引言：公司自己记账的发票需要盖发票章吗？
对于许多选择自行记账的公司而言，关于发票盖章的问题常常令人困惑。特别是核心疑问：公司自己记账的发票，究竟需不需要盖发票章？简而言之，答案需要区分发票的类型和其在交易中的角色。概括来说：
对外开具的销售发票（销项发票）： 无论公司是否自行记账，都必须加盖公司发票专用章。 收到供应商开具的采购发票或费用报销发票（进项发票）： 收到发票的公司（即自行记账的公司）不需要在发票上加盖自己的发票章。只需确保供应商已正确加盖其发票章，并妥善保管和核对。本文将围绕这一核心问题，为您提供详细具体的解答，并深入探讨相关的税务法规、风险及最佳实践。
销项发票：对外开具的发票必须盖发票章
作为自行记账的公司，当您向客户提供商品或服务并开具发票时，这些发票被称为销项发票。根据《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则的规定，单位和个人在开具发票时，必须加盖发票专用章。这是发票合法、有效的重要标志之一。
为什么必须盖章？
法律强制性： 现行税法和发票管理制度明确规定了发票加盖发票章的强制性。 真实性与合法性： 发票章是发票开具方的合法身份凭证，证明发票是由该单位开具的真实有效的票据，防止虚假发票的流通。 交易凭证效力： 加盖发票章的发票，在法律上具有更强的证明力，是确认交易发生和款项结算的重要凭证。 税务机关要求： 税务机关在发票检查、稽核时，会重点核对发票的盖章情况。未加盖发票章或盖章不规范的发票，可能被认定为不合规发票，影响对方的进项抵扣或费用税前扣除。重要提示： 即使公司规模再小，甚至只有您一人，只要您依法成立公司并对外开具发票，就必须设立并使用“发票专用章”。公章、财务章或其他印章均不可替代发票专用章用于发票。
发票专用章与公司公章的区别这是许多自行记账企业容易混淆的问题。
发票专用章： 是根据税务机关规定刻制，并在税务机关备案的印章，其名称通常包含“发票专用章”字样，用于加盖在发票联和抵扣联上。 公司公章： 是公司对外发生法律效力文件（如合同、证明、函件等）的专用印章，不适用于加盖在发票上。切记：发票上的盖章必须是“发票专用章”，而不是“公司公章”或其他印章。 否则，这张发票对收款方而言可能是无效发票，无法用于税务抵扣或费用报销。
进项发票：收到发票后公司自己记账是否需要盖章？
当您的公司作为购买方，收到供应商开具的采购发票、费用报销发票时，这些发票被称为进项发票。
答案是：您的公司（作为接收方）不需要在收到的进项发票上加盖自己的发票章。
您收到发票时，应当：
检查盖章： 确保供应商已经正确加盖了其“发票专用章”。如果供应商未盖章或盖错了章，这张发票是无效的，您有权要求供应商重开发票或补盖正确的章。 核对信息： 核对发票上的各项信息（购销方名称、税号、商品名称、数量、单价、金额、税率、税额等）是否与实际交易相符。 内部流程： 按照公司内部的审批、报销流程，由相关负责人签字确认，并附上合同、入库单、付款凭证等支持性文件。 妥善保管： 将审核无误的发票粘贴、整理并进行会计核算，作为入账凭证和税务申报的依据。为什么接收方不需要盖章？
发票的性质： 发票是开具方对交易的确认和凭证。接收方只需要确认发票的合法性和真实性，并将其作为自身的会计记录。 税务逻辑： 税务机关关注的是开票方的合规性，以及接收方是否真实发生了这笔交易，而不是接收方对发票的“再盖章”行为。 避免混淆： 如果接收方也盖章，反而可能导致混淆，让人误以为发票是由接收方开具的，或者发票经过了某种“二次确认”，这不符合发票管理的基本原则。公司自行记账的内部处理流程建议
虽然自行记账的公司不需要在收到的发票上盖章，但建立一套严谨的内部处理流程至关重要，以确保发票的合规性和财务数据的准确性。
销项发票的内部处理： 开票申请： 销售部门或业务部门提交开票申请，详细说明客户信息、开票内容、金额等。 财务审核： 财务人员（自行记账人）审核开票申请，确保交易真实、信息无误。 开具发票： 通过税务Ukey或开票软件开具电子或纸质发票。 加盖发票章： 对于纸质发票，必须加盖清晰、完整的发票专用章。电子发票系统会自动加载税务Ukey中的电子签章。 交付客户： 将发票交付给客户。 记账归档： 留存发票联或电子发票凭证，进行会计核算，并按日期或客户进行分类归档。 进项发票的内部处理： 接收发票： 收到供应商开具的发票。 初步审核： 检查发票要素是否完整，特别是是否有供应商的发票专用章、税号是否正确、金额是否清晰。 业务部门确认： 业务部门或采购部门确认收到商品或服务，并在发票或相关凭证（如入库单、服务确认单）上签字。 财务部门复核： 财务人员（自行记账人）对发票内容与实际业务、合同、付款记录进行核对，确保一致性。 审批签字： 按照公司财务制度，由部门负责人、总经理等进行逐级审批签字。 粘贴与装订： 将发票粘贴在费用报销单或原始凭证粘帖单上，并附上相关的合同、打款凭证等附件。 会计核算： 依据审核无误、审批齐全的原始凭证进行会计记账。 归档保管： 将记账凭证及其附件进行分类、编号，并妥善保管。未按规定盖章的潜在风险
无论对于开具方还是接收方，发票未按规定盖章都会带来严重的税务风险和经营风险。
对于开具方（自行记账公司未在销项发票上盖章）： 发票无效： 您的客户可能因发票不合规而无法抵扣进项税或进行费用税前扣除。 退回重开： 客户会要求您退回重开，增加工作量，影响客户关系。 税务处罚： 税务机关在检查中发现发票不规范，可能对公司处以罚款。 信用受损： 长期存在发票不规范问题，可能影响公司在税务机关的信用评级。 对于接收方（自行记账公司收到未盖章或盖错章的进项发票）： 无法抵扣进项税： 增值税一般纳税人如果收到未盖章或盖错章的增值税专用发票，将无法进行进项税额抵扣，增加税负。 无法税前扣除： 取得不合规发票，费用可能无法在企业所得税前扣除，增加企业所得税负担。 税务风险： 在税务检查中，不合规发票可能被认定为虚假或不真实的交易凭证，带来税务风险，甚至涉嫌虚开发票。 财务混乱： 不规范的发票管理会导致财务账目混乱，影响财务决策。常见问题解答 (FAQ)
Q1：电子发票需要盖发票章吗？A1： 电子发票在开具时，系统会自动加载并打印销售方的税务Ukey中的电子签章，具有与纸质发票发票章同等的法律效力，无需再额外加盖物理发票章。接收方收到电子发票后，也无需盖章。
Q2：如果发票章盖得不清楚怎么办？A2： 销项发票上的发票章必须清晰可辨，能够清楚识别出开票单位的名称和税号。如果盖章不清楚，可能被视为不合规发票。建议立即重新盖章，确保清晰，或联系税务机关咨询是否需要重开。对于接收到的进项发票，如果盖章不清晰，应及时联系供应商补盖或重开。
Q3：公司临时没有发票章，可以用公章代替吗？A3： 不可以。 根据发票管理办法，发票必须加盖发票专用章，公章或其他印章均不具备发票专用章的法律效力。如果因发票章丢失或损坏等原因无法使用，应暂停开票，并尽快向税务机关备案、申请刻制新的发票专用章。
Q4：小规模纳税人开具的普票也需要盖发票章吗？A4： 是的。无论是一般纳税人还是小规模纳税人，无论是开具增值税专用发票还是增值税普通发票，都必须加盖发票专用章。
Q5：接收发票时，除了检查发票章，还需要注意什么？A5： 除了发票章，您还需要重点关注：
发票抬头： 是否与贵公司名称、税号完全一致。 货物或服务名称： 是否与实际交易内容相符。 金额与税额： 是否准确无误，价税分离是否正确。 开票日期： 是否在有效期内，是否符合会计期间。 发票真伪： 可以通过国家税务总局全国增值税发票查验平台进行查验。总结：合规操作是自行记账的基石
对于公司自己记账而言，正确理解和执行发票盖章的规定是确保财务合规、规避税务风险的重要一环。
核心要点重申：
开具销项发票： 无论如何，必须加盖公司发票专用章。 接收进项发票： 您的公司不需要在收到的发票上加盖自己的章，但必须仔细核验供应商是否已正确盖章，并妥善保管。自行记账的企业应当时刻关注最新的税务法规，建立健全的内部发票管理制度，确保每一张发票都符合法律要求。如有任何疑问，及时咨询专业的税务顾问或会计师，以确保公司的财务健康与合规经营。
