确保要大纲显示的数据的每一列在第一行 (例如“区域) ”在第一行中包含类似事实，并且要分级显示的区域没有空白行或列。
如果需要，分组详细信息行可以具有相应的摘要行-小计。 若要创建这些项，请执行下列操作之一：
使用“分类汇总”命令插入汇总行
使用“分类汇总”命令，可在每组明细行的紧下方或上方插入 SUBTOTAL 函数，并自动为您创建分级显示。 有关使用 Subtotal 函数的详细信息，请参阅 SUBTOTAL 函数。
插入自己的汇总行
在每组明细行的紧下方或紧上方插入您的含有公式的汇总行。 例如，在三月和四月销售数据行的下方（或上方），使用 SUM 函数对这两个月的销售额进行分类汇总。 本主题稍后将显示此示例表格。
默认情况下，Excel 会在汇总的详细信息下方查找摘要行，但可以在详细信息行上方创建它们。 如果在详细信息下方创建了摘要行，请跳到下一步 (步骤 4) 。 如果在详细信息行上方创建了摘要行，请转到 “数据 > 大纲”，然后选择对话框启动器。
“设置”对话框随即打开。
在“设置”对话框中，清除“ 详细信息下方的摘要行 ”复选框，然后选择“确定”。
分级显示数据。 请执行下列操作之一：
自动分级显示数据
在要边框的单元格区域中选择一个单元格。
转到 “数据 > 大纲 > 组 > 组”，然后选择“自动大纲”。
手动分级显示数据
重要: 手动对大纲级别进行分组时，最好 显示所有数据 ，以避免错误地对行进行分组。
若要 (级别 1) 概述外部组，请选择外部组包含的所有行 (即详细信息行，如果添加了这些行，则其摘要行) 。
1.第一行包含标签，未选中。
2. 由于这是外部组，因此选择包含小计和详细信息的所有行。
3. 不要选择总计。
转到 “数据 > 大纲 > 组 > 组”。 在“组”对话框中，选择“行”，然后选择“确定”。
提示: 如果选择整行而不是仅选择单元格，Excel 会自动按行分组 -“组”对话框甚至不会打开。
分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。
或者，分级显示一个内部嵌套组，即给定数据部分的明细数据行。
注意: 如果不需要创建任何内部组，请跳到下面的步骤 f。
对于每个内部嵌套组，请选择与包含汇总行的行相邻的明细数据行。
1. 可以在每个内部级别创建多个组。 此处已将两个部分分组到级别 2。
2. 此部分已选中并准备分组。
3. 不要为要分组的数据选择摘要行。
转到 “数据 > 大纲 > 组 > 组”。
在“组”对话框中，选择“行”，然后选择“确定”。 分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。
提示: 如果选择整行而不是仅选择单元格，Excel 会自动按行分组 -“组”对话框甚至不会打开。
继续选择并组合内部行，直到创建了分级显示中需要的所有级别。
如果要取消对行进行分组，请选择行，然后转到“数据 > 大纲 > 取消分组 > 取消分组。
还可以取消组合大纲部分，而无需删除整个级别。 按住 Shift 的同时选择组的 或 ，然后转到“数据 > 大纲 > 取消分组 > 取消分组”。
重要: 如果在隐藏详细信息数据时取消组合大纲，则详细信息行可能保持隐藏状态。 要显示数据，请拖动与隐藏的行相邻的可见行号。 然后转到“开始 > 单元格 > 格式”，指向 “隐藏 & 取消隐藏”，然后选择“取消隐藏行”。