在中国的企业运营中，公司公章和法人章（法定代表人名章）具有极其重要的法律效力，它们代表着企业的意志和法定代表人的授权。因此，关于“公司公章和法人章由谁保管”的问题，不仅关乎企业的日常运营效率，更直接关系到企业的法律责任、财产安全乃至生存发展。一套严谨、完善的印章管理制度是每个企业不可或缺的风险防范机制。
谁来保管？公司公章与法人章保管原则
关于公司公章和法人章的保管人，并没有一个全国统一的法律条文规定必须由特定岗位的人员保管。然而，从内部控制、风险防范和最佳实践的角度来看，企业通常会根据印章的性质、用途及重要性来明确保管责任人。核心原则是：保管人与使用者分离、权力制衡、专人专管、责任明确。
公司公章（企业行政章）的保管
公司公章是企业最重要、使用频率最高的印章之一，代表着公司的整体意志。其保管通常遵循以下原则和常见实践：
最佳实践：保管分离与专人负责 独立的行政部门或办公室： 多数企业会将公司公章交由行政部、总经理办公室或综合管理部等非业务部门的专职人员保管。这是为了确保公章的保管与实际业务经办人分离，形成内部监督制约。 非财务人员保管： 考虑到公章的广泛用途，应尽量避免由财务人员保管公章，以防范财务与行政权力集中带来的舞弊风险。 指定专人并建立交接记录： 明确一位或多位专人负责保管，并要求其签署责任承诺书。当保管人发生变动时，必须严格执行交接程序，确保印章的物理交接与责任转移记录清晰。核心理念： 公司公章的保管应着重于权力制衡。保管人通常只负责物理保管，无权自行决定用印，用印需经过严格的审批流程。这有效避免了“一支笔、一枚章”的风险。
法人章（法定代表人名章）的保管
法人章代表的是法定代表人个人意志和授权，其法律效力与法定代表人的签字等同。因其高度的个人属性和法律责任，法人章的保管尤为谨慎。
核心原则：责任与信任并重 法定代表人本人保管： 最为稳妥和常见的做法是由法定代表人本人亲自保管法人章。这直接体现了法定代表人对印章使用的最终责任。 授权近身助理或高管保管： 在法定代表人因工作需要无法亲自保管时，可授权给其信任的近身助理、高级管理人员（如董秘、总经理办公室主任）代为保管。但即便如此，每次用印仍需获得法定代表人的明确授权和审批。 严格限制保管人数量： 法人章的保管人应仅限于一人，且此人必须是法定代表人高度信任且能够承担相应责任的。核心理念： 法人章的保管体现的是最高层面的信任与授权。保管人必须对用印行为的合法性、合规性负有重大责任，任何未经授权的用印行为都可能给法定代表人带来直接的法律风险。
为什么印章保管如此关键？
印章的保管绝非小事，它与企业的各项运营活动息息相关。保管不当可能引发一系列严重后果：
法律效力： 印章是合同、协议、证明、行政批文等法律文书生效的标志。未经授权的用印可能导致企业承担不应承担的法律责任。 财产安全： 涉及资金流转、资产处置、股权变更等重要事项的印章，一旦被滥用，可能造成企业巨大的经济损失。 企业声誉： 印章被盗用或滥用，不仅会带来经济损失，更会严重损害企业的社会信誉和品牌形象。 内部控制： 健全的印章管理是企业内部控制体系的重要组成部分，有助于防范内部舞弊、权力寻租等不法行为。 行政合规： 许多政府部门的申报、备案、审批等手续都需要加盖企业公章或法人章。不当的印章管理可能影响企业正常的行政合规。完善的企业印章管理制度：最佳实践与防范措施
为确保印章的安全、规范使用，企业应建立一套完善、可执行的印章管理制度。
建立健全的印章管理制度
企业应制定详细的《印章管理办法》，明确各类印章的定义、使用范围、保管责任人、审批流程、用印登记、交接程序、遗失补办及销毁等各项规定。制度的严肃性和执行力是印章管理的关键。
明确的保管与使用分离原则
印章的物理保管人员与实际用印（审批）人员应分离。保管人负责印章的保管，但无权自行决定用印；用印审批人负责对用印事项的合法性、合规性进行审查，但通常不直接保管印章。
严格的用印审批流程
所有涉及用印的业务都必须经过严格的内部审批。审批流程应根据用印事项的性质和重要程度分级，例如：
申请： 用印经办人填写《用印申请单》，明确用印事由、文件名称、份数、用印类型。 审核： 业务部门负责人对用印内容的真实性、合法性进行初审。 审批： 根据权限层级，由部门经理、总经理、法定代表人等相关负责人进行最终审批。对重大事项，可能需要董事会决议。 核对与用印： 印章保管人收到已批准的《用印申请单》后，核对用印文件与申请内容是否一致，核对无误后方可用印。详细的用印登记制度
每一次用印都必须进行详细登记，包括但不限于：
用印日期和时间 用印文件名称及份数 用印事由和具体内容摘要 用印申请人/经办人 用印审批人 印章保管人 备注（如需）用印登记本应作为重要档案妥善保管，并定期核对。
物理安全措施
印章应存放在带锁的保险柜、文件柜或其他安全设备中。 保管钥匙的人员应专人专管，钥匙不得随意放置或交由他人。 对于高度机密的印章，可考虑使用指纹识别、密码锁等高科技安保措施。定期检查与盘点
企业应定期（如每月、每季度或每年）对所有印章进行盘点，核对印章数量、状态与登记记录是否一致，确保没有丢失或未经授权的刻制。
遗失、损毁或作废处理机制
一旦印章遗失或损毁，必须立即启动应急预案：
立即报告公司高层和法定代表人。 及时向公安机关报案。 在指定的报纸上刊登遗失声明，昭告公众原印章作废。 按规定流程重新刻制印章并备案。 对于作废的印章，应进行物理销毁并拍照留存，确保其不再具备法律效力。印章保管不当可能带来的风险
忽视印章管理可能导致企业面临以下风险：
法律风险： 被他人利用印章签订虚假合同、担保协议、借贷文书，导致企业背负巨额债务或连带责任。 经济损失： 财产被非法转移、资金被盗用、公司资产被抵押，造成直接的经济损失。 声誉损害： 印章被滥用可能引发负面新闻、法律纠纷，严重损害企业在市场和客户心中的形象。 内部舞弊： 权力集中、管理漏洞可能导致员工利用印章进行内部贪污、职务侵占等不法行为。 经营障碍： 印章丢失或损毁，可能导致企业无法正常办理银行、税务、工商等各项业务，影响正常经营。总结
“公司公章和法人章由谁保管”是一个看似简单实则关系企业命脉的关键问题。最佳的保管方式并非一成不变，而是根据企业的规模、行业特点、管理架构和风险偏好而定。然而，无论何种模式，其核心都应围绕建立健全的管理制度、明确责任、实现权力制衡、严格审批和详细记录这几点。只有将印章管理提升到企业治理的高度，才能有效防范风险，保障企业的健康稳定发展。