在企业运营中，法人印鉴（即法人章）是公司法律行为效力的重要象征。当公司发生法人变更时，旧的法人章如何处理、由谁保管，是一个看似简单却蕴含重大法律和管理风险的问题。本文将深入探讨“法人印鉴变更旧的法人章由谁保管”这一核心议题，为您提供详尽的解决方案和风险规避建议。
旧法人章的处理：销毁与保管的两大选择
当公司法人代表发生变更，并刻制了新的法人章之后，旧的法人章通常面临两种主要的处理方式：销毁或存档保管。选择哪种方式，以及具体由谁来保管或监督销毁，取决于公司的内部管理制度、风险控制偏好以及特定情况下的需求。
销毁：彻底杜绝风险
销毁是许多公司首选的处理方式，其主要目的是彻底杜绝旧法人章被滥用或盗用的风险。销毁应遵循严格的程序：
决策与授权： 应由公司董事会或最高管理层形成书面决议，明确指示销毁旧法人章。 执行人与监督人： 通常由公司行政部或法务部负责人作为执行人，并邀请监事会成员、审计人员或高层管理人员作为监督人，确保销毁过程的合规性。 销毁方式： 物理销毁，如粉碎、切割、焚烧等，确保印章无法复原和使用。 销毁记录： 制作详细的销毁记录，包括销毁时间、地点、销毁方式、执行人、监督人签字，并附上销毁前后的照片或视频，作为未来审计或法律纠纷的证据。 销毁证明： 有些公司会委托专业的销毁机构进行销毁，并要求对方出具销毁证明。谁来保管销毁记录？ 销毁记录本身应作为公司的重要档案，由公司档案管理部门或法务部永久保存。
存档保管：基于特定需求的保留
在某些特定情况下，公司可能需要将旧的法人章进行存档保管而非直接销毁。这通常是为了满足以下需求：
历史沿革与审计需求： 某些大型企业或历史悠久的公司，可能需要保留旧印章作为公司历史的一部分，或应对未来可能的审计追溯。 法律纠纷与证据保留： 在涉及与旧法人章使用相关的法律纠纷时，保留旧印章可能作为重要的物证。 特殊业务连续性： 极少数情况下，为了处理与旧法人章相关的未完结事务（如需加盖旧章以确认特定历史文件），但此种情况应极为谨慎，并明确规定使用期限和权限。 如果选择存档保管，旧法人章由谁保管？如果决定存档保管，那么旧法人章的保管者和保管方式至关重要：
公司档案管理部门： 这是最常见且推荐的保管方。档案部门通常具备专业的档案管理经验和安全的保管设施。 责任人： 档案部门负责人或指定专人。 保管方式： 将旧法人章放入安全箱或保险柜中，进行编号、登记，并与相关变更文件一并保存。 存取权限： 严格限制存取权限，建立借用登记制度，每次使用需经多方批准并详细记录。 公司法务部： 鉴于法人章的法律属性，法务部也是一个合适的保管部门，尤其是当旧章可能涉及潜在法律风险时。 责任人： 法务部负责人或指定律师。 保管方式： 类似档案部门，确保安全和可追溯性。 公司最高管理层（如董事长或总经理办公室）： 在小型公司或特殊情况下，最高管理层可能直接保管。 风险提示： 这种方式增加了个人保管的风险，不如专业部门规范。务必建立详细的交接记录和使用规范。 第三方保管机构： 极少数情况下，公司可能会委托专业的第三方机构（如银行的保管箱服务）进行保管，以增加安全性。无论由谁保管，核心原则是： 明确责任人、严格保管制度、限制使用权限、详细记录所有存取和使用行为。
重要提示： 无论采取销毁还是保管，最重要的不是旧章在谁手里，而是公司有没有一套完善、清晰、可追溯的印章管理制度，并严格执行。 制度才是防范风险的根本。
旧法人章保管不当的潜在风险
未能妥善处理或保管旧法人章，可能给公司带来严重的法律、财务和声誉风险：
被冒用风险： 旧法人章如果落入不法分子手中，可能被用于签署非法合同、伪造文件、进行诈骗等活动，给公司造成巨额损失。 法律责任： 即使旧章已被宣告作废，若因公司保管不善导致其被滥用，公司仍可能面临承担连带责任的风险，尤其是在举证困难的情况下。 审计与合规问题： 在审计过程中，旧法人章的处理记录不清晰，可能引发合规性问题，影响公司形象和信用评级。 内部纠纷： 若旧章由个人保管且缺乏明确制度，可能引发内部权责不清、相互推诿的问题。如何建立健全的法人章变更与保管制度
为了有效管理法人印鉴变更后的旧章，公司应建立一套完善的内部管理制度：
制定《印章管理制度》： 明确规定印章的刻制、启用、保管、使用、变更、作废和销毁等全生命周期管理流程。 书面决议先行： 任何关于法人章的变更（包括旧章的处理方式），都应经过公司权力机构（如董事会或股东会）的书面决议。 明确责任主体： 制度中应详细规定各环节的责任部门和责任人，确保权责清晰。 严格交接流程： 在法人代表变更和印章交接时，必须进行书面交接，详细列明移交的印章数量、种类、状态等，并由交接双方签字确认。 建立登记台账： 设立专门的印章登记台账，记录所有印章的启用、变更、作废和销毁日期，并附上相关证明文件。 定期审查与盘点： 定期对公司所有印章进行审查和盘点，确保实物与台账记录一致，发现问题及时处理。 保密与安全： 无论印章是销毁还是保管，其相关的决议、记录和实物都应妥善保管，防止信息泄露和非法获取。旧法人章是否需要备案？
通常情况下，企业在工商部门办理印章备案时，主要是针对在用印章的备案，以便对外证明其合法性。当法人章变更后，新的法人章需要重新进行备案。对于已作废的旧法人章，通常无需向工商部门进行专门的“旧章备案”或“作废备案”。 但是，公司内部应有详细的作废记录和处理流程，以备将来审计或法律审查。部分地区可能要求在公安局进行印章刻制备案时，同时申报旧章的作废情况，具体请咨询当地公安机关或工商管理部门的最新规定。
总结： 法人印鉴变更后，旧的法人章的保管问题，没有一个“万能”的答案。关键在于公司根据自身的规模、业务性质、风险偏好以及内部管理制度，选择最适合的处理方式——无论是彻底销毁还是严密存档。但无论哪种选择，都必须以明确的制度、严格的流程、清晰的责任和详细的记录为核心，才能有效防范潜在风险，确保公司资产安全和合法合规运营。
