总账核对： 定期进行各明细账与总账的核对，确保数据一致。 票据保管： 会计应严格保管所有已入账的原始凭证、记账凭证和账簿。 三、引入第三方或技术工具辅助 1. 财务软件与云计算服务专业的财务软件： 使用金蝶、用友、浪潮或云会计等专业财务软件，能够规范账务处理流程，减少人工错误，提高效率。许多云会计服务甚至能实现银行流水自动抓取、发票自动识别等功能。
电子发票管理： 推广使用电子发票，减少纸质票据的流转和保管成本，也便于查询和管理。
2. 银行服务与支付平台企业网银： 充分利用企业网银的权限管理功能，实现制单与复核分离。
移动支付对账： 微信支付、支付宝等平台提供详细的交易明细，方便与账务记录核对。
3. 外部专业服务代理记账公司： 如果企业业务量较小，可以考虑将记账和税务申报等工作外包给专业的代理记账公司。这样可以确保专业性，并在一定程度上实现资金管理与账务核算的外部监督。
定期审计或咨询： 定期聘请注册会计师事务所进行小规模审计或财务咨询，评估内部控制的有效性，并提出改进建议。
四、制度建设与监督 1. 健全的财务管理制度即使没有专职出纳，也必须建立一套符合企业实际情况的财务管理制度，并严格执行。制度应包含：
资金收付与保管制度 费用报销制度 采购与付款审批制度 销售与收款管理制度 票据管理制度 会计档案管理制度 2. 定期内部自查与监督 负责人抽查： 企业法人或总经理应定期（如每月或每季度）抽查部分原始凭证、银行流水和财务报表，了解资金流向和账务情况。 异常预警： 关注资金异常波动、大额交易、频繁报销等情况，及时进行核查。何时考虑聘请专职出纳或会计？
虽然通过上述方法可以在一定程度上解决“没有出纳会计”的问题，但这毕竟是权宜之计。当企业发展到一定阶段，以下情况出现时，应认真考虑增设专职岗位：
业务量显著增长： 交易频繁，资金收付量大，现有人员处理起来力不从心。 资金管理复杂化： 涉及多币种、多账户、投资理财等复杂资金业务。 内部控制风险过高： 现有制度难以有效防范舞弊和错误风险。 法规要求： 随着企业规模扩大，可能面临更严格的合规性要求。 战略发展需要： 需要更专业的财务分析和支持，为企业决策提供依据。总结
【没有出纳会计该怎么做账】是一个常见但必须认真对待的问题。解决之道在于：加强风险意识，建立健全的内部控制制度（即使是有限条件下），最大限度地实现职责分离，并积极利用科技手段和外部专业服务。 核心目标是确保企业资金安全、账务准确，并为企业的健康发展奠定坚实的财务基础。
请记住，财务管理是企业运营的命脉，即使资源有限，也绝不能掉以轻心。通过科学的规划和严格的执行，您依然可以有效管理您的企业财务。
