申报单位：天津市住房公积金管理中心

案例作者：高雪敏

摘要

天津市住房公积金管理中心负责全市住房公积金缴存、提取、贷款发放、贷款回收等业务受理、审核办理及会计核算工作，在业务办理、核算管理过程中产生大量的业务票据、银行回单、记账凭证、会计账簿等纸质会计档案，随着纸质会计档案越来越多，管理难度加大，我们开始研究电子会计档案的可行性，来取代纸质会计档案。2015年12月，财政部、国家档案局颁布新的《会计档案管理办法》，明确符合条件的单位可以只留存电子会计档案。2016年，我们开始设计原始凭证、记账凭证、会计账簿电子归档流程，通过项目立项、预算申请、系统改造、协调银行传输电子回单等一系列工作，于2018年10月实现电子会计档案线上归档工作。电子会计档案线上归档以来，在有效缓解库房压力、减少会计人员工作量、节约纸质资源、实现会计档案资源共享等方面取得显著效果，值得推广学习。

背景介绍

（一）中心会计档案管理情况

天津市住房公积金管理中心负责全市住房公积金的管理和运作，管理缴存单位9万多个，缴存职工350万人，个人住房公积金贷款职工40万人，资金规模1400亿元，每天单位、职工办理缴存、提取、贷款等业务1万多笔，联动会计系统生成2万多张记账凭证，系统自动登记会计总账、明细账、银行存款日记账，会计核算中产生大量的会计档案需要归档留存。截至2014年底，中心累计产生会计档案109242卷，粗略估算占用库房面积590平米，随着中心业务量的不断增加，纸质会计档案越来越多，日常管理中暴露出很多问题：

（1）人员方面：纸质会计档案的整理、装订、归档过程，需要专业人员整理，耗费人力资源。

（2）库房压力：会计档案存储时间大部分为30年，时间较长，占用库房面积越来越多，库房压力不断加大。

（3）使用不便：纸质档案多为立卷归档、集中库房保管，调阅时需要翻阅查询，空间、时间上都会造成不便，使用率较低，使用不便。

（4）易损耗：纸质档案保管过程繁琐，经办人员整理、装订，物流部门运输，交接至档案管理人员，审计完成后入库，流转环节较多，容易毁损、丢失，保管过程中容易受潮、霉变。

（二）会计档案的法律法规

2014年以前，尚未有上位政策规定可以用电子会计档案取代纸质会计档案，2014年12月，国家档案局会同财政部修订的《会计档案管理办法（征求意见稿）》正式下发征求意见，2015年6月，修订版《会计档案管理办法（征求意见稿）》再次下发征求意见，两版《征求意见稿》均明确了符合一定条件的电子会计档案可以取代纸质会计档案保管，标志着电子会计档案将正式登台。2015年，为进一步推动中心电子会计档案发展，我们开始研究电子会计档案保管使用的策略，并完成课题研究工作。

2015年12月，《会计档案管理办法》（国家档案局令第79号）正式颁布，2016年1月1日执行，明确了符合条件的单位可以只留存电子会计档案。2016年，我们开始制定电子会计档案实施方案，通过预算申请、项目立项、系统改造、协调银行传输电子回单等一系列工作，于2018年10月实现电子会计档案线上归档工作。

总体计划

（一）电子会计档案范围

中心会计档案分为会计凭证、会计账簿、财务报告和其他四大类（详见表1），其中会计凭证包括原始凭证、记账凭证；会计账簿包括会计总账、会计明细账、银行存款日记账；财务报告包括月度、季度、年度财务报告；其他类会计档案包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册及会计档案销毁清册。

表1 中心会计档案种类 

序号

分类

具体分类

明细

保管期限

1

会计凭证

原始凭证

缴存汇总表、清册、提取通知书、提前还款申请表、余额还贷申请书、担保费补贴申请书、担保费补贴支款凭证、提前还款凭证、结清证明等系统打印票据，银行电子回单

30年

记账凭证

记账凭证

30年

2

会计账簿

会计总账、明细账、银行存款日记账

30年

3

财务报告

资产负债表、增值收益表、增值收益分配表、现金流量表

月报、季报10年，年报永久

4

其他

银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册

10年

会计档案保管清册、销毁清册

永久

按照《会计档案管理办法》规定除永久保存的会计档案外，其他定期保存期限的会计档案符合一定条件均可以只留存电子会计档案。近些年，中心每年归档会计档案约15000卷，其中财务报告1卷，其他会计档案20-30卷，剩余全部为30年保存期限的会计凭证、会计账簿，占整体会计档案的99%以上，我们发展电子会计档案的主要目标就是实现会计凭证、会计账簿的电子化存储。

（二）电子会计档案工作策略

为了便于电子会计档案归档后识别查看，我们统一归档PDF图片格式的会计档案，具体包括原始凭证图片、记账凭证图片及会计账簿图片。

（1）原始凭证

①银行电子回单

银行回单是中心重要的外部原始凭证，每笔收付款业务都有一张银行回单，中心每天收付款业务约10000多笔，就会产生10000多张银行回单，整理银行回单、与记账凭证配对需要很大的工作量。

银行电子回单，可以有效解决纸质回单不好整理的问题，设计通过特定接口，中心会计系统接收银行系统传输的银行电子回单（PDF图片格式），替代纸质银行回单。

②柜台业务票据

柜台业务票据是中心另一类原始凭证，包括缴存汇总表、缴存清册、提取通知书等业务票据，是转账凭证的附件，每笔转账凭证都附有一张或多张业务票据，中心每天柜台业务约5000笔，整理业务票据、与记账凭证的配对工作比较繁琐。

电子业务票据，可以有效解决纸质票据不好整理的问题，通过引入手写板电子设备，业务系统生成电子业务票据，职工在手写板上签字，形成PDF图片格式的电子业务票据，替代纸质业务票据。

（2）记账凭证

会计系统自动输出电子记账凭证（PDF图片格式），与原始凭证配对整理后按日归档，替代纸质记账凭证。

（3）会计账簿

会计系统自动输出电子会计账簿（PDF图片格式），按年归档，替代纸质会计账簿。

（三）电子会计档案实施安排

为了实现电子会计档案归档，我们做了如下工作：

（1）调研学习。2016年，我们先后到天津档案局、东莞公积金中心、招商银行等部门调研学习，通过与专业人员的座谈交流、现场参观学习，对电子会计档案发展规划有了更清晰的认识，汲取了宝贵的实践经验。

（2）制定归档方案。2016年底，我们制定了电子会计档案归档方案及可行性报告，反复论证电子会计档案存储的安全性，以及电子会计档案在形成和保存过程中的合法性和规范性。

（3）项目立项及招投标。2017年，我们提出业务系统、会计系统改造需求，完成项目立项及招投标工作，并协调有业务合作的19家银行做好银行电子回单改造工作。

（4）项目上线实施。2018年，中心全面开始内部业务系统、会计系统、档案系统改造开发、测试、验收工作，并协调外部19家银行做好系统对接、测试、验收工作，于2018年10月1日完成系统上线运行，实现电子会计档案的线上归档存储。

实施过程

（一）电子原始凭证归档过程

（1）银行电子回单

①调取银行电子回单。《会计档案管理办法》规定单位从外部接收的原始凭证，附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的第三方认证的电子签名，且同时满足内部电子会计档案保存条件的，可仅以电子形式归档保存。

银行电子回单属于外部原始凭证，传输过程要附有第三方认证的电子签名，中心系统与银行系统通过特定接口直连，使用CFCA加密加签方式传输银行电子回单。

②接收银行电子回单。中心系统接收银行系统传输的电子回单，使用CFCA数字证书对电子回单解密解签，并自动检查、识别有效数据信息。

③与收付款凭证配对。会计系统接收银行电子回单后，根据业务日期、银行交易流水号、业务汇划标识号、金额等关键信息与银行存款日记账账务信息比对，并按照银行交易流水号或业务汇划标识号与记账凭证建立关联关系，配在相应的记账凭证后进行关联存储。

（2）电子业务票据

电子业务票据来源于中心内部业务系统，基本分为两类，一类是不需要签字系统直接形成的业务票据，另一类是经职工签字后形成的电子业务票据，针对这两类票据的特点，适用不同的流程。

①直接存储的电子业务票据

a.形成业务票据。缴存业务办理过程中，业务系统自动生成缴存受理凭证、缴存汇总表、缴存新开户清册、补缴清册等业务票据。

b.发送会计系统。业务记账成功的，业务系统电子业务票据传输至会计系统，将电子票据信息与记账信息比对，并按照业务汇划标识号与记账凭证建立关联关系，配在相应的记账凭证后进行关联存储。

②实现电子签名后存储的电子业务票据

a.形成业务票据。住房公积金提取、异地转出、余额还贷等业务办理过程中，业务系统自动生成提取通知书、余额还贷申请书等业务票据。

b.职工电子签名。职工在办理业务时，通过柜台手写板查看业务票据内容，使用数字笔在设备上对业务票据内容签名确认，保障职工和中心之间形成的要约关系，避免在事后出现纠纷时存在双方抵赖的情况。

c.发送会计系统。业务记账成功的，业务系统将含电子签名的业务票据传输至会计系统，将电子票据信息与记账信息比对，并按照业务汇划标识号与记账凭证建立关联关系，配在相应的记账凭证后进行关联存储。

（二）电子记账凭证归档过程

（1）输出电子记账凭证。会计系统按日期范围生成PDF图片格式的电子记账凭证。

（2）电子凭证整理。每日进行电子凭证整理，将电子记账凭证与电子原始凭证（银行电子回单、电子业务票据）按照指定规则配对，按照记账凭证号顺序整理，并支持按日期、记账凭证号等信息查看记账凭证及附件原始凭证。

（3）发送档案系统。经部门领导审批后，按日期将装订完的电子会计凭证及检索信息（日期、凭证号、金额等）发送至档案系统，档案系统独立存储，完成会计凭证移交工作。

（三）电子会计账簿归档过程

会计账簿由系统自动生成，账簿数据都是电子数据，电子归档相对简单。

（1）输出电子会计账簿。每年初通过会计系统输出上一年会计账簿，生成PDF图片格式的会计总账、明细账及银行存款日记账。

（2）发送档案系统。经部门领导审批后，分年度将电子会计账簿及检索信息（日期、会计科目等）发送至档案系统，档案系统独立存储，完成会计账簿移交工作。

取得成效

中心自2018年10月开始电子会计档案线上归档工作，经过一年半的运转，取得显著效果。

（一）有效缓解库存压力

电子会计档案线上归档前，中心每年会计档案15000卷左右，按照长宽高分别为5.3米、0.55米、2.6米的档案架整齐排放，一架摆放540卷，需要28.55个档案架，占用库房面积约83.22平米，中心库房每年需预留约90平米的面积供保管下一年度的会计档案。

电子会计档案线上归档后，纸质会计档案只有部分回收业务票据、资金调度单据、年度财务报告、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等，会计凭证、会计账簿基本全部实现线上归档。2023年，中心共产生74箱纸质会计档案（折合成卷，约600卷），纸质会计档案归档量减少90%以上，大大缓解了库房压力。

（二）减少会计人员工作量

电子会计档案线上归档后，大大减少了会计人员整理会计档案的工作量：（1）线上归档前管理部会计人员每日将缴存、提取、担保费、个贷还款、个贷发放等业务票据分类整理，打印记账凭证，并将对应业务票据附在记账凭证后，统一装订；线上归档后，会计人员归档业务票据只有少数特殊业务，归档工作量减少90%以上；（2）核算运营中心会计人员不再人工分拣纸质银行回单，不用与记账凭证配对、整理、装订，节省3个会计人员的凭证整理工作；（3）每年初不再打印会计账簿，往年每年要使用约100箱纸打印会计账簿，大大减轻稽核人员工作量；（4）纸质会计档案减少90%，会计档案管理人员减少至1人，档案管理工作明显减轻。

（三）节约纸质资源

电子会计档案线上归档前，造成大量纸质资源的浪费，2012年纸质会计档案13141卷，2013年15653卷，2014年15416卷。中心每年印制会计档案盒2万个，会计档案封皮封底5万张，缴存、提取等业务票据80万本，从每年纸质资源的使用量可见，不符合节能环保的管理原则。

电子会计档案线上归档后，中心留存的纸质档案大幅降低，会计档案封袋保管，封皮封底、提取等业务票据不再印制，会计凭证、会计账簿不再批量打印，每年节省封皮封底类业务票据5万张，业务票据80万本，会计凭证及会计账簿14000卷。

（四）实现会计档案资源共享

由于住房公积金业务发展的特殊性，退休才可销户，销户时有可能对单位缴存情况、提取情况有疑问，经常会查询历史会计档案。电子会计档案线上归档前，纸质会计档案不能实现异地查询，调阅程序复杂，查阅人需填写档案调阅申请单，经部门负责人审批，由档案人员陪同到中心档案室现场查阅，部分外包存档的会计档案还要调回。

电子会计档案线上归档后，管理部查阅会计档案时不用再到中心档案室进行现场调阅，在档案系统填写调阅申请，经部门领导及档案室档案人员审批通过后，在档案系统查看电子会计档案，实现异地查询，提高调阅查询效率，同时节约调阅时间及往返费用，实现会计档案信息的高度共享。

经验总结

电子会计档案线上归档后，从缓解库房压力、减轻会计人员工作量、节约纸质资源、会计档案共享等多方面都取得很好的效果。下一步，在中心新一代系统改造中，我们会继续优化电子会计档案线上归档流程，扩大电子会计档案归档范围，将贷款回收业务票据、银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册等允许电子归档的会计档案全部覆盖，同时进一步完善电子会计档案证据链的归档工作。