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财务做付款审核,绝对不是只看几个数字这么简单!

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情形二

某采购人员发起一个付款流程,附件是供应商开出的形式发票以及客户提前给我们下单的付款单、形式发票,并且在流程备注中说明是转售,备注了采购订单号,流程已过采购经理、制造中心总及会计,流程走到我这里。

我找会计了解了这个流程的基本情况后,我问会计,为什么没有采购合同?

会计说,这个机器价值不高,而且不确定后续何时还会再购买,所以只会对供应商下订单。

那我就纳闷了,这是一个付款流程,其实转售给客户的收款单、客户开的形式发票这两个单据是与本流程无关的,反而是本来应该有的支持付款的单据缺失,为什么要向供应商购买该机器?经过谁批准?这些都是付款所必须的支持性文件,可以是合同、采购订单,但是我在这个审核流程中看不到,采购员随时可以串通编一张供应商的形式发票、虚构采购事项。

我将自己的看法与会计进行了沟通,反而被会计怒怼了回来:“付款流程中已经备注了采购订单编号,如果你需要额外补充什么资料,可以直接提出来我们照做就是,你也可以进入系统查看采购订单。”

可是我怎么进系统查看订单?我也没有权限啊。

会计继续怼我:“那里可以让IT给你开通权限啊~”

我不说话了,默默地把流程驳回给请款人员,附言:请将采购订单作为附件上传到流程中,方便领导审核。

然后我对会计说:“你也可以提前与另一份供应链会计沟通,看看他怎么说。”

过了一会儿,该会计向我道歉,“对不起,我不该怼你,我只是对自己生气,生气为什么自己没有发现这个流程问题,可能是工作做久了麻木了。听说你之前做过内控耶,你是对的。”

……一万个草泥马飞驰而过,别忘了,进公司之前,我一直是做内控的……

“我其实开始并不是很了解这个业务实质,但是为了判断付款的真实合理性,必要的订单等相关凭证还是需要的,而且在一个流程中,我们要尽可能附上完整请款资料让领导可以立即审核并作出决策,领导的时间都是宝贵的……”我告诉她。

情形三

某子公司销售助理人员给公司请款,只是在备注中说明是预先请款,用于支付子公司下个月服务费。流程已经过业务总监、会计,现在流程走到我这里,如果我过来就会直接经过CFO并安排出纳付款。

我怒而将其驳回。

“你又在搞啥,为什么驳回我的流程?以前一直是这么走的啊,我们不知道为什么财务最近老驳回我们的流程,驳回之后我们就要重新走流程,而且会经过老板,这样搞得我们请款人员压力好大啊!”销售经理直接给我打电话叫苦不迭。

好在我提前就和会计说明白,作为流程审核人员,虽然对于这一类预付款,我们并没有很多需要审核的资料,但是没有任何支持性凭证,我们如何判断服务费金额的合理性?

为此,我们需要让请款人员补充服务费计算的详细依据。我让会计以后对于此类业务都需要补充预算、计算表格信息作为附件。

“可是我们之前都是这么走流程的啊,你们财务也没有提出不同意见,怎么从你上任后就该规则了,而且也没有事先通知我们要这样做。如果你提出要这样改,需要你们财务发起OA变更流程,说明以后这样的情况需要补充什么资料。”

我差点被这个销售经理怼得无话可说。

“首先,之前负责该流程的财务负责人已经离职,以后这一类事项都是由我审核,而且你们近期很多财务流程被驳回,也都是我干的,之前的做法是不合理的,但是我们不必坚持错误的做法。而且,作为付款审核人员,我们应该要通过审核判断请款金额及项目的合理性,很显然,在这个流程中,我们都是无法判断的,所以从今以后,此类请款必须要增加相关单据。至于谁去发起OA流程修改程序,你说我提出的,所以需要我让IT更改流程,但我要告诉你,我是被财务总授权的,那你是不是要直接找财务总修改流程?其次,我并不建议这样做,这只是针对单笔特殊性质的业务的常规要求,作为业务发起人员,这是我们需要具备的基本意识,这是一个特例,而不是大批量的要求,所以建议你们按要求补充资料即可,并且以后也在提流程时补充单据,而不是通过修改IT流来进行控制,得不偿失。”

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