文/淮南矿业集团办公室张云彪
文件会议是传达上级精神、安排部署工作、推动决策落实的有效抓手，但要坚决防止以会议落实会议、以文件落实文件的现象。根治文山会海，不能简单地理解为限制文件会议数量，而是要建立系列标准规范，在精简、提质、落实上下功夫，确保文件会议质量。
一、 优化文件办理
（一）减量。通过数据分析和基层单位反映，文件多的症结一般在于各类通知及机关部门发文较多。要按照“堵疏结合”原则，重点压减周知性、业务性文件数量。一是“堵”。全面清理机关部门发文，机关部门自行设立的文头和网上行文流程等，仅限内部使用，取消向二级单位发文功能，从源头杜绝随意发文现象。二是“疏”。仿照政府机关发文形式，新设《机关发电》，主要用于机关部门权力清单范围内一般性、业务性、技术性工作安排，发布检查、考核、培训等周知性事项，不得发布强制性、指令性安排，不得发布企业制度性文件。机关发电为部门日常业务性发文提供统一、规范的渠道，有效减少了原来大量以“集团办”“党办”文下发的各类“红头文件”。
（二）提质。严格规范批复、请示等各类文件起草、下发程序，确保发文质量。比如，批复类文件，主办部门要随文报送办理说明，重点说明来文单位请示内容、部门会商情况、批复政策依据及具体意见等，作为文件审核重要依据和领导审签参考资料。上行文请示件，主办部门在上报前，要与上级收文机关充分沟通，避免因沟通不足，造成文件拒收等问题，等等。代拟制度性文件的机关部门必须严格按照调研分析、草拟初稿、征求意见、修改完善、上会审议、行文印发的程序办理，并起草文件起草说明，阐明文件拟订缘由依据、征求意见及采纳情况、核心条款和需提交会议决策事项等，确保文件的操作性、实效性。
（三）严审。办公室作为办文的主体责任部门，要严把程序关、质量关。凡通过协同办公通知、邮件可以办理的事项，不印发文件；凡机关发电可以安排的事项，不得以“红头”文件印发，着重压减一般性文件数量。对于制度性文件，办公室重点审核起草程序是否规范，未按规定履行程序、存在意见分歧的文件，一律不予印发。需提交企业董事会、党委会、总经理办公会决策的文件，一律作为会议议题提交办公室审核，并同时提交调研分析报告、征求意见情况等。办公室负责审核把关并存档，对不符合企业政策规定、管理导向，调研分析不深入、征求意见不充分的，不予上会。
二、规范会议管理
（一）加强统筹。按照“提前申报、集中审核、统筹安排”的原则，实行会议计划管理，规范会议秩序、杜绝会议冲突。机关部门每周五将下周拟牵头召开的会议计划（需集团公司领导参加的会议）报办公室。办公室按照先外后内、先正后副、先来后到的原则，排定会议计划，即：上级通知的会议、检查、调研等先安排，内部会议后安排，时间冲突时，内部会议服从外部会议；正职会议先安排，副职会议后安排，时间冲突时，副职会议服从正职会议；满足前2项原则的前提下，会议计划先报的先排，后报的后排。审定后的会议计划于次周周一准时在协同办公系统发布，除因突发事件而召开的紧急会议外，不安排计划外会议。
（二）保证质量。一是坚持“四不开”原则。准备不充分的不开会；会前议题未有效沟通达成共识的不开会；部门职 责范围内的不开会；能通过电话邮件商量的不开会。二是控制会议规模。除党代会、职代会等重要会议外，以现场形式召开的全局性会议，原则上每个二级单位参会人员不超过2人，杜绝陪会现象。三是限制会议时间。坚持开短会、讲短话、讲管用的话，会议时间一般不超过90分钟。精心安排会议议议程，需安排交流、讨论的会议，每人发言时间控制在8分钟以内。
（三）改进形式。充分运用信息技术手段改进会议形式，提高会议效率。涉及二级单位参加的会议，优先选择视频方式召开，减少基层单位往返时间和车辆费用。部门筹办、涉及单位不多的业务性会议（如方案研究、技术交流、设计审查、批复会商等），优先使用协同办公网络视频会议系统，做到不出办公室就能开会。同时，利用协同办公系统会议管理模块，探索建立会风、会议质量经常性评估整改机制。
三、加强督办落实
（一）强化文件督办。建立文件督办台账，对集团公司收文办件（指需要落实、办理回复等文件）、二级单位请示件、上行文请示件，制度类和工作安排类文件的办理和落实情况，全程跟踪督办，一件一号，实行销号管理，每月通报一次进展情况。其中，制度类文件按照“谁起草文件，谁负责解读，谁牵头落实”的原则，由主办部门制定文件落实方案，明确每项工作的责任部门，定期梳理汇报落实情况，并报办公室备案。
（二）抓好会议落实。对于重要会议安排的主要目标任务，由办公室牵头，拟定工作目标任务分工方案，明确牵头领导、牵头部门、配合部门、时间节点等，重点工作任务与部门年度工资基数挂钩，实行季度滚动考核。对于日常会议安排的阶段性重点工作任务，由办公室负责，每周梳理一次，建立台账，明确责任领导、责任部门和完成时限，并下发《督办联系单》和《督办提醒》，定期督办，不办结不销号。