首先,让我们来解答一个最基本的问题:什么是做账时的附件?在做账的过程中,无论是原始凭证还是报销凭证,我们都需要将其按时间顺序整理好,并且将有关联的文件放在一起,如收据、委托书、发票等,这些就是做账时的附件。
那么,对于一个企业来说,是否必须要在做账时加入附件呢?首先需要明确的是,加入附件的一个重要原则就是能够帮助会计师在未来审计时找到相关的凭证,为其提供有力的证据。如果附件中的证据缺失或者不足,就有可能导致审计无法通过,甚至触犯法律。
其次,增加附件的数量确实会导致会计成本的上升,特别是在财务状况比较复杂的大型企业中,会计部门花费的时间和精力肯定也要更为耗费。然而,在这种情况下,附加更多的附件比起因为因此暴露的风险和损失而造成的成本要小得多。
那么问题来了,当企业的财务状况比较简单,甚至可以说数目很小的时候,增加附件数量是否还有必要呢?我们的答案是有必要的。每一个“凭证”都有其独特的意义和价值,都会在未来的审计工作中起到重要的作用。同时永远不要低估将这些文件保存下来的价值,在遇到随后的财务和法律问题时,这些凭证会成为提供法律支持的重要证据。
如果您是一个初创企业,或者说您的财务状况非常简单,附加5到10个附件可能会因为出错几率降低而带来的收益跨越了会计成本的这个门槛。但是在任何情况下,我们都应该不计成本的确保附件的有效性。
所以,做账时附件张数到底有多重要呢?我们可以大胆下结论:企业在做账时,附件是至关重要的。无论在时间、物力和财力上都应该充分地支持和鼓励会计师加入足够的附件,以充分地覆盖所有的凭证,确保未来的审计工作顺利进行。虽然增加附件的方式可能会对会计成本产生一定的影响,但这比起因为因此产生的风险要小得多。
最后,我们的建议是充分掌握附件这项技术,正确地使用它,掌握附件能够为您在未来的工作中带来的价值。记住在做账时一定要小心谨慎,而且不管多么小的财务,都绝不能忽视任何一个凭证。