对于许多小型公司而言，由于资源有限和成本压力，企业主在设置财务岗位时常常会面临一个疑问：会计和出纳可以由同一个人兼任吗？ 本文将围绕这一核心问题进行深入探讨，从法律法规、风险考量、实际操作以及最佳实践等多个维度为您提供详细的解答。
理解会计与出纳的核心职责
在讨论是否可以兼任之前，首先需要明确会计与出纳各自的核心职责：
出纳（Cashier/Treasurer）： 主要负责现金的收付、银行存款的存取、银行结算以及现金和银行存款日记账的登记。其核心职责在于“钱”的实际管理和流转。 会计（Accountant）： 主要负责经济业务的记录、核算、监督、分析和报告，包括编制会计凭证、登记会计账簿、编制财务报表、税务申报等。其核心职责在于“账”的记录和报告。简单来说，出纳是管“钱”的，会计是管“账”的。财务管理中一个重要的原则是“钱账分管”，这是内部控制的基础。
法律法规层面：不建议兼任的明确规定
在中国，关于会计和出纳岗位设置，相关的法律法规和制度均有明确的规定或指导意见，普遍不建议由同一个人兼任。
《中华人民共和国会计法》
《会计法》第二章第十九条规定：
“会计机构负责人、会计主管人员的任职资格、条件和管理办法，由国务院财政部门规定。”
虽然《会计法》本身并未直接规定出纳和会计不能兼任，但其所依据的会计职业道德和内部控制原则，均强调了不相容职务分离的重要性。
《企业内部控制基本规范》及其配套指引
这是指导企业建立健全内部控制体系的重要文件，其中明确提到了“不相容职务分离原则”。
不相容职务分离： 指企业在设置会计岗位时，应当将那些可能导致错误或舞弊风险的职务（如授权、执行、记录、保管和监督等）相互分离，由不同的人员承担。出纳的“钱”和会计的“账”正是典型的需要分离的不相容职务。 如果二者由同一人兼任，则“记录”（会计）和“保管/执行”（出纳）的权力集中于一人，极易形成内部控制的漏洞。
从风险控制角度看：为何不建议兼任？
即使法律法规没有强制性规定，从企业自身风险控制的角度出发，也会强烈建议会计和出纳分设。将这两个岗位合并，会带来以下严重的风险和弊端：
1. 增加舞弊和挪用资金的风险
“钱账合一”的漏洞： 当同一个人既负责现金和银行存款的收付（出纳），又负责这些资金的账务记录和核对（会计）时，他就有机会进行舞弊，例如： 私自挪用资金，并通过修改会计记录来掩盖。 虚构支出，套取公司资金。 隐瞒收入，侵占公司财产。 缺乏相互监督： 会计和出纳岗位分设的目的是形成相互制约和监督的机制。如果合并，这种制约机制就不复存在，监督缺失。2. 容易出现操作失误和错漏
工作量大，易疲劳： 会计和出纳的工作都相对繁琐且需要细致，一人兼任可能导致工作量过大，更容易在忙碌中出错。 核对机制缺失： 正常情况下，会计需要定期与出纳核对现金和银行存款的账目，以确保账实相符。如果一人兼任，这种独立的核对就没有了意义，错误难以被及时发现。 专业度下降： 两个岗位对专业技能和细致程度要求不同，一人兼顾可能导致在某个方面无法做到精通，影响工作质量。3. 影响财务信息的真实性和准确性
报表失真： 如果兼任者存在舞弊行为，其提供的财务报表就可能不真实，误导企业管理层做出错误的决策。 审计风险： 在进行外部审计时，会计和出纳岗位不分离被视为严重的内部控制缺陷，可能导致审计师出具保留意见甚至无法表示意见的审计报告，影响企业信誉和融资能力。4. 岗位职责不清，管理难度增加
当一人身兼多职时，其职责边界可能会模糊，导致在出现问题时责任难以界定。 不利于专业化发展和职业规划，员工可能缺乏晋升和专业深化的机会。那么，小公司有没有例外情况？
尽管强烈不建议，但在一些极小规模、刚刚起步、业务量极少的微型企业中，受限于成本和人员配置，有时可能会出现一人兼任会计和出纳的情况。但即便如此，也必须采取以下严格的弥补措施，将风险降到最低：
企业主亲自深度监督： 作为企业所有者，必须亲自深度参与财务管理，定期（最好是每天或每周）核对现金日记账、银行存款日记账与实际库存现金和银行对账单，确保账实相符。 银行对账单由企业主或第三方核对： 银行每月寄送的对账单应由企业主本人或聘请的外部第三方（如代理记账公司）直接接收并核对，而不是经由兼任人员之手。 所有支出必须经过严格审批： 所有的现金和银行支出，无论金额大小，都必须有企业主的书面审批或电子审批记录。 定期进行外部审计或审查： 即使是小公司，也建议定期（至少一年一次）聘请专业的会计师事务所进行审计或审查，发现并纠正潜在问题。 严格执行费用报销制度： 建立并严格执行费用报销制度，所有报销都需提供真实有效的凭证，并由企业主审批。 充分利用信息化工具： 使用专业的财务软件，可以提高效率，减少手工操作失误，并留下操作痕迹。重要提示： 上述弥补措施并非一劳永逸的解决方案，而是在不得已情况下的临时性、高风险应对策略。随着企业发展壮大，业务量和资金量增加，必须尽快将会计和出纳岗位分离。
小公司财务岗位设置的更优选择
为了规避风险，即使是小公司，也有多种更合理、更安全的财务岗位设置方式：
1. 岗位分离：最理想的方案
全职出纳 + 全职会计： 这是最标准的配置，适用于业务量相对较大、资金往来频繁的小型企业。 全职出纳 + 兼职会计/代理记账： 如果业务量不足以支撑一个全职会计，可以聘请兼职会计负责账务处理和税务申报，或者将账务外包给专业的代理记账公司。但出纳仍需独立存在。2. 委托代理记账公司：经济高效的选择
模式： 公司内部只设一名出纳，负责日常资金收付和原始凭证的整理；将凭证的审核、账务处理、报表编制、税务申报等会计工作全部委托给专业的代理记账公司。 优势： 成本低： 费用远低于聘请一名全职会计。 专业化： 代理记账公司通常有专业的会计团队，能提供更规范、专业的服务。 风险小： 代理记账公司对法律法规更熟悉，能有效规避税务风险。 内部控制： 出纳与代理记账公司之间形成了独立的制衡关系，出纳管钱，代理记账公司管账，实现了初步的钱账分离。3. 亲属或信任之人分管
在企业初创期，如果实在无法聘请外部人员，可以考虑将这两个岗位分配给两位不同的、高度信任的亲属或合伙人，并明确职责，定期交叉核对，但仍需注意专业性和风险。
总结与建议
【小公司会计和出纳可以同一个人吗】？答案是：从规范性、风险控制和内部管理角度来看，强烈不建议。 法律法规明确或隐含地要求不相容职务分离，以防止舞弊和操作失误。如果实在无法分离，企业主必须承担起更重的监督责任，并采取一系列严格的弥补措施，但这种情况下企业面临的财务风险将大大增加。
最佳实践建议：
对于绝大多数小公司，最稳妥且经济高效的做法是内部设置一名专职出纳，然后将会计工作委托给专业的代理记账公司。 随着公司规模的扩大和业务量的增加，应逐步建立健全独立的财务岗位体系，最终实现会计与出纳岗位的完全分离。健全的财务管理体系是企业健康发展的基础。切勿为了短期节省成本而埋下长期风险的隐患。
常见问题解答 (FAQ)
1. 会计和出纳的职责分别是什么？
会计的职责：
审核原始凭证，编制记账凭证。 登记明细账、总账。 编制会计报表（资产负债表、利润表等）。 进行纳税申报。 核算成本、费用、利润。 提供财务分析数据。出纳的职责：
管理库存现金，负责现金收付业务。 管理银行存款，办理银行结算业务（转账、汇款等）。 登记现金日记账和银行存款日记账。 保管现金、有价证券、重要空白支票和印章。 定期与会计核对现金和银行存款账目。2. 小公司如何合理设置财务岗位，既省钱又安全？
出纳岗位必须独立： 即使公司规模再小，直接的现金和银行资金管理职责也应由专人负责，这是风险控制的第一道防线。 会计工作外包给代理记账公司： 这是目前小微企业最流行和推荐的模式。代理记账公司专业且成本可控，能有效解决账务处理和税务申报问题。 老板亲自参与监督： 老板应定期抽查财务报表、银行对账单、费用单据等，了解公司资金流向。 善用财务软件： 专业的财务软件可以提高效率，减少人为错误，并为管理提供数据支持。3. 兼职会计或代理记账公司是小公司的最佳选择吗？
对于大部分小公司而言，兼职会计或代理记账公司是目前阶段的最佳选择。
优势： 成本较低、专业性强、服务稳定、风险分担、合规性高。 注意事项： 选择有资质、信誉良好的兼职会计或代理记账公司。 明确服务范围和责任，签订详细的服务合同。 公司内部需有专人（出纳或老板）负责原始凭证的收集和对接。 即使有外部支持，老板也需保持对财务状况的关注和监督。4. 如何防范小公司财务风险？
防范小公司财务风险的关键在于建立基本的内部控制体系，即使不完善也要有：
钱账分离： 这是核心，出纳管钱，会计管账。 审批权限明确： 所有资金支出必须经过明确的审批流程和权限设定。 票据管理规范： 原始票据的取得、审核、报销、保管都要有严格的流程。 定期盘点核对： 现金和银行存款要定期与账面余额进行核对。 老板定期审查： 老板应定期查看财务报表、银行对账单、费用明细等，不应完全放手。 善用信息化工具： 采用合规的财务软件，减少手工操作失误，提高数据准确性。 法律意识： 了解基本的《会计法》和税法规定，做到合法合规经营。