给行政人固资盘点造成麻烦的,通常就是物资的变更、带出、归还以及丢失行为。因此,制定相应的规则并严格遵守很重要。
a.固定资产的变更
固定资产管理中,资产信息变更通常包括以下三步:
第一,作为转出人,首先发起变更申请,并跟进这个流程的结束。
第二,作为接收人,确认接收实物,检查固资核对无误后再做接收。
第三,由资产管理人员更新信息。
整个固定资产变更过程,看似是发生在员工与员工之间的行为,但固定资产管理人员的工作,也很重要。
b.固定资产的带出
资产管理人要完善固定资产带出大楼的标准以及流程。 明确带出目的地、申请带出的资产编号、实际带出的资产编号等。
资产带出申请,不仅有助于明确办公楼内存在的固定资产数量。同时,对于外场的固定资产的统计和盘点,也能提供一定的数据支持。
c.固定资产的归还入库
归还入库以员工发起归还入库的申请作为启动点。在这个流程中,有以下注意点:
归还入库一定是归还到资产人员手中,还给同部门的同事并不能算做归还。
在归还过程中,资产人要验收质量,以确保资产再次出库的状态。
发起申请后,等到整个归还入库的流程结束,该固资才能从员工名下清除。
然后,由IT部门出具完整的检测评估单据并给出专业的处理意见,经领导或上级部门批准后作为固定资产清理业务的凭证,据以进行清理。
接着,由资产人员联系回收商,进行报废资产的报价,报价单必须加盖回收商的印章。资产被回收时,为确保公司的信息安全,硬盘要全部拆卸,并进行物理损坏。
最后,及时交给财务人员一份回收商打款的记录、审查批准后的“固定资产报废单”,作为核算依据。
财务部门核算入账后,报废流程结束。
4、制定每日台账,掌握资产进出状况
台账,就是把设备的整个寿命周期综合起来进行记录管理,以便确定设备的经济寿命、最佳的更新时机,也是库房管理的参考依据。分析台账,能够明确每天的总工作量,合理地安排每天的工作时间,也能精准地把握固定资产出入库情况。
5、定期盘点资产,账实相符
可以通过引入固定资产管理系统,结合PDA手持设备,可以快速完成盘点工作,生成盘点报表,实现实际资产和财务的账上一致,查看