在企业的日常经营活动中，会计核算通常以合规的原始凭证为基础，其中最常见、最核心的原始凭证就是发票。然而，由于各种原因，有时我们确实会遇到一些经济业务已经发生，但却无法取得合法发票的情况。这时，许多会计人员会面临一个棘手的问题：没有发票如何做会计分录？这不仅关系到账务处理的准确性，更可能牵扯到税务合规性及企业所得税前扣除的风险。
本文将从多个维度，详细解析在没有发票的情况下，企业应如何进行合规的会计分录处理，以及如何规避潜在的税务风险。
一、 为什么会出现没有发票的情况？
在深入探讨处理方法之前，我们首先需要了解为什么会出现没有发票的业务场景。常见的包括：
小额零星采购： 某些个人或小商贩提供的服务或商品，对方可能无法提供或不愿意提供发票。 内部费用分摊： 如固定资产折旧、无形资产摊销、待摊费用摊销等，本身没有外部交易，自然没有发票。 银行手续费、利息收入/支出： 银行通常以对账单或内部通知单作为凭证，不直接开具发票。 员工报销： 员工因公发生的交通费、餐费等小额支出，有时会因各种原因未能取得发票。 政府部门或公益机构收费： 某些行政事业性收费、罚款、捐赠等，可能开具行政收据或捐赠票据，而非税务发票。 非经营性收入或支出： 例如接受捐赠、处置废品残料的收入等，可能对方没有开票义务或不具备开票资质。 发票遗失： 已取得发票但保管不善导致遗失。理解这些情况有助于我们判断业务的性质，并选择正确的替代凭证。
二、 会计分录的核心原则：有据可循
没有发票并不意味着没有原始凭证。 会计核算的基本要求是“有据可循”。即使没有发票，也必须有其他合法、真实、有效的原始凭证来证明经济业务的真实发生、金额准确以及权责归属。这些替代凭证是会计分录的合法依据。
原始凭证的合法性与有效性要求：
内容真实：反映经济业务的实际情况。 要素齐全：包含业务内容、日期、金额、经办人、审批人等。 手续完备：有相关的审批、验收、收款、付款等签名或盖章。三、 替代发票的合法有效凭证
在没有发票的情况下，以下是可作为会计分录依据的常见替代凭证：
1. 收付款凭证、银行对账单及相关业务单据
➢ 适用场景：银行手续费、利息收支、代扣代缴款项等 收款凭证、付款凭证： 银行或金融机构开具的盖章收据、电汇凭证、银行结算凭证等，证明资金的流入或流出。 银行对账单： 银行定期发送的对账单，清晰列示了各项资金往来，可作为银行手续费、利息收支的原始凭证。 内部审批单： 结合银行对账单，辅以企业内部的付款审批单或内部结算单。重要提示： 对于银行手续费等，仅有银行对账单通常不足以作为税前扣除凭证。企业内部需有明确的审批流程和相应的记账凭证，证明该费用的真实发生。
2. 内部凭证与审批文件
➢ 适用场景：折旧摊销、成本结转、员工报销、存货盘点等 固定资产折旧计算表、无形资产摊销表： 内部根据资产原值、预计使用年限、残值率等计算出的明细表，并经相关部门负责人签字批准。 费用报销单： 员工出差、采购小额物品等填写的报销单，须附带消费小票、车票、住宿凭证、会议通知等辅助证明材料，并经部门经理、财务负责人等审批签字。 材料领用单、产成品入库单： 内部流转的物料凭证，用于成本核算和结转。 资产盘点表： 经盘点负责人和财务负责人签字确认的盘点表，用于处理盘盈盘亏。 会议纪要、内部决议： 涉及重大事项决策、费用分摊等，可作为相关业务发生的佐证。3. 合同/协议、收据与验收单
➢ 适用场景：小额采购、劳务支出、租金等 合同或协议： 明确交易双方、交易内容、金额、支付方式等。即使没有发票，合同也能证明业务的合法性和真实性。 收款收据： 对方开具的加盖财务专用章或业务专用章的收据，注明收款事由、金额。需要注意的是，收据不能作为增值税进项抵扣凭证，也不能直接作为企业所得税税前扣除凭证，但可作为资金流向和业务发生的辅助证明。 送货单、入库单、验收单： 证明商品或服务已交付或验收合格。 支付凭证： 如银行转账凭证、支付宝/微信支付记录等，证明款项已实际支付。重要提示： 对于非正规收据，需与合同、银行支付凭证、验收单等形成证据链，共同证明业务的真实性。
4. 税务机关代开发票或完税凭证
➢ 适用场景：向个人采购、小规模纳税人无法开具发票等 税务机关代开发票： 如果是向个人或不具备开票资质的单位采购，可要求对方去税务机关代开普通发票或增值税专用发票。这是最合规的解决方案。 税收缴款书或完税证明： 对于代扣代缴的个人所得税、社保等，税务或社保部门出具的缴款书或完税证明是有效的原始凭证。5. 报纸公告、法院判决书、公证文书等
➢ 适用场景：财产损失、债务重组、诉讼费用等 法律文书： 如法院判决书、调解书、仲裁裁决书等，可作为法律费用、赔偿金等支出的原始凭证。 公证文书： 经公证的各项文件。 报纸公告： 用于证明某些费用（如报失公告费）的发生。四、 具体业务场景下的会计分录处理及凭证要求
1. 小额零星采购（例如：购买办公用品、清洁用品，对方无票）
所需凭证：
采购申请单或审批单。 对方出具的收据（加盖公章或手写签字）。 付款凭证（如银行转账记录、微信/支付宝支付记录截图等）。 入库单或验收证明（若有实物）。 经办人、审批人签字确认。会计分录示例：
假设购买办公用品500元，对方无发票，只有收据和支付凭证。
借：管理费用—办公费 500 贷：银行存款/库存现金 500
注意事项： 此类支出一般难以进行增值税进项抵扣，且在企业所得税前扣除时，可能面临税务机关对真实性的质疑。建议尽量要求对方代开发票或选择有发票的供应商。
2. 员工差旅或业务招待费报销（部分无发票）
所需凭证：
员工填写的费用报销单（详细列明项目、金额、日期、事由）。 相关佐证材料： 交通：机票行程单、火车票、汽车票、打车小票（部分城市可要求开具电子发票）。 住宿：酒店住宿清单、预订确认单（尽量要求发票）。 餐费：消费小票、签单（尽量要求发票）。 其他：会议通知、业务洽谈记录等。 领导或部门经理审批签字、财务复核签字。 支付凭证（如个人垫付的支付记录）。会计分录示例：
假设员工报销差旅费1500元，其中包含500元无发票的交通费（仅有打车小票）。
借：管理费用—差旅费 1500 贷：应付职工薪酬—报销款 1500 （支付时） 借：应付职工薪酬—报销款 1500 贷：银行存款/库存现金 1500
注意事项： 无发票的报销项目在税前扣除时风险较高。建议企业建立严格的报销制度，明确无发票情况的处理上限和审批流程，并尽可能取得合法票据。
3. 银行手续费、利息收入/支出
所需凭证：
银行对账单（显示相应交易）。 银行出具的扣款凭证或业务通知单（如有）。 内部审批单（如：经财务部门负责人审批的银行费用确认单）。会计分录示例：
假设银行扣取手续费50元。
借：财务费用—银行手续费 50 贷：银行存款 50
注意事项： 银行手续费通常凭银行对账单即可在企业所得税前扣除，但需注意其真实性与合理性。
4. 固定资产折旧与无形资产摊销
所需凭证：
固定资产卡片或台账。 折旧计算表（包含资产名称、原值、累计折旧、净值、折旧方法、折旧年限、本期折旧额等，并经相关部门负责人签字确认）。 无形资产摊销表。会计分录示例：
假设本月计提管理部门固定资产折旧10000元。
借：管理费用—折旧费 10000 贷：累计折旧 10000
注意事项： 此类业务属于内部核算，无需外部发票。
5. 代扣代缴个人所得税或社会保险费
所需凭证：
税务机关或社保部门出具的税收缴款书或完税证明。 工资发放表（显示代扣明细）。 个人所得税申报表。会计分录示例：
假设本月代扣代缴员工个人所得税5000元。
借：应付职工薪酬—代扣款 5000 贷：应交税费—应交个人所得税 5000
（上交时）
借：应交税费—应交个人所得税 5000 贷：银行存款 5000
注意事项： 以完税证明或缴款书作为原始凭证。
6. 遗失发票的处理
发票遗失是一种特殊情况，虽然曾经有发票，但实际操作中需按照没有发票的情况处理。
所需凭证：
向开票方索取发票复印件，加盖开票方发票专用章。 开票方提供书面证明，证明其已开具该发票，并写明丢失发票的基本信息（购销双方名称、发票种类、代码、号码、金额、税额等）。 加盖本单位公章的支付凭证复印件。 本单位内部的业务审批单、入库单、验收单等证明业务真实的凭证。 企业内部对发票遗失情况的说明和责任认定。处理方式： 根据税法规定，如果丢失的是增值税专用发票，需要进行一系列复杂的认证和抵扣手续。对于普通发票，通常需要上述证明材料，以确保其税前扣除的合规性。
五、 税务风险与合规性提醒
在没有发票的情况下做会计分录，最大的风险在于税务合规性，特别是企业所得税税前扣除问题。
增值税： 没有增值税专用发票，就无法进行增值税进项抵扣。即使有普通发票，也仅能作为费用凭证，不能抵扣增值税。 企业所得税： 《企业所得税法》第八条规定，企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。同时，《企业所得税法实施条例》第二十七条明确，企业所得税法第八条所称有关的支出，是指与取得收入直接相关的支出。合理的支出，是指符合生产经营活动常规，应当或者可以取得而没有取得发票的支出，按照税务机关的规定进行证明。核心要点：
真实性是前提： 无论是否有发票，业务必须真实发生。这是税务稽查的根本。 合理性与关联性： 支出必须与企业的生产经营活动相关，并且金额合理。 证据链完整： 仅凭单一凭证（如收据）可能不足以支撑税前扣除。应尽可能收集多方位的辅助证据，形成完整的证据链，证明业务的真实发生及款项的实际支付。 税法规定优先： 对于特定类型的支出（如职工福利费、业务招待费、广告宣传费等），税法有明确的扣除标准和凭证要求，即使有其他凭证，也需符合税法规定。 税务机关可能要求补充举证： 在没有发票的情况下，税务机关有权要求企业提供更充分的证据来证明支出的真实性、合理性。政策依据： 国家税务总局公告2018年第28号《关于发布的公告》中明确指出：“企业在境内发生的支出项目属于增值税应税项目（以下简称应税项目）的，以发票（包括按照规定由税务机关代开的）作为税前扣除凭证；属于非应税项目或者无需取得发票的，以内部凭证或其他外部凭证作为税前扣除凭证。” 这为无票据业务的会计处理和税前扣除提供了法律依据，但同时强调了“内部凭证或其他外部凭证”的合法性和合规性要求。
六、 内部控制与管理建议
为了最大程度地降低“没有发票”带来的合规风险，企业应加强内部控制和管理：
完善费用报销和采购管理制度： 明确各类支出应取得的原始凭证类型，规定在无法取得发票情况下的替代凭证要求、审批权限和流程。 强化员工培训： 提高员工对费用报销和票据合规性的意识，要求员工在发生业务时尽量索取合规发票。 建立严格的审批流程： 任何无发票的支出，都应经过严格的审批程序，确保业务的真实性和合理性。 保留完整的证据链： 无论是合同、收据、支付记录、验收单还是内部审批文件，都应妥善保管，形成完整的证据链，以备税务机关检查。 定期自查： 财务部门应定期对无发票业务的会计处理进行自查，及时发现和纠正不合规之处。 与供应商沟通： 对于经常发生小额业务的供应商，可尝试沟通，引导其办理税务登记并开具发票，或建议其到税务机关代开发票。总结
没有发票如何做会计分录是一个常见但必须严谨对待的问题。核心思路是“虽然没有发票，但必须有其他合法、真实的原始凭证来支撑业务的发生和资金的流向。”企业应根据业务性质，选择合适的替代凭证，并尽可能收集多方位的辅助材料，形成完整的证据链，以证明经济业务的真实性、合理性，并符合企业所得税的税前扣除要求。
面对日益严格的税务监管，企业应将合规性置于首位。在实际操作中，如果对某项业务的凭证处理存在疑问，建议及时咨询专业的财税顾问或税务机关，以确保会计处理和税务申报的合法合规。
