员工报销怎么做账报税：全面解析与实操指南
员工报销是企业日常财务工作中常见的业务，规范的做账和报税不仅可以保证财务数据的准确性，还能有效降低税务风险。本文将围绕“员工报销怎么做账报税”这一核心问题，进行全面、详细的解答，帮助财务人员和相关管理者掌握报销流程、科目设置和税务处理的关键要点。
一、员工报销流程概述
员工报销的完整流程通常包括以下几个环节：
员工提出报销申请：员工根据实际发生的费用，填写报销单，并附上相关的原始凭证（如发票、收据、车票等）。 部门负责人审核：部门负责人对报销单的真实性、合理性和合规性进行审核，确认报销金额和费用类型是否符合公司规定。 财务部门审核：财务部门对报销单的完整性、凭证的有效性、金额的准确性进行审核，并核对相关审批流程是否完整。 审批人审批：根据公司内部控制制度，报销单需要经过相应的审批人审批（如财务经理、总经理等）。 出纳付款：审批通过后，出纳按照报销单的金额进行付款，并将付款凭证附在报销单上。 会计做账：会计根据报销单及相关凭证，进行账务处理。 税务申报：根据税务法规，将报销费用纳入相关的税务申报。二、员工报销的会计科目设置
员工报销的费用种类繁多，需要根据费用的性质选择合适的会计科目。常见的报销费用及对应的会计科目如下：
差旅费： 科目：管理费用/销售费用 - 差旅费 说明：包括交通费、住宿费、餐费补贴等。 办公费： 科目：管理费用/销售费用 - 办公费 说明：包括办公用品、文具、纸张、打印耗材等。 业务招待费： 科目：管理费用/销售费用 - 业务招待费 说明：包括宴请客户、招待来宾等发生的费用。 通讯费： 科目：管理费用/销售费用 - 通讯费 说明：包括电话费、网络费等。 培训费： 科目：管理费用/销售费用 - 培训费 说明：包括员工参加各类培训课程的费用。 车辆使用费： 科目：管理费用/销售费用 - 车辆使用费 说明：包括车辆的油费、维修费、保险费等。 其他费用： 科目：根据费用性质选择合适的科目 说明：例如：样品费、咨询费等。注意事项：
不同行业的企业，会计科目设置可能存在差异，应根据实际情况进行调整。 同一费用，在不同的部门可能计入不同的科目（例如：办公费在管理部门计入“管理费用-办公费”，在销售部门计入“销售费用-办公费”）。三、员工报销的做账处理
根据报销单及相关凭证，进行会计分录的编制。以下是一些常见的报销费用对应的会计分录：
1. 报销差旅费借：管理费用/销售费用 - 差旅费
应交税费 - 应交增值税（进项税额） (如果涉及增值税)
贷：库存现金/银行存款
2. 报销办公费借：管理费用/销售费用 - 办公费
应交税费 - 应交增值税（进项税额） (如果涉及增值税)
贷：库存现金/银行存款
3. 报销业务招待费借：管理费用/销售费用 - 业务招待费
贷：库存现金/银行存款
4. 报销通讯费借：管理费用/销售费用 - 通讯费
贷：库存现金/银行存款
5. 报销培训费借：管理费用/销售费用 - 培训费
贷：库存现金/银行存款
注意事项：
如果报销费用涉及增值税，需要根据取得的增值税专用发票，计提进项税额。 如果报销费用中包含员工个人所得税应税项目，需要代扣代缴个人所得税。四、员工报销的税务处理
员工报销的税务处理是企业财务管理的重要环节，直接关系到企业的税务负担和税务风险。以下是员工报销涉及的主要税务问题：
1. 增值税处理如果员工报销的费用取得了增值税专用发票，可以抵扣进项税额。但需要注意的是，并非所有的发票都可以抵扣，只有符合规定的发票才能抵扣。例如：
发票的抬头必须是企业的名称。 发票的内容必须与实际发生的业务相符。 发票必须真实有效，不存在虚假或者伪造的情况。 2. 企业所得税处理员工报销的费用，只要符合企业的经营需要，且属于合理的支出，可以在企业所得税前扣除。但是，企业所得税法对一些费用的扣除有明确的规定，例如：
业务招待费：只能按照发生额的60%扣除，但最高不得超过当年销售（营业）收入的5‰。 广告费和业务宣传费：不超过当年销售（营业）收入15%的部分，准予扣除；超过部分，准予在以后纳税年度结转扣除。 3. 个人所得税处理员工报销的费用，如果属于员工的个人收入，需要按照个人所得税法规定，代扣代缴个人所得税。例如：
餐费补贴：超过规定的标准，需要并入工资薪金所得，缴纳个人所得税。 通讯补贴：超过规定的标准，需要并入工资薪金所得，缴纳个人所得税。注意事项：
企业应建立完善的报销制度，明确报销的标准和流程，并严格执行。 企业应加强对员工报销凭证的审核，确保凭证的真实性、有效性和合规性。 企业应及时进行税务申报，并按照税务法规缴纳税款。五、员工报销常见问题与解答
1. 员工报销的发票丢失怎么办？如果发票丢失，可以要求开票方重新开具发票。如果无法重新开具发票，可以提供其他证明材料，例如：银行付款凭证、合同等，并由部门负责人和财务负责人签字确认。
2. 员工报销的费用超过标准怎么办？如果报销的费用超过公司规定的标准，需要经过审批人审批，并说明超标的原因。如果审批不通过，员工需要自行承担超标部分的费用。
3. 员工报销的费用与实际业务不符怎么办？如果发现报销的费用与实际业务不符，需要及时更正。如果已经进行了账务处理，需要进行账务调整。
4. 如何避免员工虚假报销？为了避免员工虚假报销，企业应建立完善的内部控制制度，加强对报销凭证的审核，并定期进行抽查。同时，企业应加强对员工的职业道德教育，提高员工的诚信意识。
六、总结
员工报销的做账和报税是一个涉及财务、税务、管理等多个方面的综合性工作。企业应建立完善的报销制度，加强对员工报销凭证的审核，及时进行账务处理和税务申报，以确保财务数据的准确性和税务的合规性。希望本文能够帮助您更好地理解和掌握“员工报销怎么做账报税”的相关知识。