深入理解员工报销：做账与查账的全攻略
在任何一家企业中，员工报销都是一项日常且不可或缺的财务活动。它不仅关系到员工的切身利益，更是企业财务管理合规性、效率和风险控制的关键环节。一个规范、透明的报销体系，能够有效提升企业运营效率，降低税务风险，并防止内部舞弊。本文将围绕【员工报销怎么做账怎么查账】这一核心主题，为您提供一份详细、具体的指南，从报销的每一个环节深入剖析，帮助企业建立健全的报销管理体系。
一、员工报销怎么做账？——规范的财务处理流程
员工报销的做账过程，是将员工因公发生的费用，按照公司的规章制度进行审核、支付，并最终在财务账簿中进行记录的过程。这不仅是会计核算的基础，也是后续税务申报和审计的依据。
1.1 员工报销的基本流程概述
费用发生： 员工因公产生费用，并取得合规票据。 填写报销单： 员工根据票据信息，填写公司统一的费用报销单，注明用途、金额、日期等。 提交审核： 员工将报销单及原始票据提交给直接上级或相关部门负责人进行审核。 财务复核： 经部门审核通过后，提交财务部门进行合规性、真实性、完整性复核。 支付报销款： 财务部门根据审核结果，通过银行转账、现金等方式支付报销款。 会计记账： 财务会计根据最终审核通过的报销单及支付凭证，进行会计分录。 票据归档： 原始票据及报销单按规定装订成册，妥善保管。1.2 报销凭证的收集与审核要点
原始凭证的质量是做账和查账的基础。企业应明确要求员工提供合法、真实、有效的原始凭证。
发票类型： 增值税专用发票、增值税普通发票、定额发票、火车票、飞机票等。确保发票抬头为公司全称。 发票内容： 发票项目应与实际业务内容相符，数量、金额、单价清晰。 发票日期： 一般要求在报销有效期内（如一个月内）。 合规性： 检查发票是否加盖了销售方发票专用章，是否存在涂改、作废等情况。 附件完整性： 除了发票，还应包括合同、协议、明细清单、审批单、银行回单等佐证材料。 业务真实性： 结合报销单的描述和附件，判断费用发生的真实性和合理性。 公司制度符合性： 检查是否符合公司的预算、费用标准、审批权限等制度。1.3 会计分录的制作——核心环节
会计分录是报销做账的关键。以下是几种常见情况的会计处理：
1.3.1 无备用金报销（员工先垫付）当员工自行垫付费用，经公司审批后报销时，会计分录如下：
假设员工报销差旅费1000元，其中包含可抵扣的增值税进项税额90元。
借： 管理费用/销售费用/研发费用（差旅费） 910元 借： 应交税费——应交增值税（进项税额） 90元 贷： 银行存款/库存现金 1000元说明： 费用科目根据费用性质归属，如管理部门的差旅费计入“管理费用”，销售部门的计入“销售费用”。 如果费用不涉及增值税进项抵扣（如交通费中的火车票、飞机票，餐饮费等），则不体现“应交税费——应交增值税（进项税额）”，全额计入费用科目。
1.3.2 有备用金报销（员工预支备用金）如果员工先从公司预支了备用金，再用备用金支付费用，报销时需要冲减备用金。
步骤一：预支备用金时
假设预支备用金2000元。
借： 其他应收款——员工姓名（备用金） 2000元 贷： 银行存款/库存现金 2000元步骤二：报销冲抵备用金时
假设员工用备用金支付了1800元的业务招待费（不含税进项），剩余200元退回公司。
借： 管理费用/销售费用（业务招待费） 1800元 贷： 其他应收款——员工姓名（备用金） 1800元步骤三：员工退回多余备用金时
借： 银行存款/库存现金 200元 贷： 其他应收款——员工姓名（备用金） 200元步骤四：备用金不足需要补付时
假设员工用备用金支付了2200元费用（其中可抵扣进项税额200元），预支备用金2000元，需补付200元。
借： 管理费用/销售费用（费用类型） 2000元 借： 应交税费——应交增值税（进项税额） 200元 贷： 其他应收款——员工姓名（备用金） 2000元 贷： 银行存款/库存现金 200元（补付部分）1.4 常见报销费用的科目归属
正确归集费用科目，对成本核算和税务处理至关重要。
差旅费： 交通费（机票、火车票、汽车票）、住宿费、餐费补贴、通讯费补贴等，通常计入“管理费用”、“销售费用”、“研发费用”等下设的“差旅费”明细科目。 业务招待费： 用于业务开展的餐饮、宴请、礼品等费用，计入“管理费用”或“销售费用”下的“业务招待费”。（注意：企业所得税对业务招待费有列支比例限制） 办公费： 办公用品、印刷费、邮递费、书籍报刊等，计入“管理费用”下的“办公费”。 交通费： 除差旅外的市内交通费、停车费、油费等，计入“管理费用”或“销售费用”下的“交通费”或“车辆运行费”。 通讯费： 员工因公使用的电话费、网络费等，计入“管理费用”或“销售费用”下的“通讯费”。 福利费： 为员工提供的集体福利支出，如节日礼品、团建活动等，计入“管理费用”下的“福利费”。 培训费： 员工参加培训所发生的费用，计入“管理费用”下的“职工教育经费”。1.5 税务处理要点
增值税： 部分费用（如住宿费、交通运输服务、办公用品采购）取得增值税专用发票且符合规定，其进项税额可以抵扣。餐饮费、娱乐费、购入非应税项目所用购进货物或服务等，不得抵扣。 企业所得税： 所有合理的、真实的、与企业生产经营活动相关的支出，都可以在企业所得税前扣除。但某些费用有扣除比例限制，如业务招待费（实际发生额的60%，但最高不超过当年销售收入的5‰）、广告宣传费、福利费、职工教育经费等。 个人所得税： 员工因公发生的合理、合规的报销，不属于员工个人所得，无需缴纳个人所得税。但如果报销中含有为员工个人支付的费用，或以报销名义发放补贴，则可能涉及代扣代缴个人所得税。二、员工报销怎么查账？——全面的风险控制与合规审计
员工报销的查账（审计）是确保费用真实性、合规性和合理性的重要手段，旨在防止虚假报销、挪用公款和税务风险。
2.1 查账的重要性与目的
确保真实性： 核实费用是否真实发生，是否存在虚报、多报。 提升合规性： 检查报销是否符合国家法律法规（如税法、会计准则）和公司内部规章制度。 防范舞弊风险： 识别并预防员工通过虚假发票、变造票据等手段侵占公司财产。 优化费用管理： 通过分析报销数据，发现费用支出的不合理之处，为成本控制提供依据。 降低税务风险： 确保报销凭证符合税务要求，避免因不合规报销带来的税务处罚。2.2 查账前的准备工作
熟悉政策： 掌握国家最新的税法、会计准则，以及公司内部的财务制度、报销管理办法。 获取资料： 收集需查核期间的所有报销单据、原始凭证、会计凭证、总账、明细账、银行对账单等。 明确范围： 确定本次查账的重点、范围和时间周期。例如，是全面审计还是针对特定部门、特定费用类型的抽查。2.3 查账的具体方法与步骤
2.3.1 凭证审核法——查核原始票据与报销单 “三流一致”原则： 这是税务查账的核心。即资金流（付款凭证）、发票流（原始发票）、业务流（合同、入库单、服务证明等）必须相互印证，证明业务真实发生。 报销单与附件的一致性： 检查报销单填写的摘要、金额、日期、报销人等信息是否与原始发票、附件内容完全吻合。 发票合规性： 检查发票抬头是否为公司全称。 检查发票专用章是否规范，是否存在伪造、购买假发票的情况（可通过税务局官网或发票查验平台核对）。 检查发票内容是否模糊、涂改、与实际业务不符。 对于定额发票，检查其票号是否连号或异常。 对于电子发票，要核对发票的二维码和相关信息。 报销审批流程： 检查报销单是否有相应的审批人签字，审批权限是否符合公司规定，是否存在越权审批或无审批的情况。 费用标准： 对照公司费用报销制度，核实报销金额是否超出标准（如差旅费的住宿、交通标准）。 2.3.2 账实核对法——核对账簿记录与实际情况 科目对应： 检查报销的费用是否正确计入了相应的会计科目。例如，业务招待费是否计入了“业务招待费”科目，而非“差旅费”。 金额核对： 核对报销单总金额与会计凭证、明细账、总账上的金额是否一致。 银行对账单核对： 随机抽取报销款项，与银行对账单上的付款记录进行比对，确认支付真实性。 备用金核查： 检查“其他应收款——员工姓名（备用金）”科目的余额，看是否存在长期挂账未报销或未归还的情况。 核对备用金借支和冲销记录，确保账面清晰。 2.3.3 制度符合性审查法——对照公司制度检查 检查报销行为是否符合公司的差旅管理制度、招待费管理制度、报销时限要求等。 是否存在员工擅自更改报销用途、将个人消费混入报销的情况。2.4 查账的重点关注领域与风险点
虚假发票/白条抵库： 这是最常见的舞弊形式。查账时要特别留意来源不明、金额巨大、内容模糊的发票，并要求提供详细的业务合同或证明。 超出标准报销： 员工报销金额远超公司规定的标准，需要深入调查原因。 将个人消费混入报销： 如私自购买的物品、个人餐饮、旅游等，伪装成公司费用。 拆分发票或集中报销： 为了规避审批权限或达到某种目的，将大额费用拆分成多笔小额报销，或在月底集中大量报销。 重复报销： 同一笔费用多次提交报销，或不同部门重复报销。 公私不分： 将公司资金用于个人消费，然后通过虚假报销冲账。 备用金长期挂账： 员工长期占用公司备用金，不报销也不归还。 报销时间异常： 节假日期间，或与业务行程不符的报销。 业务招待费异常： 招待费金额过大或频率过高，与业务规模不匹配。 无有效审批： 报销单缺少必要的审批签字或审批人权限不符。2.5 查账结果的处理与改进
出具查账报告： 将查出的问题、风险点、金额等详细记录，形成书面报告。 提出改进建议： 针对查出的问题，提出具体的改进措施，如完善报销制度、加强员工培训、调整审批流程、升级财务系统等。 追责与处理： 对发现的违规行为或舞弊现象，根据公司制度进行处理，包括追回款项、纪律处分乃至法律追究。 持续监督： 查账不是一次性的工作，应建立常态化的监督和抽查机制，确保制度的有效执行。三、总结与建议
员工报销的做账与查账是企业财务管理的两大支柱，它们相互关联，缺一不可。规范的做账流程是合规的基础，而严格的查账机制则是风险控制的保障。
给企业的建议：
建立健全的报销制度： 明确报销范围、标准、流程、审批权限和违规处理办法，并确保全员知晓。 强化原始凭证管理： 要求员工提供真实、合法、完整的票据，并对票据的合规性进行严格审核。 优化财务系统： 利用ERP、OA等系统进行线上报销，实现流程自动化，减少人工审核的错误和舞弊空间。 定期开展财务培训： 对员工进行报销制度和财务知识的培训，提高其合规意识。 加强内部审计： 定期或不定期对报销进行专项审计，尤其关注高风险领域和高频报销人员。 及时更新政策： 密切关注国家财税政策变化，及时调整公司报销制度，确保合规性。通过上述做账与查账的详细解析，相信您对员工报销的全过程有了更深入的理解。一个高效、透明、合规的报销管理体系，是企业健康发展的重要基石。
