(图为奖杯与奖状照片)
圆通结合公司未来的发展以及已有的业务场景,花了一年的时间聘请咨询公司协助梳理流程,在共享中心前期筹备、流程梳理上投入了大量的时间,不断明确自己的需求。同时在选择软件供应商时,与实施方进行多方面的沟通,更好地结合圆通的发展来设计具有自己特色的共享中心。
(图为共享中心一角)
2023年,实施方才正式进入圆通进行系统的实施,同时有21个子项目在推进,覆盖了134个业务流程的实施。有蓝图与规划,集合事前的充分准备、明确的需求、清晰的流程,让定制化部署的过程更加快速、从甲方角度也更具主导地位,高效管控实施方。不到6个月的时间,共享中心的第一期就上线了,实现了基本配置的搭建,例如费控、影像识别等,第二期银企直连、进项、电子签章等也同步进行,对接了圆通供应链系统、运输系统等。
圆通只用了一年上线了的共享中心全部核心模块,目前共享中心服务6大管区、27个省区、75个转运中心,下一步目标放在海外整合以及进一步利用新技术推进效率上。
特色二-共享前的物理集中
共享中心上线后的业务集中,往往是企业的头疼内容之一,何时集中、何种方式集中、从哪里开始集中……
任何涉及组织人员变动是共享中心最头疼的部分。圆通的业务集中有自己的特色,在共享中心系统没有上线前,就先做了人员与业务的物理集中,第一阶段是从地区到省区,而后集中到管理区,最后到总部,每段的集中都花了数个月的适应,首先把核算做了集中,集中的同时也做了人员的梳理,原本地区计50余人最后进入总部核算部门只留下了15人,仅这项就节省了100多万每年的人工成本。
如下图为圆通原来的财务组织架构,总部的财务管理中心到管理区再至省级以及下属财务管理部门,层级较多,部门以及人员都较多。
经过组织变革后,会计管理部、资金管理部、税务管理部根据一线以及客户反馈的需求为共享中心制定规范、规则,并对业务进行策略指导,同时由共享中心交付服务,共享中心包括总账管理组、成本费用管理组、资产存货组、应收应付组、共享运营组,共享中心对所有需求进行反馈,如下是新的组织架构:
圆通这样先物理集中的方式,很大程度上避免了财务共享中心上线后人员组织架构、业务内容再调整上可能的问题,虽然从省区到管理区时,依然是有不少的困难,但有了逐步的集中经验,最后集中到共享中心时就相对容易处理。
值得借鉴的是,共享中心还有一个专门的政策研究组,用来研究最新的政策,比如税务政策,用于把最新要求、调整内容到共享中心的日常核算以及报表合并中。
特色三-共享结合自研APP
圆通原有自己的系统,所以财务共享中心在原来系统的基础上,可以说是增加了一些新的功能,打通了大部分系统的数据接口,让无纸化的管理做了进一步延伸,相比一般企业的共享中心建设投入的资金、时间少很多。
财务共享中心建设后,数据更好地与业务数据打通,设计了结合组织架构与员工主数据(档案、绩效)、预算主数据、客商主数据、收支项等数据集成的APP,一方面驾驶舱的功能,能够及时看到所有数据与分析,同时可以随时查询团队人员档案以及绩效情况,即可以用数据来管理、决策,同时也能管理人员,即便人员众多也不会忽略任何员工的成长与晋升。
特色四-重视人才
圆通共享中心能够在一年内成功上线,在相对少的成本投入下产出令管理层认可的成绩,其中一个因素是有对应的专业经验人才。圆通副总裁林凯在筹建共享中心前就在关注相关的人才,可以说很多核心职位都是其亲自吸引来圆通的。
此外,给予原有团队