非効率という理由で、会議を減らしていく動きが見受けられます。しかし、会議自体に意味がないのではなく、効率的に行えないことが問題なので勘違いしてはいけません。うまくラップアップを取り入れることで、これまでより有意義に実施しやすくなるでしょう。今回は、ラップアップの概要や会議における必要性、実施の進め方について紹介します。
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ラップアップとは？ラップアップとは、会議や商談で話したことを最後にまとめることを指します。会議で行われることが多いですが、セミナーや研修をはじめとして、さまざまなシーンで実施されているのが実情です。
なお、ラップアップミーティングという言葉も存在しますが、上記のラップアップと混同してはいけません。こちらは総括討議や最終確認会議という意味であり、対象のテーマについてまとめること自体が開催の目的となっています。
ラップアップが会議において必要な理由どうして会議にラップアップが必要なのか理解しておきましょう。主な理由として以下の4点が挙げられます。
1.議論を収束させるため一般的に、問題の解決や方針の検討を行うために会議は開かれます。それらの目的に向かって、意見が活発に交わされるのは好ましいことです。とはいえ、多くの人の発言で議論が発散してしまい、収拾がつかないのは良くありません。そこまでひどい状態にならなくても、漠然とした状態で会議が終わってしまうケースはよく見受けられます。ラップアップによって議論の内容を明確にすることは、このようなリスクを避ける手段として有効です。
2.アイデアを出しやすくするため開発や企画の会議におけるブレインストーミングでは、他人の意見も自分のアイデア出しのヒントになります。しかし、ただ話し合っているだけでは、いろいろな意見が時間とともに記憶から消えやすいです。そのため、意見が出るたびにホワイトボードに書くなど、内容を残しておくことが欠かせません。そして、休憩前などの節目ごとにラップアップを行えば、それまでの積み重ねを無駄にすることなく、ブレインストーミングを継続できるようになります。
3.情報を漏れなく共有するため話された内容だけでなく、書かれている内容についてもラップアップは可能です。会議の中で資料を配り、各自で目を通しておくように指示するケースもあるでしょう。時間の限られている会議では仕方のない面もありますが、出席者がしっかり読んでくれるという保証はありません。その対策として、資料の内容に関してラップアップを行えば、情報共有の漏れが生じることを防げます。すべてを読み上げるのではなく、要点をまとめて端的に話すことで、会議の進行を妨げずに済むでしょう。
4.アクションを正しく指示するため会議で決めた事柄があっても、そのとおりに実行されなければ意味がありません。したがって、出席者に正しいアクションを促すことも重要になります。最後の段階で指示をするとき、議論の内容がしっかり整理されていると、間違いや抜けが生じることを防ぎやすいです。つまり、組織の意思決定を各従業員の業務に落とし込むためにもラップアップは必要になります。
ラップアップの進め方端的にいうと、ラップアップは話された内容のおさらいであり、実施の方法は特に難しくありません。以下に紹介するのは一般的な進め方なので、これから導入するなら参考になるでしょう。
意見を整理して提示会議中に発言内容や発言者といった情報を記録しておきます。手書きやタイピングでも行えますが、録音や録画を行えるツールを利用するのも有効な手段です。そして、会議の最後や途中で要点を整理して出席者に提示します。議論の核となった点だけでなく、想定外の意見や再検討の余地がある事柄なども挙げましょう。議論が白熱しているときは、ラップアップをタイミングよく実施して、アイスブレイクの役割を持たせることも大切です。
出席者の理解度を確認情報を示しただけでは、出席者が理解できているとは限りません。ラップアップが一方通行になると、十分な効果を得られないので注意しましょう。まとめたという事実に満足するのではなく、内容について分からない点がないか出席者に確認する必要があります。次回の会議をスムーズに行うためにも、疑問や誤解を残さないことが重要です。そのため、会議の終了前に質疑応答の時間を確保しておくこともポイントになります。
会議の後もフォロー会議が終わってからのフォローもラップアップの一環です。出席者は普段の業務をこなしているうちに、議論された内容についての記憶が希薄になりかねません。そのため、まとめた内容をメールで再提示するなど、あらためて印象づける工夫をしましょう。次回の会議のスケジュールを知らせる際に、前回の内容として記載しておくことも一つの手です。なお、会議の録音や録画から文字起こしできるツールがあると、これらのフォローにかかる手間を減らせます。
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