在企业财务管理中，关于“会计和出纳是否能由一个人兼任”的讨论从未停止。这不仅关乎财务操作的效率，更触及企业内部控制、法律合规以及资产安全的核心。本文将围绕【会计和出纳是一个人违法吗】这一关键词，为您进行详细具体的解答，并深入剖析其背后的法律法规与潜在风险。
会计和出纳是一个人违法吗？——核心答案与解读
简而言之，虽然中国现行《会计法》及相关法规并未直接、明确地规定“会计和出纳由同一个人兼任属于违法行为”，但从法律精神、内部控制规范以及风险管理的角度来看，强烈不建议这种做法，且在多数情况下，它将导致企业内部控制的重大缺陷，并可能因此产生严重的法律风险和经济损失，甚至在特定情况下触犯刑法。
我们可以从以下几个层面来理解这个问题：
1. 法律精神与监管要求
中国的《会计法》和《企业内部控制基本规范》及其配套指引，都强调了企业应建立健全内部会计监督制度，确保会计资料真实、完整，保护资产安全。
1.1. 《中华人民共和国会计法》的相关要求《会计法》第三十六条规定：“各单位应当建立健全内部会计监督制度。”
虽然没有直接说“出纳不能兼会计”，但“内部会计监督制度”的核心原则之一就是“不相容职务分离”。如果出纳兼任会计，就意味着记账和管钱的职责由同一人承担，这直接削弱了内部监督，为舞弊和错误提供了温床。
1.2. 《企业内部控制基本规范》的明确规定《企业内部控制基本规范》明确指出，企业应当在业务流程中实施“不相容职务分离控制”，强调要将授权、审批、执行、记录、复核和资产保管等不相容的职务，由不同部门或人员负责。
出纳的职责属于“资产保管和执行”，而会计的职责属于“记录和复核”。将这两种职责由一人兼任，恰恰是“不相容职务未分离”的典型表现。因此，从内部控制的角度看，这种做法是严重不符合规范的。
2. 为什么会计和出纳必须分离？——内部控制的核心原则
职责分离是内部控制制度设计的基石，其目的在于建立一套相互牵制、相互制约的机制，以降低错误和舞弊的风险。
2.1. 防止舞弊和贪污 缺乏制衡：如果一个人既管钱（出纳）又记账（会计），他可以轻易地挪用资金，并通过修改账目来掩盖其行为，从而达到贪污或侵占公司财产的目的。 发现难度大：由于缺乏第二方的核对与监督，即便发生了舞弊行为，也很难被及时发现。 2.2. 减少会计差错 操作失误：每个人都可能犯错。出纳在收款或付款时可能出现金额错误，会计在记录时也可能记错科目或金额。如果职责分离，会计会对出纳的现金和银行账进行核对，出纳也会对会计的账务记录进行核对，能够及时发现并纠正错误。 对账缺失：出纳和会计的账务是相互印证的。出纳要定期和银行对账，会计也要定期和出纳的账进行核对。兼任则意味着自我对账，监督功能丧失。 2.3. 保证财务数据真实性与可靠性财务报告是企业经营状况的“晴雨表”。如果会计和出纳由一人兼任，财务数据的真实性和可靠性将大打折扣，可能误导管理层做出错误的经营决策，甚至影响外部投资者和审计机构的判断。
3. “会计和出纳是一个人”的潜在风险与后果
虽然不直接说“违法”，但这种不规范行为带来的风险，最终可能演变为严重的法律责任。
3.1. 财务舞弊风险这是最直接和最严重的风险。一旦员工利用兼任的便利进行资金挪用、虚构业务、制作假账等舞弊行为，将给企业带来直接的经济损失。
3.2. 法律与合规风险 行政处罚：如果企业因内部控制不健全导致财务核算不规范、会计信息失真，财政、税务等部门有权依据《会计法》等相关规定对企业进行罚款，并对直接负责的主管人员进行处罚。 刑事责任：如果兼任人员的舞弊行为构成贪污、挪用资金、职务侵占、提供虚假财务报告等罪名，则企业及其责任人可能面临刑事指控。例如，如果出纳兼会计通过虚构经济事项侵占公司财产达到一定金额，则可能构成职务侵占罪。 审计风险：在年度审计或专项审计中，这种职责不分离的情况会被审计师发现并列为“内部控制重大缺陷”，可能导致审计报告出具保留意见或否定意见，严重影响企业信誉和融资能力。 3.3. 经营风险与声誉损害内部控制失效可能导致资金链断裂、资产流失，进而影响企业正常经营。同时，一旦爆出财务丑闻，将严重损害企业声誉，影响客户、供应商和投资者的信心。
4. 特殊情况：小微企业是否例外？
对于人员配置受限的极小型企业（如家庭作坊、个体工商户等），可能确实难以做到完全的职责分离。在这种情况下，虽然风险依然存在，但可以采取一些替代性的控制措施来降低风险：
业主/负责人直接参与监督：企业所有者或主要负责人应亲自对出纳的现金、银行存款进行频繁的核对，并定期复核会计账目，而非简单授权了事。 银行控制：银行账户的印鉴、网银U盾等关键控制物应由不同人员保管，或由负责人直接管理，确保资金支付的授权与执行分离。 外部审计或代理记账：委托专业的会计师事务所或代理记账公司定期进行外部审计或核查，利用外部力量进行监督。 严格的审批流程：所有资金收付必须有严格的书面审批流程，且审批人必须是兼任人员之外的更高层级人员。即便采取了上述措施，小微企业也应认识到，这种替代控制的风险始终高于职责完全分离的企业。随着企业规模的扩大，必须逐步实现职责分离。
5. 如何正确设置会计与出纳岗位？
为了保障企业财务安全和合规运营，正确的岗位设置至关重要：
明确岗位职责：为会计和出纳岗位分别制定清晰的职责说明，明确其工作范围、权限和责任。 人员独立：招聘至少两名独立人员分别担任会计和出纳，确保他们之间没有直接的隶属关系，能相互监督。 权限分离：出纳负责现金和银行存款的收付、保管，会计负责账务处理、核算和报告。两者之间的记账凭证、原始单据流转应有清晰的审批和交接手续。 定期盘点与对账：出纳应每日或定期盘点库存现金，并与会计进行核对；会计应定期与银行对账单进行核对，并与出纳的银行存款日记账核对。 关键控制物分离：如企业公章、法人章、财务专用章、银行印鉴、网银U盾等，应由不同人员分权限保管，严禁一人全部持有。总结
尽管“会计和出纳是一个人”的配置在法律条文中没有被直接定义为“违法行为”，但其与《会计法》、《企业内部控制基本规范》的原则严重冲突，构成了企业内部控制的重大缺陷。这种做法极易导致财务舞弊、会计差错，并可能在后果发生时，引发行政处罚乃至刑事责任，严重损害企业经济利益和市场声誉。
因此，无论企业规模大小，都应将会计和出纳的职责分离视为财务管理的基本准则。对于小微企业，即便暂时难以完全分离，也必须采取严格的替代控制措施，并随着发展逐步完善岗位设置。只有建立健全的内部控制体系，才能确保企业财务的真实、完整与安全，为企业的长远发展保驾护航。
常见问题解答 (FAQ)
Q1：出纳可以兼任会计主管吗？答：不可以。 出纳和会计主管的职责也属于不相容职务。会计主管负责审批、监督、指导会计核算工作，而出纳负责具体资金收付和保管。如果出纳兼任会计主管，等同于自己审批自己的资金收付，并且自我监督，这会使内部控制完全失效，比兼任普通会计的风险更大。
Q2：如果企业规模非常小，真的无法分开会计和出纳岗位怎么办？答： 正如文章中提到的，这确实是小微企业面临的现实问题。在这种情况下，核心原则是“加强所有者（或高层管理者）的直接监督和外部审计的介入”。具体措施包括： 企业主或负责人亲自保管银行U盾、支票等，并亲自审核所有资金支付。 定期（最好每月）亲自盘点现金，并与账面核对。 委托专业的代理记账公司或兼职会计进行账务处理，由外部专业人士提供部分监督。 所有大额收支必须有严格的审批流程和凭证支撑。 即便如此，风险仍然高于职责分离的企业，需时刻保持警惕。
Q3：兼任会计和出纳如果被查到，会有什么具体后果？答： 如果仅仅是兼任而没有造成实际损失，一般会被监管部门（如财政部门）指出为内部控制缺陷，要求限期整改。如果因兼任导致了会计信息失真、财务混乱、偷漏税等问题，则可能面临： 行政处罚：依据《会计法》，对单位处以罚款，并对直接负责的主管人员和其他直接责任人员处以罚款。 税务处罚：如果涉及偷漏税，税务部门会追缴税款、加收滞纳金，并处以罚款。情节严重的，可能移送司法机关。 刑事责任：如果兼任人员利用职务便利实施了贪污、挪用资金、职务侵占、虚报注册资本、出具虚假证明文件等行为，且数额较大或情节严重，可能构成刑事犯罪，由司法机关追究刑事责任。 声誉损失：对企业形象和信誉造成严重损害，影响合作和发展。 所以，看似“不违法”，实则风险重重，一旦出事，后果不堪设想。
