4、及时联系供应商开具增值税专用发票，取得发票后应认真检查，检查无误应及时退税勾选并确认。
二、申报出口退税必须满足的几个条件出口退（免）税的货物范围
出口货物，是指向海关报关后实际离境并销售给境外单位或个人的货物，分为自营出口货物和委托出口货物两类。除国家明确规定不予退（免）税或者不符合出口退（免）税条件的货物，均是出口退（免）税的货物范围。
一般条件下还必须符合以下几个条件：
1、出口退税企业需要具备增值税一般纳税人资格；
2、已办理进出口权的整套手续，取得进出口经营权；
3、已办理出口退税认定手续，完成出口退税备案；
4、出口退税企业的商品需要是出口的货物，并且在增值税征收和出口退税范围内的货物；
5、出口退税企业的出口的货物要取得经税务部门认证的进项增值税专用发票；
6、外贸企业需要在出口退税申报前完成收汇，即使无法完成收汇，对于视同收汇的情况下，未在规定期限内收汇，但符合《视同收汇原因及举证材料清单》所列原因的，纳税人留存《出口货物收汇情况表》及举证材料，即可视同收汇。因出口合同约定全部收汇最终日期在退（免）税申报期截止之日后的，应当在合同约定收汇日期前完成收汇。对于既不属于视同收汇情况或是视同收汇情况但无法拿出举证收汇材料和即未在申报之前完成收汇又未在合同约定期限完成收汇的，不予办理退税，只能按照免征增值税处理；
7、出口退税业务即使做了申报，也需要通过税务部门审核，审核未通过也不能退税成功；
8、出口货物在办理出口退税之前需要完成结转销售账务处理。
退税方式
“免、抵、退”是税收的一种形式，一般外贸企业是“免、退税”，生产企业退税方法是“免、抵、退税”。退税方法不同，计算方式也有区别，这一点大家要注意！
1、“免”税是指生产企业出口的自产货物、劳务、服务，免征本企业生产销售环节增值税;
2、“抵”税是指生产企业出口自产货物所耗用的原材料、零部件、燃料、动力等支付的进项税额，可以抵顶内销货物的应纳税额;
3、“退”税是指生产企业出口自产货物在当月内，因出口原因导致应抵顶的进项税额大于应纳税额时，对未抵顶完的部分予以退税。
主要类型：
1、又免又退
一般纳税人，既有销项，又有进项，为把税负归零，自然是销项免，进项退，又免又退。
2、只免不退
如果出口的货物没有进项，自然是只免销项，进项没有就不用退了。比如小规模纳税人、免税产品，都是没有进项的情况。只免不退，就达到了税负归零的目的。
3、不免不退
针对的是不鼓励出口的货物。比如原油，自己都不够用，还得进口，能让你出口就不错了，就不要想出口退税的事了，更何况还有禁止出口的货物。
4、退税计算
外贸企业：免、退税。
三、公司类型及退（免）税情况注意，并不是出口就一定退税的。一般分为三种情况：
1.小规模公司
不能退税，但可以直接出口免税。不过前提是一定要有进项发票。
2.一般纳税人外贸企业
在有符合条件的进项发票的情况下，出口货物或劳务可以申请出口退（免）税。
3.一般纳税人生产企业
可以申请出口免抵退税，当然这种类型比较复杂一些，需要具体情况具体分析。
四、根据出口退税的条件申报出口退税前要做好的准备
01 取得报关单
自主取得预录单流程如下文：单一窗口打印报关单或通关无纸化放行通知书流程。
另一种报关单是竖版报关单，在右上角有“出口退税联”字样，出口退税需要此联报关单，通过电子口岸打印取得：
如果是委托出口的货物还需要取得《代理出口货物证明》，《代理出口货物证明》由受托方开具给委托方：
02 查询出口退税率，根据实际开具出口发票
取得报关单后需要根据报关单开具出口发票，出口发票一般开具增值税普通发票，有的地区直接用商业发票（COMMERCIAL INVOICE）代替,开具发票前需要查询出口货物是退税、免税、还是征税。
03 取得进货凭证
由于出口退税是退还采购环节所负担的增值税或消费税，此处采购环节必须取得增值税专用发票或者海关增值税专用缴款书，生产企业采购发票采用抵扣勾选认证，外贸企业根据出口产品的具体情况采用退税业务退税勾选，其他业务抵扣勾选。
04 出口收汇
出口货物必须收汇才可以退税（视同出口的货物除外），四类企业申报退税必须提供收汇凭证，一类二类三类企业可以先退税再收汇，但必须在次年的4月增值税纳税申报期内完成收汇或者视同收汇，如果超过申报期退税必须提供收汇凭证并填写《出口货物收汇情况表》，不收汇的出口货物适应免税政策，不可以申报出口退税。
05 收齐各类出口单证
单证齐全的出口业务才可以申报出口退税，申报出口退税后需要在15个工作日以内完成单证备案，最新需要备案的资料如下：
5.1 出口企业的购销合同
5.2 出口货物的运输单据
5.3 出口企业委托其他单位报关的单据
五、外贸企业电子税务局在线申报中“退税申报流程”具体操作如下
01 在线申报
登录电子税务局，点击“我要办税”--“出口退税管理”--“出口退（免）税申报”--“免退税申报”--“在线申报”
02 明细数据采集
取得报关单后需要根据报关单开具出口发票，出口发票一般开具增值税普通发票，有的地区直接用商业发票（COMMERCIAL INVOICE）代替,开具发票前需要查询出口货物是退税、免税、还是征税。
2.1 智能配单
（1）出口货物报关单管理
从电子口岸下载XML格式报关单，解密后再通过基础数据管理-出口货物报关单管理模块导入报关单。
①下载报关单：首先登录中国电子口岸下载XML格式的报关单数据。
②下载解密软件：选择基础数据管理-出口货物报关单管理-报关单导入，点击“客户端工具（下载）”，将出口退税客户端工具下载至本地电脑。
③解密报关单：解压缩客户端工具压缩包后，双击快捷方式运行客户端工具。电脑上插入电子口岸卡，输入口岸卡密码，选择已下载至本地电脑的XML格式的报关单，点击“开始解密”按钮，进行出口报关单解密。
④报关单导入：点击“报关单导入”按钮，选择解密后的XML文件，点击“确认”按钮，完成关单导入。
⑤数据检查：关单导入完成，勾选数据，点击“数据检查”按钮，系统弹窗提示汇率配置，输入“当期汇率”，并点击“保存”按钮。
⑥报关单生成明细（如使用智能配单，此步骤无需做）
勾选检查通过的数据，点击“报关单生成明细”按钮，根据系统弹窗提示选择对应业务名称，点击“确认”按钮，界面跳转至“生成出口明细”界面。
界面跳转后，基本信息可以进行编辑，各字段可依据税务机关要求进行填写。点击“确认生成”，即可单独生成对应的出口明细数据。
（2）增值税专用发票管理
自动获取的增值税发票可用于智能配单或单独进行外贸企业出口退税进货明细申报采集时生成进货明细数据。
智能配单
基础数据管理获取出口货物报关单和增值税专用发票后，在基础数据智能配单模块进行配单，可自动生成出口进货明细申报表，无需再进行手工录入数据。
生成进货明细
注意：如果使用配单功能，无需操作生成进货明细，生成明细后将不能进行配单操作。
点击基础数据管理-增值税专用发票管理的“生成进货明细”按钮，界面跳转至“生成进货明细”界面。
筛选对应的进货发票数据，点击“确认生成”，生成对应出口关联号的进货明细数据。
2.2 手工采集
明细数据手工采集包含了外贸企业出口退税出口明细申报和外贸企业出口退税进货明细申报(注意先录入出口明细、再录入进货明细)。
（1）外贸企业出口退税出口明细申报
在外贸企业出口退税出口明细申报页面，点击“新建”按钮，页面将弹出采集框。
点击“明细数据采集”-“外贸企业出口退税进货明细申报”，点击“新建”，按照进货发票录入数据之后点击“保存”。
03 生成申报数据
点击“退税申报”--“生成申报数据”，填写对应“申报年月”和“批次”点击“确认”。
04 数据自检
勾选生成的数据，点击“数据自检”按钮。申报状态显示为“已自检”；自检情况显示疑点个数，点击具体的数字可查看详细的疑点描述。
05 正式申报
当没有不可挑过疑点后，勾选数据，点击“正式申报”按钮，可将数据转为正式申报。
出口退税的具体流程：
1.一般纳税人资格登记
2.办理进出口经营备案
3.开立外币账户
4.出口退免税备案
5.报关物流（取得报关单及运输单据）
6.找供应商开具增值税专用发票
7.收取外汇
8.退税申报（首次申报退税要核验经营场地及财务核算情况）
9.税局审批通过（可能会对供应商进行函调）
10.等待税款到账