财务信息化是为了优化管理,提升核心竞争力
在企业内部,借助于有效的信息系统工具,企业的管理层基本可以实时获取整个企业与经营相关的财务、非财务的重要信息,及时掌握企业现阶段的整体情况,以及经营、投资、筹资等各个环节的情况。在企业外部,通过企业间的信息共享,进一步获取行业信息,有利于准确分析行业市场环境,准确定位本企业在行业中的地位。通过内外部环境分析,调整企业战略目标和内部管理,实现企业的长远发展,提升企业的核心市场竞争力。
实施一套财务信息化系统涉及面广、周期长、风险大,企业要投入大量的人力、物力和财力。企业在财务信息化建设中,主要存在以下问题:
1.对财务信息化建设的认识不足
企业各层级对财务信息化建设认识不足,对财务信息化理解肤浅,认为财务信息化只是信息部门或者财务部门的工作,对信息化产生的经济效益缺乏认识,对信息化对企业发展的重要性认识不足,对信息化所必需的投入存有疑惑等。
一方面,企业领导层没有将财务信息化建设提高到战略的高度上来,认为财务信息化主要是信息部门或者财务部门的职责,具体怎么通过系统流程、权限等去获取、传递、处理、储存、控制信息资源,企业领导层一般会责令信息部门或者财务部门负责,很少参与过问,没有真正认识到这是关系信息资源管理的战略性问题。在财务信息化建设中,虽然企业领导层明确表示支持,但主管部门仍会感觉到与各部门的沟通协作颇为困难。
另一方面,部分部门领导不支持信息系统工作,而普通职工则对财务信息化系统寄予过高的期望,希望其立即并明显的带来工作效率的提高。但同时,普通员工没有参与意识,认为财务信息化是信息部门或者财务部门的事情,建设期与自己关系不大,等系统实现后会操作即可。
财务信息化系统人员培训不足,人才缺乏
企业在财务信息化投资上“重硬轻软”,比较重视系统硬件方面的投资,而忽略对信息人才的培养。企业对员工的财务信息化培训大多没有任何评估,使培训流于形式。且没有对企业财务信息化培训需求进行分析,没有制定培训计划,没有真正提高财务信息化培训效果。财务信息化人才缺乏突出体现在,具体管理财务信息系统的财务人员胜任能力不足。管理系统的工作只停留在财务软件使用的表面,进行简单的前台设置操作。稍复杂的系统后台配置只能求助系统软件运维工程师,无法灵活配置财务信息化软件以满足管理需求,财务信息化的外部运维工作量无法正确评估。
信息共享程度低,信息孤岛现象普遍存在
财务工作涉及企业管理的各个环节,需要归集各环节的信息资源。部分企业只有财务部门使用信息化软件,财务所需要的信息资源无法及时、全面、准确地获取。或者各部门分别建设自己的信息系统,采用部门自己的建设标准,最后再将各自的管理信息系统拼凑起来,形成企业的信息化系统。在信息重叠交叉部分,由于没有经过整体的信息化规划,各部门各自为政,数据口径不统一,做接口对接困难重重,导致业务不能及时快速处理。这些原因使企业在信息系统建设方面虽然耗费了大量人力物力财力,在单个业务方面可能取得了一定成果,但整体效益缺乏,没有实现信息的共享与交流,“信息孤岛”现象普遍存在,无法形成企业统一的财务信息化管理体系,从而造成重复工作,效率低下、信息失真。
例如,在工程总承包业务管理上,财务人员需要密切关注工程进度、项目收款、合同执行情况等,对项目付款进行财务审核,对项目的收入成本进行准确计量。而工程管理人员有第一手的项目进度信息,如果这些信息能够通过统一的财务信息化系统及时与财务人员共享,将有利于工程项目的财务管理。相反,如果财务部门与业务部门对工程项目进度确认不一致,工程项目的收入成本就无法准确计量,财务数据失真,更谈不上财务的管理、决策和监督功能了。
4.财务信息化软件纵向发展欠缺,财务管理功能不足,无法满足企业管理的个性化需求
目前,市面上通用的财务信息化软件,其数据模块大多都包含总账、应收应付、会计报表等,且区分不同行业版本。但是,财务ERP软件功能仍然多以财务核算功能为主,财务管理功能方面相对滞后,对企业项目管理、经营管理等功能发展不足,没有沿着企业的经营思路设计