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如何做好会议记录和纪要<单位会议纪要如何写>

如何做好会议记录和纪要

一、基本概念

(一)会议分类

会议功能:制定决策、贯彻政策、统一思想、提高认识、总结经验、分析问题、研究工作、通报情况、统筹协调、纠正失误、制定对策、解决问题、提出要求等。

按照种类:有决策性会议、总结性会议、部署性会议、座谈联席性会议、宣讲性会议、表彰通报或批评性会议、预备性会议等。

按照性质:有专题性会议、综合性会议、法定性会议、临时性会议等。

大凡举办会议,都必须做好会议记录和会议纪要,以资备查和对照贯彻落实。

(二)会议记录

会议记录是会议情况的真实反映,也是了解会议决定事项执行情况的依据和凭证。不论会议规模大小,一般均应形成会议记录。

会议记录的内容主要包括两个部分:第一部分是会议组织情况,包括会议名称、时间、地点、主持人、出席人、列席人、缺席人(简单注明原因)以及记录人签名(逐项列出来)。第二部分是会议内容,是记录的主要部分,要将会议议题、讨论发言、形成的决议以及主持人的总结发言等主要内容真实地记录下来(按顺序记下来)。

(三)会议纪要

会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的正式公文,要求与会单位共同遵守和执行。法定会议、工作会议和例会都可以形成会议纪要。

会议纪要的作用有:一是总结会议成果,促进会议议而有决;二是与会者贯彻会议精神的依据;三是留存备查。

会议纪要的内容由三个部分构成:

(1)开头部分。概述会议名称、召开单位、时间地点、参加人员、会议主题、主要程序等,用简要文字交代即可。如果拟写一般性例会纪要,还应对会议主旨所依据的理由、背景以及会议遵循的指导思想进行高度概括。这样,不仅使会议的重要性、必要性和会议主旨跃然纸上,也使会议议定事项有明确的方向,下文记述有顺理成章之势。

(2)主体部分:这是纪要的核心部分,既是对会议主要精神的阐述,也是会后贯彻执行会议精神的依据,写作要点是“纪实”和“扼要”。纪要应忠实于会议实际,不能将执笔者的个人见解掺杂进去,不可随意增减和发挥,这是撰写纪要的基本原则;纪要又是对会议基本精神的提炼和概括,它主要反映会议讨论情况,特别是领导人的重要讲话精神,又必须综理其要,提炼概括,不应成为会议记录的全面重复。

(3)结尾部分。许多会议纪要,写完主体部分的最后一个问题即止。有些会议纪要,写完主体部分之后,还要另写一段诸如希望、号召和对未尽事宜加以说明等一类的文字。到底采用何种写法,要依据实际情况来确定。

(四)记录和纪要的区别

会议记录是对会议的基本情况、发言内容和进程进行记载的原始性文字材料。会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项时使用的一种法定公文。它的行文方向比较灵活,可以是上行文、下行文和平行文。

延伸解读:法定公文有15种,学校通常用到的有10种。

1.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

2.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销各单位不适当的决定事项。

3.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

4.通知。适用于发布规章,任免和聘用干部,传达上级机关的指示,转发上级机关和不相隶属机关的公文,批转下级机关的公文,发布要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。

5.通报。适用于表彰先进、批评错误,传达重要精神和告知重要情况。

6.报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

7.请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

8.批复。适用于答复下级单位请示事项。

9.函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。

10.纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。

会议纪要与会议记录不同,会议记录只是一种客观的纪实材料,记录每个人的发言,而会议纪要则集中、综合地反映会议的主要议定事项,起具体指导和规范的作用,也是机关常用的公文。

1.性质不同。会议记录是讨论发言的实录,属事务文书。会议纪要只记要点,是法定公文种类之一。

2.功能不同。会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。

3.载体样式不同。会议纪要作为一种法定公文,其载体为文件,享有《中国共产党机关公文处理条例》《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《条例》《办法》)所赋予的法定效力。会议记录的载体是会议记录簿。

4.称谓用语不同。会议纪要通常采用第三人称的写法,以介绍和叙述情况为主。会议记录中,发言者怎么说的就怎么记,会议怎么定的就怎么写,贵在“原汤原汁”不走样。

5.适用对象不同。作为公文的会议纪要,具有传达告知功能,因而有明确的读者对象和适用范围。作为历史资料的会议记录,不允许公开发布,只是有条件地供需要查阅者查阅利用。

6.分类方法不同。会议纪要种类很多。按其内容,可分为决议性纪要,意见性纪要,情况性纪要,消息性纪要等;按会议的性质,可分为会议纪要,办公会议纪要,例会纪要,工作会议纪要,讨论会纪要等。而会议记录通常只是按照会议名称来分类,通常以会议召开的时间顺序编号入档。

(五)简报和新闻

简报:简报是传递某方面信息的简短的内部小报。是具有汇报性、交流性和指导性特点的简短、灵活、快捷的书面形式。简报又称“动态”“简讯”“要情”“摘报”“工作通讯”“情况反映”“情况交流”“内部参考”等。也可以说,简报就是简要的调查报告,简要的情况报告,简要的工作报告,简要的消息报道等。它具有简、精、快、新、实、活和连续性等特点。

常见的简报有三种:一是会议简报,主要反映会议交流、进展情况;二是情况简报,反映人们关注的问题,供机关领导参考;三是工作简报,报告重大问题的处理情况以及工作动态、经验或问题等。

新闻:新闻,也叫消息,是指通过报纸、电台、广播、电视台等媒体途径所传播信息的一种称谓。是记录社会、传播信息、反映时代的一种文体。新闻概念有广义与狭义之分,就其广义而言,除了发表于报刊、广播、互联网、电视上的评论与专文外的常用文本都属于新闻之列,包括消息、通讯、特写、速写(有的将速写纳入特写之列)等等,狭义的新闻则专指消息,消息是用概括的叙述方式,以较简明扼要的文字,迅速及时地报道国内外新近发生的、有价值的事实,让别人了解。每则新闻一般包括标题、导语、主体、背景和结语五部分。前三者是主要部分,后二者是辅助部分。写法上主要是叙述,有时兼有议论、描写、评论等。新闻是包含海量资讯的新闻服务平台,真实反映每时每刻的重要事件。可以通过查看新闻事件、热点话题、人物动态、产品资讯等,快速了解它们的最新进展。

简报和新闻的区别

1.写作对象不同。简报写作对象较狭窄主要写本系统、本单位;新闻写作对象则非常宽泛,可以写本系统、本单位、也可以写其他系统和单位。

2.传播范围不同。简报传播范围狭窄,一般限于本系统、本单位内容;新闻一经发表,则面向全社会,传播范围非常广泛。

3.编写格式不同。简报有固定的报头和报尾;新闻编排时设计,则富于变化,忌固定呆板。

4.语言风格不同。简报属事务文体,语言偏重平时质朴,一般不要求形象性;新闻属记叙文体,在真实的基础上,语言讲究文采,可读性强。

二、如何做好会议记录

会议记录中通常存在的问题:

一是会议情况的基本要素、会议内容不够齐全完整。有的记录缺少相关环节(议题、票决、党委成员表态发言、决议、领导末位发言),有的没有党政领导签字背书。

二是会议时间的记录顺序不规范。

三是书写纸张、记录本规格标准不统一。

四是字迹潦草、模糊、书写不认真,不便于长期保存,不便于查询利用。

五是会议内容记录混乱,比如党委会、党政联席会议、行政领导班子办公会、民主生活会记录等混记,合用一个记录本等。

结合存在的问题,应从以下几方面做好会议记录。

(一)会议准备

1.拟定会议议题。一般由单位办公室征集并拿出拟上会研究的议事内容,填写上会议题呈报表,提请党政主要领导审批通过后,确定会期。

2.会前沟通。会前将上会议题发至与会人员,或由主管领导先征求与会人员的意见。重要议题,特别是研究干部工作,党政主要领导要做好会前协商沟通,主要观点达成一致,避免会上临时动议。

(二)规范会议流程和会议纪律

要清楚各种会议的议事规则(基本原则、议事范围和主要内容、议事方法,有的会议比如支部会还有频次的要求)。

会议本着谁主持谁负责的原则,分别按议事的主要议题确定主持人,以研究党委工作为主的由党委书记主持;以研究行政业务工作为主的由院长或者分管领导主持。应一事一议,坚持少数服从多数,任何决定的做出都须经出席会议的成员过半数通过方为有效。对未能出席会议的人员,召集人或主持人会后应向其转告本次会议的情况及决定。党政领导班子议事时,凡涉及到本人及与本人有夫妻关系、直系血亲关系及近姻关系人员的职务聘任、奖惩等问题时,本人应回避。

什么事该上什么会,按什么程序议,参加会议的是谁?列席会议的是谁?应该回避的是谁?组织会议的人(主要是办公室主任)要心中有数,该讲的讲到,该提醒的提醒到。

(三)指定专门记录人

要指定政治思想过硬,才思敏捷、认真负责,具有一定的文字功底,尤其要字迹工整的同志担任会议记录人。记录人要会前熟悉掌握议题内容,会议过程中要围绕会议议题、会议主持人和主要领导发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录。记录人要保持会议记录的真实性、原始性,不能随意提炼、增添、删减,更不能移花接木、张冠李戴。要做到时间顺序准确,层次分明,段落清楚,语句通顺,标点符号、字迹清晰,避免错别字。为确保会议记录达到上述要求,会上可先记草稿(必要时可录音、录像),会后再整理定稿,最后请会议主持人审核无异议后签名背书。

(四)统一、规范记录用品

关于会议记录组件归档的要求,在国家档案局发布的档案行业标准《归档文件整理规则》中规定,会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件。显而易见,会议记录用本子记录或是纸张记录(符合对纸张要求的前提下),都是符合档案管理要求的。但是,机关、企事业单位会议记录所使用的记录本规格不统一,大小记录本随意混用,其中使用幅面B5型(210mmX276mm和176mmX250mm)的较多。不仅大小本子混用,而且与法定公文用纸(采用国际标准,幅面A4型297mm×210mm)不统一。这种情况,不便于后期整理归档,再者使用本子记录,查询利用时,总是不如“一次会议为一件”更方便、更安全。还有一点提醒我们,中国共产党机关公文B5型纸沿用几十年,于2012年7月1日起废止,启用A4型。可以看出,规范、统一用纸是发展趋势,因此,个人意见更倾向推荐会议记录使用纸张,幅面统一采用国际标准A4型。

(五)统一会议记录格式

会议记录基本要素要齐全、完整,记录格式要统一。为防止记录的随意性造成记录项目缺失,可预先制作会议记录模板。

主要要素包括:

1.会议名称和届次。

2.会议召开的日期(起止时间),地点。

3.编页(凡有文字的页面依次标注页码),注明该次会议记录总页数。

4.参会人员信息。召集人 (主持人)姓名,出席和列席会议人员的姓名及出席、列席和缺席情况。

5.会议记录人。

6.会议议题(多项议题依次列出)。主持人、汇报人、与会成员分别发表意见(记重点,特别是明确表达的不同意见,主持人最后的总结性意见),会议决定、决议事项(重大事项要票决、 决议,多个会议议题分别进行决议)。

7.党政一把手或主持人签字背书。

三、如何写好会议纪要

只有会议记录做好了,才能写好会议纪要。不管出不出纪要,首先把记录做好。

(一)基本写法

根据会议性质、规模、议题等不同,会议纪要大致可以有以下几种写法:

集中概述法。这种写法是把会议的基本情况,讨论研究的主要问题,与会人员的认识、议定的有关事项(包括解决问题的措施、办法和要求等),用概括叙述的方法,进行整体的阐述和说明。 这种写法多用于召开小型会议,而且讨论的问题比较集中单一,意见比较统一,容易贯彻操作,写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多,可分条列述。

分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议,一般要采取分项叙述的办法,即把会议的主要内容分成几个大的问题,然后附上小标题,分项来写。 这种写法侧重于横向分析阐述,内容相对全面,问题也说得比较细,常常包括对目的、意义、现状的分析,以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。

发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理,提炼出内容要点和精神实质,然后按照发言顺序或不同内容,分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置,需要了解与会人员不同意见的会议纪要,可采用这种写法。

(二)结构形式

一般而言,会议纪要主要包括以下几方面的内容:

标题。有两种格式:一是,会议名称加纪要,也就是在“纪要”两个字前写上会议名称。如《全国教育工作会议纪要》《西安理工大学党委常委会会议纪要》。会议名称可以写简称,也可以用开会地点作为会议名称。如《京、津、沪、穗、汉五大城市治安座谈会纪要》《郑州会议纪要》。 二是,把会议的主要内容在标题里揭示出来,类似文件标题式的。如《关于加强纪检工作座谈会纪要》《关于落实省委领导同志批示加强校园周边环境治理的会议纪要》。

开头。简要介绍会议概况,其中主要包括以下几方面内容:(1)会议召开的形势和背景;(2)会议的指导思想和目的要求;(3)会议的名称、时间、地点、与会人员、主持者;(4)会议的主要议题或解决什么问题;(5)对会议的评价。

正文。它是纪要的主体部分,是对会议的主要内容、主要精神、主要原则以及基本结论和今后任务等进行具体的综合和阐述。

结尾。一般写法是提出号召和希望。但要根据会议的内容和纪要的要求,有的是以会议名义向本地区或本系统发出号召,要求广大干部认真贯彻执行会议精神,夺取新的胜利;有的是突出强调贯彻落实会议精神的关键问题,指出核心问题;有的是对会议做出简要评价,结合提出希望要求。

落款。这是会议纪要的最后部分。主要是写明发文单位和发文日期即可。

(三)会议内容的取舍

在会议内容的取舍上,要注意做到“去粗取精”,把握议题的侧重点。会议纪要是对会议的主要精神和议定事项的记载和表述,抓住会议的中心议题,侧重表述已经取得的一致的或基本一致的意见,去“粗”留“精”。做到“四善于”:一是善于区分出讨论性意见和表态性、结论性意见的差别;二是善于抓住主管领导、重点部门或某些权威人士发言的实质;三是善于领会把握会议主持人的总结性发言;四是善于统合大多数与会者形成共识的意见。

具体来讲,要从三个方面着手:

围绕会议研究的中心议题。中心议题就是会议应研究和解决的主要问题。把与中心议题关系密切的主要意见尽量写充分、写完整。 有时会议的中心议题明确,但有时也不十分明确,或一个会议同时讨论多个议题,且难分主次。遇到这种情况,应把难分主次的几个问题视为一个中心议题中的几个子议题,放在基本同等的位置上,分题归纳整理。在纪要的正文中明确写成“一、关于×××问题”、“二、关于×××问题”等。

围绕与会人员取得的一致性意见。对于起指导作用的会议纪要,应该表述与会人员在讨论中形成的一致意见或基本一致的意见。但与会人员在围绕中心议题发言中,往往在有些问题上看法不完全一致。遇到这种情况,应该对各种意见进行认真的研究,然后归纳整理完全一致或基本一致的意见。对少数人提出的意见,如果没有被会议否定,也应该采纳。如果有些意见分歧较大,会议没有能够统一认识,就不应写入纪要中去。

围绕会议主持人的总结性讲话。一般召开重要会议,大家围绕中心议题讨论后,在会议结束时,主持人会把会议认可的大多数人的意见、观点等,归纳起来进行总结性讲话,对需决定的事项进行“拍板”。这是写入会议纪要的最好材料,也是最便于抓住的“纲”。在写入纪要时,要言简意赅,但必须把问题说明白,讲清楚。

延伸解读经验:

加工处理文字。一是理顺。理顺,包括两个方面的工作,一个是根据讲话内容划分不同的部分,让读者看后能够明确会议纪要的主旨和内容。一般而言,参加会议者的讲话基本是一种“即席性”的,有的可能有个讲几部分的书面提纲,有的虽没有提纲,但事先也会有个“大概讲几块”的考虑。像这两种情况,整理时分几个部分都比较明确。有的则事先没有提纲,也没有“讲几块”的考虑,而是全赖即席发挥,边想边讲。像这类“即兴发挥”、内容较散乱和冗长的,就应予以统揽全篇、划分内容、合理取舍。再一个工作,就是无论哪一种“即席发挥”,整理时都要将前后交叉、“枝节”重复的内容进行分类合并,让其各归其主(即划归到各小标题下)、各表其意,使纪要提纲契领、简明扼要。二是修改。口头语言与书面语言的最大差别在于前者表达灵活随意而直白,后者必须严谨规范、缜密准确、逻辑分明。因此整理时必须在对记录稿的大幅度“修改”上下功夫。比如,对“估价”“探讨”之类的话,就要注意“过”;对一般性、常规性的话,就要注意“漏”;对讨论性、建议性的话,就要注意“捡”;对总结类、归纳类的话,则要注意“敲”,使其更为严谨。在语言的修改方面,应尽量去除“口语”,代之以规范性的书面语言;在内容的取舍上,要注意用分析、剥离的方法,去掉“虚”的部分,保留“实”的部分,增强可操作性(一般情况下,不用修饰性词语,不用感情色彩丰富的词语);在秩序安排上,则要注意“要次分明,以主为先”,也就是重要的内容一定要安排在前面,以示突出重点。三是补删。会议纪要的补删工作既很重要,也很经常,同时必须坚持原则。从“补”这方面来讲,一是补缺,二是延伸。补缺,就是对应讲未讲、有必要补充的问题,整理时要予以补上去,也可以说是一种“补充回忆”;延伸,就是对讲得不够透彻、容易使人产生误解的问题,整理时要顺着讲话者的原意作适当补充和深化,使之更为合理、充实和完善。从“删”的方面来讲,除了注意删除前后重复的内容和与议定主题关系不大的内容外,更重要的是要注意删除那些政治敏感性比较高、不宜大范围知晓的内容,也可以说是删去那些多余的话和不可操作性的内容。

用好规范语言。会议纪要十分讲究表述层次,先写什么,后写什么要非常明确,语言要十分规范,要少用修饰词,不讲含糊不清、模棱两可的话。要站在会议的高度,综合全局的意见,而不能突出个人的意志。通常这种层次是用一些约定俗成的专用语言来表达的,如常用的规范语言有“会议听取了”“会议认为”“会议指出”“会议要求”“会议强调”“会议决定”“会议原则同意”等。

一是会议的精神,一般由“会议认为”等导语开头,写工作的总体情况分析、工作的重要意义和主要原则等;

二是会议的成果,一般由“会议明确”“会议决定”等导语开头,写会议对问题怎么办、工作怎么干等总体上的决策和部署;

三是会议的要求,一般由“会议要求”“会议强调”等导语开头,写具体的工作安排和各部门要承担的具体任务等。

 

(由党委办公室副主任惠海龙整理、编写)

  惠海龙,男,现任党委办公室副主任,曾先后在图书馆、校友工作处、发展规划处、校长办公室工作。期间,多次参与学校重大规划、重要制度的起草编制和重要活动、大型会议的组织筹备工作。目前负责学校党务公文办理以及党委会、常委会等决策会议的具体组织和文件起草等工作,积累了较为丰富的办文办会及办公室工作经验。

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