对于刚刚成立的新公司来说，如何开具发票是运营初期面临的首要难题之一。发票不仅是企业收支的凭证，更是税务合规性的重要体现。本文将为刚成立的公司详细解答“怎么开票”这一核心问题，从前期准备、具体操作到常见问题，提供一份全面、实用的开票指南，帮助您的企业顺利迈出第一步。
一、刚成立的公司开票前准备：万事俱备，只欠发票
在您的公司能够正式开票之前，需要完成一系列重要的前期准备工作。这些步骤是确保合法合规开票的基础。
1. 完成公司注册与税务登记
工商注册： 确保您的公司已完成市场监督管理部门的注册，取得营业执照。 税务登记： 在取得营业执照后，需在规定时间内前往主管税务机关（或通过线上税务平台）完成税务登记。现在通常实行“多证合一”，您在办理工商注册时，税务登记信息会一并生成，但仍需登录税务局网站进行纳税人信息确认和实名认证。 银行开户： 设立公司基本存款账户，这是未来收取款项和缴纳税款的必要条件。2. 确认纳税人身份：小规模纳税人还是一般纳税人？
这是决定您开票种类和税务处理方式的关键一步。刚成立的公司通常会默认核定为小规模纳税人，但符合条件也可申请认定为一般纳税人。
小规模纳税人： 特点： 税率较低（通常3%征收率），但不能抵扣进项税额。 开票： 可自行开具增值税普通发票；如需开具增值税专用发票，需向税务机关申请代开或自行开具（满足一定条件，如办理了增值税发票管理系统）。 适用： 适合业务量不大、成本中进项税额较少的企业。 一般纳税人： 特点： 税率较高（如9%、13%等），但可以抵扣进项税额。 开票： 可自行开具增值税专用发票和增值税普通发票。 适用： 适合业务量大、进项税额较多、需要为客户开具增值税专用发票（以便客户抵扣）的企业。选择建议： 首次核定为小规模纳税人是更稳妥的选择。待业务量和需求增长后，可随时申请转为一般纳税人。
3. 申领税控设备与发票
这是开票的“硬件”和“纸张”准备。
购买税控设备（税务UKey或税控盘）： 这是开具增值税发票的必备工具。您需要到主管税务机关指定的税控设备服务单位购买，并进行初始发行和发行培训。税务UKey目前更普及，功能更集成。 申请发票核定： 根据您的业务需求和纳税人身份，向税务机关申请核定可以领购的发票种类、数量和每次领购的最大数量。 领购发票： 核定完成后，您就可以携带税务UKey、发票领购簿等资料前往税务机关办税服务厅或通过电子税务局线上申领发票。4. 安装开票软件与初始设置
安装增值税发票管理系统（或对应的开票软件）： 购买税控设备后，服务单位会提供相应的开票软件。将软件安装在指定电脑上。 初始设置与培训： 首次使用需要进行初始化设置，包括导入企业信息、设置开票税率等。强烈建议参加税务机关或税控服务商提供的免费培训，了解软件操作流程、发票开具规范及注意事项。二、刚成立的公司怎么开票：具体操作流程
完成了前期准备工作后，您就可以着手实际的开票操作了。以下以开具增值税普通发票为例，详细说明流程。
1. 登录税控开票软件
将税务UKey插入电脑，双击桌面上的增值税发票管理系统图标，输入正确的密码登录。
2. 选择发票种类
进入系统后，根据您的业务需求选择需要开具的发票种类，例如：“增值税普通发票开具”或“增值税专用发票开具”。
3. 填写开票信息
这是开票的核心步骤，务必准确无误。
a. 购买方信息 购买方名称： 必须是对方公司的全称或个人姓名。 纳税人识别号（税号）： 对方公司的唯一识别码，非常重要。如果对方是个人或非企业单位，则无需填写。 地址、电话： 对方公司的注册地址和联系电话。 开户行及账号： 对方公司的开户银行名称和银行账号。提示： 以上信息需要向购买方索取，特别是纳税人识别号，如不准确会导致对方无法认证或入账。
b. 销售方信息（系统自动带出） 您的公司名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。请核对是否正确。 c. 商品或服务信息 货物或应税劳务名称： 根据实际交易内容填写，可选择系统自带的商品编码或自行维护。 规格型号（可选）： 如果有，请填写。 单位、数量、单价： 按照实际交易填写。 金额： 系统会自动根据数量和单价计算出。 税率： 根据您的纳税人身份和商品/服务类型选择正确的税率（如小规模3%，一般纳税人6%、9%、13%等）。 税额： 系统自动计算。 d. 价税合计、备注、收款人、复核人等 价税合计： 系统自动计算，即最终的价税总额。 备注栏： 如有特殊说明可在备注栏填写，例如合同号、项目名称等。 收款人、复核人： 通常填写财务人员姓名。4. 复核与确认
在点击“开具”前，务必仔细核对所有填写的信息，尤其是购买方名称、纳税人识别号、金额、税率等关键信息，确保无误。一旦开具，修改起来会比较麻烦。
5. 打印发票
确认无误后，点击“打印”按钮。系统会提示您将空白发票放入专用打印机中，进行打印。
6. 加盖发票专用章
打印出的发票需要在指定位置（通常是销售方盖章处）加盖您的公司“发票专用章”。发票专用章是企业对外开具发票的法定印章，不能用公章代替。
7. 发票上传与报税
开票软件会将开具的发票信息自动上传至税务机关。您每月（或每季度）还需要根据开具的发票数据进行增值税纳税申报。这是发票开具后的后续合规步骤。
三、刚成立的公司开票常见问题与注意事项
新公司在开票过程中，难免会遇到各种问题。了解这些常见问题并提前防范，能帮助您更好地管理发票事务。
1. 发票开错了怎么办？
发票开具错误是常见情况，处理方式取决于错误类型和发票状态。
尚未打印或未上传： 直接在开票软件中作废即可。 已打印但尚未交付给对方： 在开票软件中作废，并在纸质发票上注明“作废”并妥善保管。 已交付给对方但对方尚未认证（增值税专用发票）或入账（普通发票）： 增值税专用发票： 需要对方退回发票，然后您在开票软件中作废。 增值税普通发票： 同样需要对方退回发票，然后您在开票软件中作废。 已交付给对方且对方已认证或已入账： 增值税专用发票： 无法直接作废。需要开具“红字增值税专用发票信息表”，由税务机关审核通过后，再开具红字发票冲销原错误发票。具体流程复杂，建议咨询税务顾问。 增值税普通发票： 同样无法直接作废。通常需要开具红字普通发票进行冲销。重要提示： 增值税专用发票的作废或红冲流程较为严格和复杂，务必谨慎操作，遵循税务机关的规定。
2. 发票额度不够用怎么办？
如果您的业务量突然增大，已核定的发票数量或开票总金额无法满足需求，您可以向主管税务机关申请增版增量。税务机关会根据您的实际经营情况进行审核。
3. 如何区分增值税普通发票和增值税专用发票？
增值税普通发票： 票面上无“抵扣联”，购买方不能凭此抵扣进项税额，主要用于记录经营业务和作为财务核算的原始凭证。 增值税专用发票： 票面上包含“抵扣联”和“发票联”，购买方凭此可以在其应纳税额中抵扣进项税额。4. 开具发票的常见错误
信息不全或错误： 购买方名称、税号、地址电话、开户行账号等信息填写错误或遗漏。 税率选择错误： 适用税率不符，导致多缴或少缴税款。 商品编码选择错误： 影响税务局对商品性质的判断。 发票盖章不规范： 未加盖“发票专用章”或盖章模糊。 一票多开： 在一张发票上开具了不属于同一类别的商品或服务。5. 发票的管理与保存
开具和收取的发票都必须妥善保管，并建立完善的档案管理制度。
已开发票： 留存联和作废发票应按顺序装订成册，至少保存十年。 已认证的进项发票： 同样需要妥善保管。 电子发票： 需进行电子归档，并确保文件完整性、真实性，可随时查阅和打印。6. 小规模纳税人代开增值税专用发票
如果您的公司是小规模纳税人，但偶尔需要为客户开具增值税专用发票，可以携带相关资料（如合同、经办人身份证等）前往主管税务机关办税服务厅申请代开。税务机关会按照3%的征收率代开专票。
四、总结与建议
刚成立的公司在开票初期可能会感到手足无措，但只要按照上述步骤，认真学习和操作，就能够逐渐熟练掌握开票流程。税务合规是企业健康发展的基础，切勿抱有侥幸心理。
我们的建议是：
熟悉政策： 定期关注税务局发布的最新政策和公告。 专业指导： 如果对某些环节不确定，及时咨询税务机关、专业的会计师事务所或税务顾问。 细致耐心： 开票工作要求严谨细致，养成核对的好习惯。 持续学习： 随着业务发展和税务政策的变化，不断学习更新的税务知识和操作技能。希望这份详尽的指南能帮助您的新公司在开票之路上走得更加顺畅，为未来的发展打下坚实的基础！
