审计过程中的信息收集、整理和分析<完整的审计过程>
审计人员在审计过程中，涉及被审计单位生产、经营活动过程中产生、获取、处理、存储、传输和使用的相关信息资源，对被审计单位信息资源收集、整理和分析，贯穿于审计的过程之中。笔者结合审计实践，从信息科学的角度，谈谈在审计过程中如何作好信息收集、整理和分析，供大家借鉴、参考。 一、信息科学理论在审计信息收集中的应用 审计信息收集是由审计人员对被审计单位信息进行收集，通过定性、定量的手段，进行深层次的加工，完成审计项目目标要求的信息收集。审计人员对被审计单位信息收集的整个工作流程，包括收集、整理、评价、测量和反馈五项内容。在对信息进行收集整理、重新组织后，使之由无序变为有序，以实现对信息价值进行评定，达到去粗取精、去伪存真的目标。 《科学技术信息系统标准与使用指南--术语标准》指出：“信息是物质存在的一种方式、形态或运动形态，也是事物的一种普遍属性。一般指数据、消息中所包含的意义，可以使消息中所描述事件中的不定性减少。”可见信息是整个客观物质世界运动时产生的伴生物，信息与人们的思维活动如影随行。 使人可感知的、能直接感知的信息只有一小部分，大多数信息，人们通过信息的载体加以感知。信息载体是人类社会生产、生活和管理过程中所涉及到的一切文件、资料、图表和数据等信息的总称。由于数据可以将信息进行转化和便于保存和处理，审计人员最习惯于将数据首选为被审计单位的信息的载体，通过对数据加工形成审计可用的信息产品。在对数据加工的过程中，信息科学、信息论以及信息技术自觉或不自觉地被审计人员加以应用，以解决审计业务活动中了解情况、发现问题，确定审计应对措施以解决审计目标要求与实际情况间的差距。 信息科学是研究信息的获取、存贮、变换、传递、处理、利用和控制的一般规律，以计算机等技术为主要研究工具，以扩展人类的信息功能为主要目标的一门新兴的综合性学科。信息科学研究内容包括：阐明信息的概念和本质（哲学信息论）；探讨信息的度量和变换（基本信息论）；研究信息的提取方法（识别信息论）；澄清信息的传递规律（通信理论）；探明信息的处理机制（智能理论）；探究信息的再生理论（决策理论）；阐明信息的调节原则（控制理论）；完善信息的组织理论（系统理论）。审计人员在审计中，应用信息科学理论，对被审计单位的数据要进行确认识别、掌握其计量和转换规则、提取方法、多重数据的筛选技术，掌握被审计单位的数据形成机理和调节原理等，对收集的数据加以转换，形成可用的审计信息，以完成对被审计单位相关信息的全面掌握。 信息论是运用概率论与数理统计的方法研究信息、信息熵、通信系统、数据传输、密码学、数据压缩等问题的应用数学学科。如克劳德·香农（Claude Elwood Shannon,1916-2001）的“信息熵”的原理和数学表达式。信息论中，熵是一个表明单一系统混沌程度的状态量，被用来衡量一个随机变量出现的期望值。它代表了信号在被接收之前，传输过程中损失的信息量，称为信息熵。信息熵也称“自信息的平均信息量”。信息熵是用于度量信息量的一个概念。信息熵也可以说是系统有序化程度的一个度量，一个系统越是有序，产生高信息度的信息熵则低。反之，低信息度的信息熵则高，系统越是无序。具体面言，凡是导致随机事件集合的肯定性，组织性，法则性或有序性等增加或减少的活动过程，都可以用信息熵的改变量这个统一的标尺来度量。信息熵与“信息平均信息量”的区别在于信息熵面对的是整个信源，它描述的是信源的每一个输出信号平均的信息量。而“信息平均信息量”，只是针对特定的信息而言的。此信息中不包含信源所有可能的输出信号。 审计人员对被审计单位的管理信息系统数据进行分析、提取、筛选后，形成可用的审计信息集合。由于被审计单位的信息的混沌程度不同，可能在相关数据整理后，同一类审计事项可形成多重信息，这就要求审计人员对信息集合进行归纳、整理、分析，得出被审计单位的不同类、款、项的管理信息。每项信息其“信息平均信息量”构成对该项信息失真度的判断。信息失真度的判断的条件基于审计人员的职业水平和审计信息的收集方法，它决定了审计抽样的规模大小。 通常在审计过程中，审计人员首先关注被审计单位管理信息中会计信息系统的清晰程度。会计信息反映了被审计单位的价值运动及其属性的一种客观表达,包含相互关联,互为制约的“数据输入,系统转换,信息输出”三个有机过程，它是整个会计行为系统的核心部分。会计信息反映了被审计单位在过去特定时间内所发生的资金的取得，分配与使用的信息。实质是各种利益关系的反映。通过会计信息，可了解被审计单位过去一特定时间内的经济活动；控制目前的经济活动；预测未来的经济活动。 对会计信息真实性、会计信息失真程度的关注，要求审计人员运用“信息熵”的原理对会计信息产生的信息源进行判断。如果审计目标单一，被审计单位业务领域单一，被审计单位管理信息系统越健全、有序，会计信息越清晰，信息的冗余度越低，则可信度就高，即信息熵低，采样量就低。如果审计目标多元，一个被审计单位的业务领域宽泛且相互交插，供应、生产环节、客户体系庞杂，被审计单位管理信息系统交叉，会计信息产生的信息源包含着多个符号消息，冗余度高，审计人员需要通过收集多渠道的信息，对信息熵进行估算，对数据初步裁减过滤，生成信息熵集合，计算输出函数，估计信息的失真度，决定抽查的规模和重点。实现用真实的信息消除不确定性的东西。 二、信息整理是审计中的重要一环 被审计单位整个生产经营和管理活动的信息系统中包括：生产管理、财务会计、物资供应、销售管理、劳动工资和人事管理等子系统。在以往审计过程中，审计人员通过纸张、胶卷、胶片、磁带等载体感知审计信息。目前，这些审计信息的有形载体随着计算机在数据管理领域的普遍应用，被审计单位生产经营和管理活动的系统信息以数据库方式存在，其特点之一是信息以一定的数据模型，通过描述数据本身的特点和描述数据之间的联系，审计人员可方便地开发和使用被审计单位的数据库，从中获取实现审计目标的信息。审计信息是根据审计目标的要求从被审计单位数据库中取得，并根据要求决定取舍。国内外已经开发建设了成千上万个数据库，但其共同特点是一个长期存储在计算机内的、有组织的、有共享的、统一管理的数据集合。一般而言，审计人员首先接触的是被审计单位财务会计信息系统。财务会计信息所描述的内容，实质是用货币表现出来的经济活动。审计人员为证实被审计单位的某一项经济活动的真实、合法、效益，要通过对取得的被审计单位的会计信息加以整理，信息整理是审计中的重要一环。信息整理分以下三个步骤： 第一步是取得数据。审计信息的取得一般从抽取相应数据库中的数据开始。审计人员可从被审计单位不同的管理信息子系统中，针对某一审计关注的问题进行数据采集，形成关联的审计信息。如审计目标要求审计某单位的“原材料采购”的真实、合规、合法性。审计人员应从被审计单位财务会计数据库中抽取一定时间内的结算凭证如：付款或交定金、入库单，发票，合同的复印件、退货业务等；从被审计单位物资供应数据库中抽取相应的供应商、采购合同、询价和方案对比、采购计划，采购员、入原材料库、入库凭证、合格证、质量检验等对应数据；从生产管理数据库中抽取产生需求、用量、标准、废品率、报废处理等数据。 第二步是对取得数据进行数据加工形成信息链。对同一事项在不同管理信息子系统中的数据进行加工，将初始的、零乱的和孤立的数据进行整理，形成信息集合。通过对信息的归类和
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