【开发票必须本人开吗】——深度解析发票开具主体的法律与实务
在企业日常经营中，开具发票是必不可少的一环。然而，关于“开发票是否必须由法人或负责人本人开具”这一问题，许多企业主和财务人员都存在疑惑。事实上，这是一个常见的误区。本文将围绕这一核心问题，为您详细解答发票开具的主体、授权流程以及相关法律风险，帮助您合规高效地管理发票事务。
开发票是否必须由法人或负责人本人开具？
答案是否定的。
在中华人民共和国的税收法规框架下，发票的开具并不强制要求必须由企业的法定代表人或负责人亲自操作。企业可以授权特定的工作人员，如财务人员、开票员或经培训的其他员工，在授权范围内开具发票。这体现了税收征管的灵活性和企业内部管理的自主性。
根据《中华人民共和国发票管理办法》及相关实施细则的规定，发票的开具主体是取得发票使用资格的单位和个人。对于单位而言，只要是其内部经合法授权并使用税控系统或开票软件的员工，均可代表单位开具发票。
那么，谁才具备开具发票的合法资格？
虽然不是法人本人，但发票开具仍需具备合法性和规范性。通常情况下，以下人员或情况可以合法开具发票：
企业内部经授权的专业人员： 财务主管/经理：作为财务部门的负责人，通常具备开票权限。 开票员：专门负责发票开具工作的员工，是企业中最常见的开票主体。他们需经过专业培训，熟悉税控系统操作和发票开具的各项规定。 其他经授权的员工：在某些特定情况下，企业会根据业务需要，对销售、采购等部门的员工进行开票授权，但必须确保其操作规范，并严格按照公司内部制度执行。所有这些人员在开票时，其行为均视为企业的行为，所开具的发票代表的是企业而非个人。
税务机关代开： 对于不具备自行开具发票条件的纳税人（如小规模纳税人未申请自行开具增值税专用发票、临时性业务的个人等），可以向主管税务机关申请代开增值税普通发票或增值税专用发票。在这种情况下，开票主体是税务机关。企业如何规范地授权他人开具发票？
为了确保发票开具的合规性与安全性，企业应建立健全的内部授权与管理制度：
明确的授权制度：企业应制定书面化的授权制度或管理办法，明确规定哪些岗位或人员可以获得发票开具权限，以及权限范围（如可开具的发票种类、金额限制等）。
指定专人负责：通常由财务部门负责发票管理和开具工作，并指定专人（如开票员）负责日常操作。
系统权限设置：在税控系统或企业财务管理软件中，应根据授权层级设置不同的操作权限，确保只有被授权人员才能登录开票系统进行操作。
数字证书与UKey管理：发票开具往往需要使用数字证书（CA）或税控盘/UKey。这些关键设备应由专人保管，并严格控制使用流程，避免滥用。
定期培训与考核：对开票人员进行定期的税务法规、发票管理规定、防伪知识和系统操作培训，确保他们熟练掌握开票技能，并了解相关法律责任。
内部监督与审计：建立完善的内部监督机制，定期对发票开具情况进行核查，确保所有开具的发票真实、合法、完整，并与业务匹配。财务部门应定期与业务部门核对开票信息。
若非授权人员开具发票，会面临哪些风险？
未经合法授权的人员开具发票，或授权不规范导致发票管理混乱，将给企业带来严重的法律、税务和管理风险：
法律风险： 虚开发票风险：如果未经授权人员利用职务之便虚开发票，企业将承担法律责任，可能面临巨额罚款，甚至相关责任人会承担刑事责任。 行政处罚：违反发票管理规定，税务机关可对企业处以罚款，并责令限期改正。 税务风险： 发票作废或不予抵扣：税务机关发现开具主体不合法、发票信息不真实等问题时，可能导致已开具的发票作废，购货方无法凭此发票进行进项税额抵扣或税前扣除，给购销双方都带来经济损失。 纳税申报不准确：发票管理不善可能导致销项税额或进项税额核算错误，影响企业的纳税申报准确性，引发税务稽查。 企业内部管理风险： 财务混乱：未经授权的人员随意开票，会导致企业财务数据失真，影响财务报告的准确性，增加内部控制风险。 资产流失：虚假发票或不规范开票可能成为贪污、挪用企业资金的手段，导致企业资产流失。 声誉受损：税务违规行为一旦被曝光，将严重损害企业的社会信誉和品牌形象。个体工商户或个人代开：是否存在“本人开具”的特殊要求？
对于个体工商户和个人而言，“本人开具”的概念有所不同：
个体工商户：若个体工商户已办理税务登记并具备开票资格（如已安装税控系统），其负责人或指定经营者可自行开具发票。如果个体工商户未具备自行开票条件，则需要到税务机关申请代开，或委托税务机关认可的第三方机构代开，此时开票主体实际是税务机关或其授权的代开点。
个人代开：对于临时性的、偶发性的业务，个人销售商品或提供劳务，需要向购买方开具发票的，通常是向主管税务机关申请代开。在这种情况下，“本人开具”体现在个人向税务机关提交代开申请并提供相关资料，由税务机关审核后代为开具。税务机关是形式上的开具主体，但发票内容反映的是个人的经济活动。
电子发票的开具主体与传统发票有何异同？
随着数字化进程的推进，电子发票越来越普及。在开具主体方面，电子发票与纸质发票的本质要求是一致的：
本质一致：无论纸质发票还是电子发票，开具主体都必须是取得发票使用资格的企业或个人，并且是由其合法授权的人员通过合规的系统进行操作。电子发票同样需要企业内部的授权管理，不能随意由非授权人员开具。
操作载体不同：电子发票的开具通常通过电子发票服务平台或税控系统进行，并需要使用企业的数字证书（UKey）进行签名。这意味着，虽然操作界面和流程数字化了，但对数字证书和系统账号的保管与使用规范，与纸质发票的税控盘管理同样重要，甚至更为关键，因为其操作痕迹更为清晰、可追溯。
结论：规范授权，合规操作是关键
综上所述，开发票并不必须由企业的法人或负责人本人开具。关键在于企业是否建立了完善的内部控制和授权机制，确保所有发票的开具都是由经过合法授权的、具备相应资质的人员操作，并且严格遵循国家税收法规和企业内部管理制度。
企业应高度重视发票管理工作，将授权管理、人员培训和内部监督落到实处，杜绝不规范的开票行为。这不仅是履行纳税义务、规避税务风险的需要，更是保障企业健康、长远发展的重要基石。
