引言：为何凭证如此重要？
在企业日常运营中，员工因公出差产生的交通费用报销是常见的财务活动。其中，车票报销是重要组成部分。然而，由于票务形式多样化以及公司财务制度的差异，许多员工在报销车票时会遇到“到底需要哪些凭证”的疑问。一份完整、合规的报销凭证不仅能确保员工顺利拿到报销款，更是公司财务管理、税务合规及内部审计的重要依据。本文将为您详细解答公司报销车票所需凭证，并提供实用建议，助您轻松完成报销。
核心凭证：确保报销成功的基石
1. 原始车票（或有效报销凭证）
无论是火车、高铁、飞机（机票也常被称为车票的一种广义表达）、长途汽车，原始票据都是报销的核心凭证。不同的购票方式，其原始凭证的形式也略有不同：
纸质车票：如果您是在火车站、汽车站等实体窗口购买的纸质车票，或通过自助售票机打印出的纸质票，请务必保存好车票原件。车票上通常会包含票价、日期、车次、座位号、发站到站等关键信息。 电子车票（行程单/报销凭证）： 火车/高铁：通过12306网站或App购票后，可以凭购票时使用的有效身份证件到车站自助取票机或人工窗口打印“报销凭证”。请注意，此“报销凭证”并非实际乘车凭证（身份证即乘车凭证），而是专为报销用途提供，上面通常会标明“仅供报销使用”。部分地区或公司接受电子客票购票成功截图作为辅助，但通常仍需打印出的报销凭证。 飞机：在线购买机票后，通常会收到一份电子行程单（或称“航空运输电子客票行程单”）。这份行程单通常以A4纸打印，包含机票价格、税费、乘机人信息、航班号、起降地、日期、机票销售方信息等。它是报销飞机票的主要凭证，并且是税务部门认可的报销凭证。 长途汽车/轮船：在线购票后，可能需要到现场打印纸质票或提供带有二维码的电子票据。请确认该票据是否具备财务报销的法律效力，或是否能打印出正规发票。 网络购票（如通过携程、去哪儿、飞猪等第三方平台）：除了平台提供的电子凭证，通常还需要提供由平台或承运方开具的发票（fapiao）。这可能是增值税普通发票或专用发票，上面需列明服务内容为“机票款”、“火车票款”等，并注明金额、购票人信息等。在报销时，将发票与行程单或电子票凭证一同提交。重要提示：原始凭证是核心，务必保证其真实性、完整性和清晰度。涂改、模糊不清或缺少关键信息的票据可能无法通过审核。
2. 有效发票（Fapiao）
在中国，发票（Fapiao）是企业进行成本核算、抵扣税款的重要凭证。尽管许多车票（如火车票、机票行程单）本身就具备发票的属性，但在某些情况下，您仍可能需要额外获取发票：
第三方平台购票：如上所述，通过OTA（在线旅行社）平台购买的机票或火车票，其平台通常会为您开具服务费发票或代开的机票/车票款发票。请在购票时勾选“需要发票”并填写公司抬头和税号。 其他交通方式：如部分出租车、网约车、公交车等，其凭证可能只有小票，此时可能需要向司机或平台索取正规的增值税发票。虽然这些不属于“车票”范畴，但在差旅报销中通常会与车票一起提交。发票要求：发票抬头通常需要是公司全称，并包含公司的统一社会信用代码（税号）。确保发票内容与实际消费相符，金额、日期、开票方、接受方信息完整无误。
辅助凭证：完善报销流程的关键
除了核心的车票/发票凭证外，公司通常还会要求提供一些辅助性文件，以证明差旅的合理性、合规性，并完善财务记录。
1. 差旅报销单/费用报销单
这是报销流程中最基本也是最核心的表格。员工需在报销单上填写出差日期、目的地、出差事由、报销项目（如交通费、住宿费、餐费等）、金额等详细信息。通常，报销单上还需要附上原始凭证的明细列表，并留有审批人签字栏。
2. 出差申请单/审批记录
为了证明本次差旅是经过公司批准的公务行为，许多公司要求在报销时附上已批准的出差申请单原件或复印件，或者提供系统审批记录的截图/打印件。这能有效控制出差成本，防止虚报冒领，并确保差旅活动的合规性。
3. 行程明细（可选但推荐）
对于行程复杂、涉及多个地点或多种交通工具的出差，提供一份详细的行程明细（如Word文档、Excel表格或邮件往来记录）会很有帮助。它能清晰地展示您在各个日期和时间点所进行的交通活动，便于财务人员核对车票与行程的一致性。
特殊情况与常见问题处理
1. 车票丢失或损坏怎么办？
车票丢失是常见的报销难题。如果纸质车票丢失，通常无法补办原票。此时，您需要：
向公司财务部门说明情况：立即告知财务人员。 提供购票记录：如购票时的银行扣款记录、支付软件（微信、支付宝）的交易记录截图、购票平台（12306、OTA平台）的订单详情截图等，证明确实发生了该笔消费。 填写“票据遗失证明”：部分公司会要求员工填写并签字确认“票据遗失证明”，说明丢失原因、车票信息及金额，并承诺若找回原票不再重复报销。 领导审批：此类特殊情况通常需要更高层级的领导（如部门负责人、财务负责人、总经理）额外审批。注意：丢失车票的报销成功率低于原始凭证报销，且可能存在合规风险，建议尽量避免。
2. 电子客票如何提供凭证？
如前所述，对于火车电子客票，务必到车站打印“报销凭证”。对于飞机电子客票，打印“航空运输电子客票行程单”。仅凭手机App上的购票截图或短信通知，通常不足以作为正式的报销凭证。
3. 退票或改签的报销？
如果发生退票或改签，您需要提供：
原车票/行程单：如果已出纸质票。 退票/改签凭证：如车站/售票处出具的退票/改签小票、退款凭证截图、改签后的新票或新的行程单。 退款到账记录：银行或支付软件的退款记录截图。报销金额应以最终实际支付的票价为准，并可能需要扣除退票/改签产生的手续费。
4. 境外车票报销？
报销境外车票时，除了当地的原始票据外，通常还需要：
原始票据或电子票：确保其上含有价格、日期、路线等信息。 银行卡消费明细：显示外币金额及人民币结算金额的银行账单，以证明实际支付金额及汇率。 领导审批：部分公司对境外差旅有更严格的审批流程。凭证上必须包含的关键信息
无论哪种形式的车票凭证，以下关键信息必须清晰可辨，否则可能影响报销：
日期：乘车日期。 金额：票价，且通常需要包含完整的数字和货币符号。 起点与终点：清晰的出发站和到达站。 乘车人姓名：必须是报销人本人的姓名。 车次/航班号：火车车次、飞机航班号等。 座位号/舱位等级：有助于核对票价合理性。 出票单位/销售方信息：如火车站名称、航空公司名称、OTA平台名称等。顺利报销的几点建议
为了让您的车票报销过程更加顺畅，请参考以下建议：
及时提交：尽早提交报销申请，避免凭证丢失或遗忘。 核对信息：在提交前仔细核对报销单与凭证上的信息是否一致，特别是日期、金额和用途。 妥善保管：出差期间养成随手保存车票、发票的好习惯，并建议拍照备份。 了解公司政策：每家公司都有自己的财务报销制度，包括报销流程、限额、所需凭证的具体要求等。务必提前学习并遵守。如有疑问，及时咨询公司财务部门。 区分公私消费：严禁将私人消费的车票用于公司报销，这属于违规行为。结语
公司报销车票所需的凭证并非一成不变，它会随着购票方式的演变、公司政策的更新以及税务法规的变化而调整。然而，核心原则始终是：提供真实、完整、合规的原始凭证，并附带公司要求的辅助文件，以证明差旅的合理性和费用支出的真实性。掌握这些关键点，将使您的每一次报销都高效而准确，避免不必要的麻烦。
