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一篇有效的MEMO怎么写?备忘录格式、写作技巧及范文<开幕词范文英语翻译怎么写好看>

一篇有效的MEMO怎么写?备忘录格式、写作技巧及范文

(2)开头

备忘录的开头句子或段落告诉读者问题的上下文,建议的任务,备忘录的目的。

上下文:你所描述的上下文是你所要解决的问题的事件、情况或背景。要用一个句子还是一段话,取决于情况的复杂程度。例如,上下文可以是这样的“The cleaning company has complained that it takes too long to clean our floors...”(清洁公司抱怨说清洁我们的地板花的时间太长了......)。上下文清晰直接,只提供读者需要的信息。

任务:你的任务或作业描述了你为解决问题或情况所做的工作。如果你的读者要求你采取行动,你可能会说“You asked me to look at...”

目的:你的目的陈述解释了你为什么要写备忘录,并引出了备忘录的其余部分。你需要直接,避免淡化信息。你的陈述可以这样开头“This memo describes my understanding of the cleaning company’s complaint, proposes several ways of accommodating these people, and my own recommendations for resolving the problem.”。要把最重要的信息传达给你的读者,不需要详细描述每一个问题,如果备忘录太长,加上部分标题会让你更容易跟上信息的结构。

(3)总结

等到你写完备忘录的主体部分再写总结部分。如果你的备忘录是一页或更少,摘要可能没有必要。但是,如果你已经涵盖了几个重要的问题或事件,或者你的分析相当详细,那么为每一段作总结是合适的,总结部分应该简短精炼,不要重复不必要的信息。

(4)讨论的段落

在你充分地陈述了主题的基本内容之后,你可以在这里列出所有的细节、事实、数据和假设来支持你所讨论的观点。在这个部分中,你要通过陈述你的想法来展示你创造性和批判性思考的能力。从最重要或最有说服力的信息开始,从最强的事实到最弱的事实(或者,如果你提供历史背景,从最古老的信息到最新的信息)。

(5)结尾

再给了你的读者提供了所有与你的备忘录主题相关的信息后,用礼貌的结尾描述你希望他们采取的行动,并指出这些行动对每个人都有好处。一段式结尾可以这

样写:We can discuss my recommendations in greater detail at our next meeting...

或者: Should you need more information, I’ll be glad to...。

(6)附件

提供任何文档或额外信息,因为你的读者通过附件进一步了解你所讨论的事件或问题,一定不要附上与备忘录主题无关的任何材料。

3. 正确的Memo格式

当通过备忘录与同事和其他内部利益相关者沟通时,使用适当的格式是很重要的。理解正确的备忘录格式可以帮助你更有效、更专业地传达信息。所有的备忘录都是相同的格式。但是,备忘录的类型取决于信息的目的。你可以用备忘录来询问信息、请求确认或号召一个行动。你还可以发送备忘录,向同事和组织中的其他人提供进度报告等。

Memo的写作结构上面已经谈论过啦,但是还是要注意写作格式。Memo信头的部分,可以是双倍行距的,也可以是单倍行距的,通常都是大写字母。此外,信头项目的顺序可以改变。许多组织在这些问题上有自己的风格偏好。如果没有,上面列出的双倍行距的顺序是最常见的。

备忘录的文本通常使用单倍行距,段落之间有额外的空间,新段落没有缩进。但是,如果使用备忘录格式的报告长达几页的时候,那么可以使用双倍行距来提高可读性。

4. 有效的Memo写作技巧

如果你想要让你的备忘录更专业更有效,那么可以利用一下的写作技巧。

读者的接受度

在准备备忘录时,一定要考虑到听众和他们的需要。有些管理层所知的缩略语或缩写,组织中的其他员工可能就不了解。如果备忘录要在组织内部张贴和分发,那么目标就是在各个级别进行清晰、简明的沟通而不产生歧义。

专业、正式的语气

备忘录通常也是公告,发送备忘录的人代表了组织的一部分或全部。虽然公告可能包含反馈请求,但公告本身是线性的,从组织到员工。备忘录也可能具有法律地位,因为它经常反映组织的政策或程序,比如备忘录中会引用现有的或新的员工手册等。

强调主题

主题通常在主题行中

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