没做过外账的新手会计怎么做外账：从零开始，系统掌握外账处理
刚踏入会计行业，或者面临第一次独立处理外账的挑战，内心忐忑不安是很正常的。外账处理涉及到企业的对外财务报告和税务申报，责任重大，但也并非高不可攀。本篇文章将针对“没做过外账的新手会计怎么做外账”这一核心问题，为您提供一份从基础知识到具体操作、再到常见问题与提升能力的详细指南，助您自信从容地迈出第一步。
没做过外账的新手会计，首先需要了解什么是外账
什么是外账？外账，顾名思义，是企业对外报告的财务账目和报表。它是根据国家统一的会计准则和税法规定，对企业经济业务进行核算、记录和报告的完整体系。外账的编制目的是为了满足外部利益相关者（如税务机关、投资者、债权人、银行等）了解企业财务状况、经营成果和现金流量的需求。
外账的核心内容包括：原始凭证、记账凭证、会计账簿（总账、明细账、日记账等）、财务报表（资产负债表、利润表、现金流量表等）以及税务申报表。
外账与内账的区别（新手常困惑）很多新手会计可能会将外账和内账混淆，或者不明白它们的区别。理解这一点至关重要：
外账： 合法合规 是其核心，必须严格遵守国家会计准则和税法规定，用于向外部机构（如税务局）申报和披露。其数据必须真实、准确、完整，并能够经受审计和税务检查。 内账： 主要服务于企业内部管理。它可能包含一些外账不便体现、或不需要对外披露的内部管理数据，例如一些真实的成本支出、提成计算、内部资金流向等。内账的目的是为了帮助企业管理者更好地了解真实的经营状况，进行决策。内账通常不具备法律效力，也不能用于对外申报。作为新手会计，您的首要任务是掌握和处理好外账，确保企业的财务合规性。
没做过外账的新手会计怎么做外账：准备工作
在正式开始外账处理之前，充分的准备工作能让您事半功倍，避免手忙脚乱。
1. 熟悉企业基本信息与业务流程 了解公司行业： 不同行业的会计核算特点可能有所不同（如工业、商业、服务业、建筑业等）。 掌握主营业务： 公司的主要收入来源、成本构成、利润模式是什么？ 认识主要负责人： 了解与财务相关的各部门负责人（如采购、销售、行政、仓储），方便后续沟通协调。 熟悉公司组织架构和管理制度： 特别是与财务相关的审批流程、报销制度等。 2. 掌握基础会计知识和相关法规虽然是新手，但基本的会计原理和科目应用是必不可少的。
会计科目： 熟练掌握资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润六大会计要素及其下属的常用会计科目。 借贷记账法： 这是会计核算的核心，必须深刻理解“有借必有贷，借贷必相等”的原则。 会计准则： 了解《企业会计准则》的基本框架和要求。 税法知识： 掌握企业所得税、增值税、个人所得税等主要税种的基本税率、计税依据和申报要求。 提示： 不要指望一次性记住所有法规，但要知道去哪里查阅（如国家税务总局官网、当地税务局网站等）。 3. 准备好工具和资料 会计核算软件： 如金蝶、用友、浪潮等。这是现代会计处理的必备工具。您需要花时间学习和熟悉软件的操作界面、模块功能（凭证录入、账簿查询、报表生成等）。 税务申报软件/平台： 如电子税务局、增值税发票综合服务平台等。 办公用品： 计算器、笔、纸、档案盒等。 空白凭证、账簿、报表： 如果是手工账，这些是必需品；如果是电算化，也需准备打印用纸。 前期账务资料： 务必向交接的会计索取并仔细核对前期的会计凭证、账簿、报表、纳税申报表等，了解企业的历史财务状况和核算习惯。 温馨提示： 接手工作时，一定要做好工作交接。务必核对交接清单，确保所有资料完整无缺。特别是银行存款余额、现金盘点、应收应付账款、存货等重要项目的核对。没做过外账的新手会计怎么做外账：核心流程分步详解
以下是外账处理的主要步骤，新手会计应按此流程逐步进行操作。
1. 原始凭证的收集与审核原始凭证是经济业务发生的最初证明，是会计核算的起点。
收集： 每月及时、全面地收集企业发生的各项经济业务的原始凭证，包括： 银行对账单及回单： 银行存款的收付凭据。 费用发票： 如办公费、差旅费、餐费、运输费、水电费等。 销售发票与收款凭证： 销售商品或提供服务的开票与收款证明。 采购发票与付款凭证： 采购商品或接受服务的发票与付款证明。 工资表： 工资发放的依据。 社保、公积金缴费单： 各项社会保障费用的缴费凭证。 其他单据： 如借款单、报销单、收据、仓库出入库单等。 审核： 对收集到的原始凭证进行严格审核，确保其真实性、合法性、完整性、合规性。 真实性： 业务是否真实发生？ 合法性： 凭证是否符合法律法规要求？（如发票是否真票，是否有虚开嫌疑） 完整性： 金额、日期、经手人、附件是否齐全？ 合规性： 是否符合公司内部的审批流程和报销制度？（如有没有相关负责人的签字审批）对于不符合要求的凭证，及时退回经办人进行补充或修改。
2. 填制记账凭证记账凭证是根据审核无误的原始凭证，确定会计分录并进行归类整理的依据。
分类整理： 将同类或相关的原始凭证进行分类，如现金业务、银行业务、费用业务等，方便后续汇总。 确定会计分录： 根据原始凭证的经济内容，运用借贷记账法，确定所涉及的会计科目及其金额。 例如：支付办公用品费用500元。 借：管理费用——办公费 500 贷：银行存款/库存现金 500 录入软件或手工填制： 将确定的会计分录录入会计软件（推荐），或手工填制记账凭证。 提示： 在软件中录入时，要仔细选择正确的会计科目、输入正确的金额，并选择对应的核算项目（如部门、往来单位等），最后附上原始凭证的张数。 审核与装订： 录入完成后，对记账凭证进行审核，确保科目、金额无误。审核无误后，打印并按日期或凭证号顺序装订，附上对应的原始凭证。 3. 登记会计账簿会计账簿是系统、分类地记录企业经济业务的载体。
总账： 根据记账凭证，定期（通常是月末）汇总登记到总分类账。总账记录的是所有会计科目的一级科目余额和发生额。 明细账： 对需要详细核算的科目（如银行存款、应收账款、应付账款、存货、各项费用等），需要设置明细账，记录其具体发生额和余额。 日记账： 主要指现金日记账和银行存款日记账，逐笔序时登记现金和银行存款的收支情况。提示： 使用会计软件，在录入记账凭证后，软件会自动完成总账、明细账、日记账的登记，极大地提高了效率和准确性。但新手仍需理解这些账簿之间的勾稽关系。
4. 编制财务报表财务报表是反映企业财务状况、经营成果和现金流量的综合报告。
期末结账： 每月月末，完成所有记账凭证的录入和过账后，进行期末结转（如收入、费用结转到本年利润），然后进行结账。 编制财务报表： 根据登记完毕的会计账簿资料，编制以下主要财务报表： 资产负债表： 反映企业在某一特定日期的财务状况（资产、负债和所有者权益）。 利润表（或称损益表）： 反映企业在某一会计期间的经营成果（收入、费用和利润）。 现金流量表： 反映企业在某一会计期间现金和现金等价物的流入和流出情况。提示： 大部分会计软件都能自动生成这些报表，但新手会计需要学会核对报表数据，理解各项目之间的关系。
5. 纳税申报这是外账处理中最重要的环节之一，直接关系到企业的税务合规性。
计算应纳税额： 根据企业的收入、成本、费用和税法规定，计算各类应纳税额，如增值税、企业所得税、城市维护建设税、教育费附加、地方教育附加等。 填报纳税申报表： 登录电子税务局或相关税务申报平台，按照要求填写各项纳税申报表。 按时申报与缴纳： 在规定的申报期限内（如增值税、企业所得税通常是次月15日前，具体看当地规定），完成申报并及时缴纳税款。 留存申报资料： 打印或保存好纳税申报表和缴款凭证，作为会计档案的一部分。 重要提示： 税务申报逾期或错误可能导致罚款甚至更严重的法律后果。务必严格遵守申报期限，并仔细核对申报数据。不确定的地方一定要咨询税务机关或专业人士。没做过外账的新手会计怎么做外账：常见问题与挑战
新手会计在处理外账过程中，可能会遇到以下一些常见问题和挑战：
1. 原始凭证不完整或不规范问题： 经办人员提供的发票抬头、税号错误，没有审批签字，附件缺失等。 应对： 建立严格的报销和审批制度，加强对员工的培训；发现问题及时与经办人沟通，要求补齐或规范；对于无法规范的，考虑是否能通过其他合规方式弥补（如情况说明），或向上级汇报寻求解决方案。
2. 账证不符、账表不符问题： 记账凭证与原始凭证金额不一致，总账与明细账对不上，财务报表数据与账簿数据有出入。 应对： 这是粗心大意或操作失误导致。录入凭证时仔细核对；利用会计软件的对账功能；定期进行账账、账证、账实核对；月末结账前务必进行科目余额试算平衡。
3. 税务风险意识不足问题： 不了解哪些业务有涉税风险，导致税务处理不当，给企业带来隐患。 应对： 持续学习税法知识，关注税务政策变化；对于特殊业务，主动咨询税务机关或有经验的税务会计；建立税务风险预警机制。
4. 会计软件操作不熟练问题： 不会使用软件进行凭证录入、报表生成、查询等操作。 应对： 参加软件培训；多看操作手册和教学视频；多动手实践，从简单的业务开始操作，熟能生巧；遇到问题及时向同事或软件服务商求助。
没做过外账的新手会计怎么做外账：提升外账处理能力
没有人天生就会做账，只要用心学习和实践，新手也能快速成长。
1. 多向前辈请教，融入团队不要害怕提问，但要带着思考去问。观察有经验的会计同事是如何处理业务、核对账务、与各部门沟通的。虚心学习他们的经验和处理方法。
2. 勤于查阅法规政策，紧跟变化会计和税务政策经常变化，要养成定期查阅国家税务总局、财政部等官方网站的习惯，关注最新的政策文件，确保核算的合规性。
3. 持续学习与考证，提升专业素养利用业余时间学习会计专业知识，如考取会计专业技术资格证书（初级、中级等），这不仅能提升您的专业能力，也能为您的职业发展打下坚实基础。
4. 利用专业软件提升效率与准确性充分利用会计软件的各项功能，学会数据导入导出、批量处理、自动生成报表等，这将大大提高您的工作效率和数据准确性。
总结： 没做过外账的新手会计，最重要的是要有耐心、细心、责任心。从基础学起，一步一个脚印，从点滴做起。遇到问题及时沟通解决，不断总结经验教训。假以时日，您一定能成为一名合格且优秀的财务会计！
