引言：为何每月要向代账公司提交发票？
在企业日常运营中，无论规模大小，都离不开与各类票据的打交道。对于选择专业代账公司提供财税服务的企业而言，每月按时、准确地将发票及相关凭证提交给代账公司，是确保企业账务清晰、税务合规、财务健康的基石。这项看似简单的例行公事，实则蕴含着企业财务管理的严谨性与重要性。
本文将围绕【每月交给代账公司的发票】这一核心主题，为您详细解析需要提交的发票种类、最佳整理方法、常见问题及应对策略，旨在帮助企业主或财务负责人更好地理解和执行这项关键任务，实现与代账公司的高效协作。
每月需提交的发票与凭证种类
向代账公司提交的发票和凭证远不止“发票”本身。为了确保账务的完整性和准确性，您需要提供所有能反映企业经济活动和资金流向的原始凭证。以下是常见的种类：
1. 收入类发票与凭证
增值税专用发票（销项）：企业销售商品或提供应税服务给增值税一般纳税人时开具，是购货方抵扣进项税额的凭证。 增值税普通发票（销项）：向小规模纳税人或个人销售商品、提供服务时开具，不用于抵扣。 机动车销售统一发票：销售机动车时使用。 各类收据与结算单据：如预收款收据、销售清单、支付宝/微信/银行收款记录截图等。 出口退税相关单据：若有出口业务，需提供出口报关单、出口发票、收汇凭证等。2. 成本费用类发票与凭证
增值税专用发票（进项）：企业购进货物、接受劳务或服务时取得，用于抵扣销项税额。 增值税普通发票（进项）：购进商品或服务时取得，不能用于抵扣。 员工报销单据及相关发票：如差旅费、餐费、交通费、通讯费、办公用品采购等发票。需要附带详细的报销明细和审批流程。 水电煤气物业费发票：日常办公运营的必要开支。 房租发票或收据：租赁办公场所或生产用房的凭证。 银行手续费单据：银行对账单上列示的各项服务费、手续费。 运费发票：货物运输产生的费用。 采购合同与入库单：大宗采购或原材料采购时，合同和入库单是确认成本的重要辅助凭证。 固定资产采购发票：如购置电脑、机器设备、车辆等，需提供发票及相关验收单。3. 银行类凭证
银行对账单：每月银行账户的收支明细，是核对资金流向、确认银行余额的关键。 银行回单：如转账回单、缴税回单、承兑汇票回单等，每一笔资金往来的直接证明。4. 工资社保公积金类凭证
员工工资表：需包含姓名、基本工资、奖金、津贴、扣款、代扣社保公积金、个税等详细信息。 社保、公积金缴费凭证：社保局或公积金管理中心出具的缴费回单。 个人所得税申报表：代账公司会根据工资表进行申报，但原始凭证也需留存。5. 其他特殊凭证
借款或还款凭证：企业与股东或员工之间的资金往来。 股权转让协议：若有股权变动。 各类合同、协议：如采购合同、销售合同、租赁合同、借款合同等，虽然不直接作为记账凭证，但却是经济业务真实性的重要佐证。 盘点表：存货、固定资产等盘点结果。 行政罚款单据：若企业受到行政处罚。重要提示： 提交给代账公司的发票必须是真实、合法、有效的原始凭证。任何虚假或不合规的凭证都可能导致税务风险。
发票凭证的提交方式与流程
随着技术发展，提交发票的方式也日益多元化。企业应根据自身情况和代账公司的要求，选择最便捷高效的方式。
1. 实体票据的提交
上门送达：企业将整理好的纸质发票直接送到代账公司办公地点。 快递邮寄：通过快递服务将票据寄送给代账公司，需注意选择可靠的快递公司并留存寄件凭证。 代账公司上门收取：部分代账公司会提供定期上门收取票据的服务，这对于票据量大或不方便出门的企业较为便利。注意事项： 无论哪种方式，都应确保票据的完整性，并在提交前进行双重核对。
2. 电子发票与扫描件的提交
随着电子发票的普及，越来越多的企业通过线上方式提交。
电子邮件附件：将电子发票原件（通常是PDF或OFD格式）或纸质发票扫描件打包发送至代账公司指定邮箱。 云盘共享：使用百度网盘、腾讯微云等云存储服务，将票据上传后分享链接给代账公司。 专业财税平台或APP：许多代账公司会提供专属的客户端或小程序，企业可通过其直接上传、管理票据，实现自动化识别和归集。这是目前最推荐的方式，因为它能大大提高效率并减少错误。注意事项： 电子发票务必提交原件，扫描件应清晰可辨，并确保文件命名规范，便于查找。
3. 银行对账单与流水
银行对账单一般通过网上银行下载电子版或每月去银行打印盖章。建议每月初及时下载或打印并提交给代账公司。
4. 提交流程概述
收集票据：将本月发生的所有收入、成本、费用、银行往来等原始票据收集齐全。 初步整理：按照日期或类型进行分类整理（详见下一节）。 核对清单：制作一个详细的票据清单，与实际提交的票据进行核对。 移交与签收：将整理好的票据移交给代账公司，并建议双方进行签收确认，以明确责任。 反馈与沟通：代账公司在处理过程中可能会有疑问，保持沟通畅通，及时提供补充资料。每月提交的截止日期与重要性
通常情况下，代账公司会在每月月初的5-10个工作日内要求企业提交上月发票及凭证。例如，1月份的票据需要在2月5日至10日左右提交。具体的截止日期会根据代账公司的服务协议和当地税务机关的申报周期而有所不同。
为何及时提交如此重要？ 影响记账进度：代账公司需要依据原始凭证进行账务处理，包括录入凭证、生成财务报表。票据延迟提交会直接影响记账进度。 影响税务申报：中国大多数税种（如增值税、企业所得税等）是按月或按季度申报的。如果票据不及时，可能导致无法按时完成纳税申报，面临税务罚款。 影响发票认证抵扣：增值税专用发票有认证抵扣时限（通常是开票之日起360天内）。延迟提交可能导致发票过期，无法抵扣，增加企业税负。 影响企业决策：准确、及时的财务报表是企业管理层做出经营决策的重要依据。报表不及时或不准确，可能导致错误的决策。 影响企业信用：税务申报不及时或不准确可能影响企业的税务信用等级，进而影响融资、招投标等。高效提交发票的整理与准备技巧
良好的票据整理习惯能大大提升与代账公司的协作效率，减少双方的沟通成本。
1. 分类整理，清晰有序
按时间顺序整理：所有发票和凭证，无论类型，都应按照日期先后顺序排列。这是最基本的整理原则。 按票据类型分类：在时间顺序的基础上，进一步将票据区分为收入类、成本费用类、银行类、工资社保类等，并用回形针或长尾夹分好。 区分一般计税和简易计税（若适用）：对于有此业务的企业，应将相关凭证分开。 整理好银行流水：确保银行对账单和回单清晰完整，并与实际收付款业务对应。2. 核对信息，确保完整
检查发票抬头：确保发票抬头是公司的完整名称或税号，而非个人或其他公司。 检查发票内容：商品名称、数量、单价、金额、税额等信息是否齐全、正确。 检查发票盖章：销售方是否加盖了清晰的发票专用章。 检查票据真实性：对于大额发票或存疑发票，可登陆国家税务总局全国增值税发票查验平台进行查验。 缺失票据及时沟通：发现有缺失或损坏的票据，立即联系相关方补开或说明情况。3. 制作清单，双重核对
在提交前，建议制作一份简单的“票据提交清单”，列明提交的票据数量、主要类型等，与代账公司进行交接时双方签字确认。这不仅便于双方核对，也是一份责任凭证。
清单可包含：日期、票据类型（如：销项专票、进项普票、银行回单）、张数、金额（可选）。4. 妥善保管，以备查验
原始凭证的保管：即使提交给了代账公司，企业也应保留原始票据的复印件或扫描件，以防万一。 电子发票的备份：所有电子发票原件应下载并妥善保存在电脑或云盘中，并定期备份，防止丢失。常见问题与应对策略
在每月提交发票的过程中，企业经常会遇到一些问题。了解这些问题并提前准备应对策略，能有效避免不必要的麻烦。
1. 发票缺失或不完整
问题描述：报销单据缺少发票、发票信息不全、发票遗失等。 应对策略： 立即联系开票方补开或提供证明。 对于确实无法取得发票的支出，若符合内部规定且金额较小，可准备情况说明并经负责人签字确认，但税务风险自行承担。 加强内部管理，要求员工报销时提供完整合规的发票。2. 凭证信息错误
问题描述：发票抬头写错、税号有误、内容与实际交易不符等。 应对策略： 及时联系开票方作废重开或开具红字发票。 对于无法重开的，需与代账公司沟通解决方案，如进行税务处理说明。3. 未及时提交
问题描述：因疏忽、拖延或其他原因导致未能按时提交所有票据。 应对策略： 立即联系代账公司说明情况，争取宽限期或加班处理。 了解可能产生的滞报金、罚款等后果，并承担相应责任。 建立内部提醒机制，设定提交截止日期的闹钟或邮件提醒。4. 票据真实性问题
问题描述：收到虚假发票、“买票”行为。 应对策略： 坚决杜绝“买票”行为，这属于违法行为，将承担巨大的法律和税务风险。 收到发票后，对于有疑问的，及时通过官方渠道查验。 选择信誉良好的供应商和合作方，从源头减少风险。规范提交发票带来的益处
高效、规范地每月向代账公司提交发票及凭证，带来的不仅仅是合规，更是企业健康发展的保障：
确保财务数据真实准确：所有经济业务都有原始凭证支撑，财务报表更能真实反映企业经营状况。 有效规避税务风险：按时申报，避免滞纳金和罚款；合理抵扣，享受税收优惠。 提升企业管理效率：财务信息清晰，便于管理层进行成本分析、利润预测和经营决策。 节省企业时间精力：将专业工作交给专业人士，企业可以更专注于核心业务。 建立良好的税务信用：规范申报有助于维护企业在税务机关的良好记录。结语：让您的财务管理更上一层楼
每月向代账公司提交发票，是企业财务管理中看似微小却至关重要的一环。它不仅是履行纳税义务的前提，更是企业内部控制和风险管理的重要体现。通过理解发票的种类、掌握高效的整理和提交技巧、并及时处理可能出现的问题，企业可以与代账公司形成良好的协作关系，确保财务工作的准确、及时、合规。
我们鼓励所有企业主和财务负责人，将这项工作视为企业运营的关键环节，持续优化流程，让财务管理真正成为企业发展的助推器，而非绊脚石。
