（2）开头
备忘录的开头句子或段落告诉读者问题的上下文，建议的任务，备忘录的目的。
上下文：你所描述的上下文是你所要解决的问题的事件、情况或背景。要用一个句子还是一段话，取决于情况的复杂程度。例如，上下文可以是这样的“The cleaning company has complained that it takes too long to clean our floors...”（清洁公司抱怨说清洁我们的地板花的时间太长了......）。上下文清晰直接，只提供读者需要的信息。
任务：你的任务或作业描述了你为解决问题或情况所做的工作。如果你的读者要求你采取行动，你可能会说“You asked me to look at...”
目的：你的目的陈述解释了你为什么要写备忘录，并引出了备忘录的其余部分。你需要直接，避免淡化信息。你的陈述可以这样开头“This memo describes my understanding of the cleaning company’s complaint, proposes several ways of accommodating these people, and my own recommendations for resolving the problem.”。要把最重要的信息传达给你的读者，不需要详细描述每一个问题，如果备忘录太长，加上部分标题会让你更容易跟上信息的结构。
（3）总结
等到你写完备忘录的主体部分再写总结部分。如果你的备忘录是一页或更少，摘要可能没有必要。但是，如果你已经涵盖了几个重要的问题或事件，或者你的分析相当详细，那么为每一段作总结是合适的，总结部分应该简短精炼，不要重复不必要的信息。
（4）讨论的段落
在你充分地陈述了主题的基本内容之后，你可以在这里列出所有的细节、事实、数据和假设来支持你所讨论的观点。在这个部分中，你要通过陈述你的想法来展示你创造性和批判性思考的能力。从最重要或最有说服力的信息开始，从最强的事实到最弱的事实（或者，如果你提供历史背景，从最古老的信息到最新的信息）。
（5）结尾
再给了你的读者提供了所有与你的备忘录主题相关的信息后，用礼貌的结尾描述你希望他们采取的行动，并指出这些行动对每个人都有好处。一段式结尾可以这
样写：We can discuss my recommendations in greater detail at our next meeting...
或者: Should you need more information, I’ll be glad to...。
（6）附件
提供任何文档或额外信息，因为你的读者通过附件进一步了解你所讨论的事件或问题，一定不要附上与备忘录主题无关的任何材料。
3. 正确的Memo格式
当通过备忘录与同事和其他内部利益相关者沟通时，使用适当的格式是很重要的。理解正确的备忘录格式可以帮助你更有效、更专业地传达信息。所有的备忘录都是相同的格式。但是，备忘录的类型取决于信息的目的。你可以用备忘录来询问信息、请求确认或号召一个行动。你还可以发送备忘录，向同事和组织中的其他人提供进度报告等。
Memo的写作结构上面已经谈论过啦，但是还是要注意写作格式。Memo信头的部分，可以是双倍行距的，也可以是单倍行距的，通常都是大写字母。此外，信头项目的顺序可以改变。许多组织在这些问题上有自己的风格偏好。如果没有，上面列出的双倍行距的顺序是最常见的。
备忘录的文本通常使用单倍行距，段落之间有额外的空间，新段落没有缩进。但是，如果使用备忘录格式的报告长达几页的时候，那么可以使用双倍行距来提高可读性。
4. 有效的Memo写作技巧
如果你想要让你的备忘录更专业更有效，那么可以利用一下的写作技巧。
读者的接受度在准备备忘录时，一定要考虑到听众和他们的需要。有些管理层所知的缩略语或缩写，组织中的其他员工可能就不了解。如果备忘录要在组织内部张贴和分发，那么目标就是在各个级别进行清晰、简明的沟通而不产生歧义。
专业、正式的语气备忘录通常也是公告，发送备忘录的人代表了组织的一部分或全部。虽然公告可能包含反馈请求，但公告本身是线性的，从组织到员工。备忘录也可能具有法律地位，因为它经常反映组织的政策或程序，比如备忘录中会引用现有的或新的员工手册等。
强调主题主题通常在主题行中